Projectmanagement Nieuwbouw huisvesting VL-post ProRail

De nieuwe verkeersleidingspost van ProRail in Utrecht is 4 juni 2015 officieel geopend. Deze post, inclusief controlroom van 1000 m2 , ligt direct aan een knooppunt van sporen in de Cartesiusdriehoek. Gedurende de looptijd van het project heeft Humanagement diverse professionals mogen inzetten die een wezenlijke bijdrage hebben geleverd aan het eindresultaat, een prachtig, duurzaam en functioneel gebouw.

Station Utrecht Centraal verwerkt het meeste treinverkeer in heel Nederland. De verkeersleidingspost van Utrecht is daarom een van de meest cruciale in het spoorwegennet. De oude post is gebouwd in de jaren 70 en was aan vervanging toe. Vanuit het nieuwe gebouw kan de verkeersleiding de doorstroom, veiligheid en betrouwbaarheid van het treinverkeer beter zeker stellen. Voor postmedewerkers en bezoekers is er een veilige langzaamverkeerroute van station Zuilen tot aan de post gerealiseerd.

Humanagement leverde een overall projectleider a.i. vervanging i.v.m. zwangerschapsverlof, welke verantwoordelijk was voor het gehele project. Deze projectleider gaf ook leiding aan het team van ICT, FM en Energievoorziening projectleiders en stuurde het ingenieursbureau, de architect en aannemer aan. Hiernaast leverde Humanagement voor de gehele duur van het project een projectleider facilitaire inrichting en langzaamverkeersroute, die tevens verantwoordelijk was voor de projectmanagement ondersteuning (PMO), de migratie en communicatie van het gehele project.

Duurzaam gebouw

De nieuwe post is een duurzaam gebouw. Zo is gebruik gemaakt van 3-dubbel glas, vloerverwarming en -koeling en hybride koelmachines. Voor de buitenkant van het gebouw is gekozen voor het zogenoemde cortenstaal. Dit heeft als meest typische kenmerk een roestbruine kleur en dient als natuurlijke zonwering. Daarnaast is het gebouw voorzien van een energiedak met zonnepanelen en sedum voor extra isolatie.

Circulair inkopen

Naast de duurzame materialen heeft de post ook gediend als pilot locatie voor grondstoffenmanagement en nieuwe inkoopsystemen. De pilots voor het circulair inkopen van vloerbedekking en meubilair zijn opgezet in samenwerking met REBus. Dit is een Europees project dat in Nederland wordt uitgevoerd door RijkswaterstaatPIANOoMVO Nederland en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland

De projectleider facilitaire inrichting van Humanagement was trekker van de pilots. De leerervaringen zijn beschreven in een uitgebreide rapportage

Bouw Informatie Model (BIM)

Gedurende het gehele project is er gebruik gemaakt van een Bouw Informatie Model (BIM). Dit model is tijdens elke fase van het proces geoptimaliseerd en verfijnd. Voordeel met het werken met BIM is dat faalkosten zijn gereduceerd, maar ook dat het de opdrachtgever helpt om zich een beeld te vormen van wat er uiteindelijk gerealiseerd gaat worden. De projectleider van Humanagement was trekker voor dit onderwerp om het as-built model (LOD 500) in te zetten in de beheersfase.

Officiële opening

Projectresultaat met mooi overzicht van de voortgang van de bouw

Contract- en leveranciersmanagement binnen ProRail Facilitaire Zaken

De afdeling Facilitaire Zaken (FaZ) van ProRail heeft als missie ”Het zorgen voor flexibele, eigentijdse huisvesting en een professionele werkomgeving voor alle medewerkers in ProRail panden, zodat zij op een prettige manier hun werk kunnen doen.” Eén van de speerpunten van de afdeling is het verder professionaliseren van haar producten en diensten door het invoeren van leveranciers- en contractmanagement. ProRail heeft Humanagement gevraagd om samen met de contractmanagers van FaZ, deze professionalisering van leveranciers- en contractmanagement te realiseren.

Situatieschets afdeling Facilitaire Zaken

Er is gestart met een nulmeting waarbij specifiek is gekeken naar de rolverdeling binnen FaZ en de relatie met de inkoopafdeling. Onderstaand op hoofdlijnen de bevindingen:

  • Onduidelijke rolverdeling tussen de stafafdeling, operatie en inkoop.
  • Veel operationele zaken op tactisch niveau belegd.
  • Onvoldoende tijd voor advies, beleid en innovatie.
  • Onvoldoende benutting van leverancierscontracten.
  • Te veel incident gestuurd / negatieve insteek.
  • Stakeholders ervaren onvoldoende de toegevoegde waarde van de contracten die FaZ sluit.

Bij veel organisaties is de mate van professioneel leveranciers- en contractmanagement terug te zien in de contracten en samenwerking met leveranciers. Tijdens de inventarisatie van de huidige situatie is daarom vooral gekeken naar  de kenmerken en het rendement hiervan. Binnen FaZ zijn de volgende conclusies getrokken:

  • Voornamelijk inspanningsgericht, niet resultaatgericht.
  •  Leverancierscontact vooral incident gestuurd.
  •  Er wordt weinig tot niet gestuurd op kritische prestatie indicatoren (KPI’s )bij leveranciers (performancemanagement).
  •  Leveranciers worden onvoldoende (juridisch) gehouden aan afspraken in contracten.
  •  Inkoop speelt na aanbesteding een kleine rol in het contractbeheer/ contractmanagement.
  •  Veel single service contracten, dit vergt veel contractmanagement/-beheer.
  •  Kwaliteitsmetingen zijn niet structureel belegd en variëren sterk per contract.
  •  Geen bonus/ malus afspraken in contracten.

Gevolg van het bovenstaande is dat performance in de praktijk vooral subjectief (relatie, verhoudingen en reactie op incidenten) en niet objectief werd beoordeeld. De nulmeting binnen FaZ leidde tot het inzicht dat verdere professionalisering van contractmanagement op tactisch en strategisch niveau nodig was,  onder andere door invulling te geven aan Performance Management en partnership.

Het spoor naar Professioneel Leveranciers- en Contractmanagement

Humanagement heeft in samenwerking met de contractmanagers van ProRail de doelstellingen voor de professionalisering van contractmanagement vormgegeven in het beleidsdocument ‘Het spoor naar Professioneel Leveranciers- en Contractmanagement’. Het beleidsdocument bevat de belangrijkste bevindingen uit de nulmeting en de omschrijving van de gewenste situatie. Hiermee is een duidelijke ‘stip aan de horizon’ gecreëerd waardoor voor alle betrokken een helder doel is ontstaan. In de gewenste situatie zijn de rollen contractbeheer, operationeel, tactisch en strategisch contractmanagement zo georganiseerd dat de contractmanagers alleen toezichthoudend en voorwaardenscheppend zijn.  Ze focussen zich met name op het opstellen en beoordelen van de KPI’s.

Een groot deel van het succes is bepaald door een duidelijke omschrijving van taken en verantwoordelijkheden. Hierdoor is helderheid gecreëerd in de verantwoordelijkheden van de locatiecoördinator, de regionaal teamleider en de contractmanager.

  • De locatiecoördinator is verantwoordelijk voor de operationele en locatiegebonden werkzaamheden zoals het monitoren en doorzetten van werkorders, het verwerken van managementinformatie van de locatie en het beoordelen van de leveranciers prestatie op de werkvloer.
  • Tactisch contractmanagement en het sturen op regionaal niveau is vervolgens weer belegd bij de teamleider van de betreffende regio.
  • De contractmanager is door deze verschuiving veel beter in staat om invulling te geven aan de beleids- en adviesrol om zo continue verbetering en professionalisering te realiseren.

Performance Management ‘regie op prestaties’

Eén van de belangrijkste doelstellingen in het professionaliseren van leverancier- en contractmanagement was het implementeren van Performance Management voor de zes grootste contracten van FaZ. Hiermee wil ProRail de samenwerkingen meer benutten en structureren waardoor organisatie- en leveranciersprestaties beter op elkaar aansluiten en maximale toegevoegde waarde gecreëerd wordt voor de organisatie.

Met behulp van kennis, instrumenten en begeleiding van Humanagement is gestart met deze zes contracten. Cruciaal voor een succesvolle invoering is de directe betrokkenheid van de leverancier. In gezamenlijke sessies zijn daarom de doelstellingen van de invoering van Performance Management besproken en nader uitgewerkt. Alle gemaakte afspraken, KPI’s en doelstellingen zijn vastgelegd in een KPI definitieblad waaraan beide partijen zich voor één jaar committeren. De KPI definitiebladen zijn verwerkt in het door Humanagement ontwikkelde Performance Dashboard, waarmee elk kwartaal wordt gemonitord en gerapporteerd.

Tijdens het eerste jaar moesten beide partijen wennen aan de nieuwe werkwijze en kwam naar voren dat een aantal KPI’s achteraf bezien niet zo van belang blijken te zijn zijn of juist ontbreken. Dit introductiejaar staan verbeteringen centraal en wordt zichtbaar welke leveranciers zich daadwerkelijk onderscheiden. Het is van belang om scherp te zijn op de resultaten en voortgang zonder daarbij de relatie en samenwerking uit het oog te verliezen. Humanagement heeft het verandertraject bij ProRail ‘achter de schermen’ begeleid en gezorgd voor continue optimalisatie aan de hand van ervaringen. Dit heeft geresulteerd in betere afspraken, KPI’s en een verdere automatisering van het dashboard.

Werkplekinrichting Operationeel Besturingscentrum Infra

Betere samenwerking en Procesintegratie

De vier Schakel- en Meldcentra (SMC) in Rotterdam, Amsterdam, Zwolle en Eindhoven worden samengevoegd tot een landelijk centrum: het Operationeel Besturingscentrum Infra (OBI). Vanuit Utrecht wordt het OBI, als onderdeel van het Operationeel Controle Centrum Rail (OCCR), een landelijk operationeel aanspreek- en informatiepunt.

Doordat het OBI eind 2013 op het OCCR plaatsneemt, wordt het een zichtbare, solide schakel in de keten. Dit bevordert een betere samenwerking en procesintegratie, die afdeling- en bedrijfsoverstijgend is. Het project (werkplekinrichting OBI) zorgt ervoor dat de werkomgeving OBI aan de Admiraal Helfrichlaan gereed is voor ingebruikname. Dit houdt in: nieuwe werkplekken in een opgefriste ruimte waar een comfortabel klimaat aanwezig is en de verlichting afgestemd is op de werkzaamheden die er plaats gaan vinden.

Functioneel Programma van Eisen

De uitgangspunten en eisen ten aanzien van het project zijn beschreven in het functioneel programma van eisen (FPvE) dat de opdrachtgever had opgesteld. De scope was de totale verbouwing van de ruimte op het gebied van klimaat (zeer hoge eisen), verlichting, vloer en inrichting. Tevens zijn tijdens het project ook direct de gebouwgebonden bekabeling, data, elektra en EMC meegenomen. Dit laatste staat voor elektromagnetische compatibiliteit en houdt in dat er maatregelen zijn genomen om elektromagnetische storingen te verminderen.

Projectleider Facilitaire Zaken

De aanpak die is gehanteerd was om allereerst het FPvE te vertalen in een plan van aanpak. Daarna is er een projectteam samengesteld bestaande uit een projectleider van Facilitaire Zaken (via Humanagement), een technisch adviseur en het ingenieursbureau. Deze laatste stuurt de bouwkundige, elektrotechnische en werktuigbouwkundige aannemers aan. Er is bewust gekozen om te werken met voor ProRail bekende leveranciers die het gebouw en de ruimte reeds kenden. De projectleider stemde vervolgens af met de opdrachtgever en de projectleider ICT in een wekelijks overleg.

Resultaat

Het resultaat is een 24-uurs ruimte, die een volledig nieuw hoogwaardig klimaatplafond heeft gekregen, zodat in een comfortabel klimaat wordt voorzien. Dit is zeer belangrijk omdat elke werkplek twee computers heeft en negen schermen die allemaal warmte afgeven. Tevens is in het nieuwe plafond gelijk de verlichting vervangen en opnieuw gepositioneerd zodat deze niet reflecteert in de beeldschermen en ook zo min mogelijk warmte afgeeft. De volledige vloer is vervangen, en onder de vloer zijn A en B energiepaden aangelegd zodat elke werkplek redundant (dubbel) is uitgevoerd qua energievoorziening. Qua inrichting zijn achterwanden gerealiseerd voor de 42 inch overzichtschermen en twaalf stuks 24-uurs zit-sta werkplekken, waarbij voor de computers in de onderkast van het meubel directe afzuiging is gerealiseerd (dit heet puntafzuiging,  met als doel minimale warmte-ontwikkeling in de ruimte). Hiernaast zijn in de gehele ruimte EMC maatregelen genomen om elektromagnetische storingen te verminderen (o.a. aarden van rails en achterwanden). Kortom nieuwe werkplekken met comfortabel klimaat voor het OBI.