REBus (Resource Efficient Business Models)

Pilot circulair inkopen kantoorinrichting ProRail

Leeswijzer

Deze rapportage is opgebouwd uit processtappen die genomen zijn tijdens de pilot. Deze processtappen zijn ook direct de hoofdstukken. Afsluitend is er een algemene beschouwing opgenomen. Onderstaand is dit schematisch weergegeven;

Processtap 

1. Inleiding
2.
Oriëntatiefase
3. Uitvraag formuleren en marktpartijen benaderen
4. Dialoogronde
5. Uitvraag
6. Aanbiedingen en beoordeling
7. Contractfase
8. Circulair spoor 
9. Algemene beschouwing

ProRail & REBus

Het Europese project REBus (Resource Efficient Business Models) en spoorbeheerder ProRail hebben een pilot met circulair inkopen succesvol afgerond. De in juni 2015 officieel geopende nieuwe verkeersleidingpost in Utrecht is ingericht met ‘circulaire’ vloerbedekking en meubilair. Inkopers en marktpartijen werden bij de uitvraag gestimuleerd na te denken over een verdienmodel dat waardebehoud van de grondstoffen in de gehele keten als uitgangspunt had. De leerervaringen, die gedurende het gehele proces zijn opgedaan, zijn vastgelegd. Deze ervaringen worden gedeeld met andere partijen om hen te enthousiasmeren ook circulair te gaan inkopen. Of hun mogelijkheden daartoe te verkennen. De kennis over circulair inkopen van kantoorinrichting die met ProRail pilot is opgedaan, gebruiken we onder andere in de volgende pilot die in voorbereiding is met het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC).

REBus

De ProRail pilot werd gesubsidieerd door het Europese project REBus. Dit project heeft tot doel kennis op te doen en te delen over het potentieel van grondstofbesparende verdienmodellen. En te ervaren of deze modellen eind 2016 de beoogde 15% aan grondstof- en kostenbesparing opleveren. REBus wordt gedeeltelijk in Groot Brittannië en gedeeltelijk in Nederland uitgevoerd. In Nederland verkennen REBus-partners Rijkswaterstaat, PIANOo, MVO Nederland en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland verdienmodellen binnen vijf branches: ICT, kantoorinrichting, bouw, textiel en catering. REBus en ProRail zijn twee van de inmiddels ruim dertig deelnemende organisaties aan De Green Deal Circulair Inkopen. Dit Nederlandse initiatief heeft als doel circulair inkopen op de agenda’s van ondernemers en overheden te krijgen.

1.  Inleiding

In maart 2013 is het projectteam van de nieuwbouw van de verkeersleidingspost Utrecht (NVLU) van ProRail Facilitaire Zaken gevraagd om als pilotlocatie te fungeren voor de Rijksoverheid. Doel: circulaire businessmodellen uitproberen. Dit hoofdstuk beschrijft de achtergrond, pilotlocatie NVLU en de scope van de twee pilots.

1.1 Achtergrond

De circulaire economie is een economisch systeem dat herbruikbaarheid van producten en grondstoffen maximaliseert en waardevernietiging minimaliseert. Dit verschilt van het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur worden vernietigd. Het circulaire systeem kent twee kringlopen van materialen. Een biologische kringloop, waarin reststoffen na gebruik veilig terugvloeien in de natuur. En een technische kringloop, waarvoor product(onderdelen) zo zijn ontworpen en vermarkt dat deze op kwalitatief hoogwaardig niveau opnieuw gebruikt kunnen worden. Hierdoor blijft de economische waarde zoveel mogelijk behouden. Het systeem is dus ecologisch en economisch gezien ‘restauratief’.

1. Om circulair inkopen te stimuleren werkt de Rijksoverheid binnen het Europese Project REBus (Resource Efficient Business Models) en de Green Deal Circulair Inkopen aan proefprojecten. In de Green Deal Circulair inkopen spreken meer dan 30 publieke en private partijen met elkaar af de circulaire economie aan te jagen middels hun inkoopbeleid. In 2014 en 2015 starten zij twee circulaire inkooptrajecten om van elkaars ervaringen te leren. Uiterlijk in 2016 willen ze circulair inkopen aantoonbaar geïntegreerd hebben in hun inkoopprocessen, -beleid en strategie.

2. REBus heeft ProRail benaderd om deel te nemen als pilotlocatie. Duurzaam spoor is één van de strategische doelstellingen van ProRail. ProRail heeft als doelstelling om 30 procent minder energie te verbruiken en de hoogste trede van de -prestatieladder te bereiken. Dit houdt in: meer innovatieve spoortechnologie toepassen, duurzame materialen gebruiken en duurzame stations ontwikkelen. Daarom vond ProRail het belangrijk om ja te zeggen tegen het verzoek een pilotlocatie beschikbaar te stellen. ProRail kon meedoen aan een pilot voor ICT hardware, vloerbedekking en meubilair. Gezien de beveiliging van het ICT-landschap van ProRail zijn er twee pilots gestart: vloerbedekking en meubilair voor de nieuw te bouwen verkeersleidingspost Utrecht.

1.2 Locatie NVLU

Utrecht Centraal verwerkt het meeste treinverkeer van alle stations in Nederland. De verkeersleidingpost van Utrecht is daarom een van de belangrijkste in het spoorwegennet. Maar de huidige post is hard aan vervanging toe: het gebouw is verouderd en ook de locatie volstaat niet meer. Vanuit een nieuw gebouw kan de verkeersleiding de doorstroom, veiligheid en betrouwbaarheid van het treinverkeer beter zeker stellen. De verkeersleidingpost verplaatsen we daarom naar een nieuw gebouw in de Cartesiusdriehoek van Utrecht. Dit is het gebied tussen het rangeerterrein, de Cartesiusweg en de tweede Daalsedijk. Daar zit verkeersleiding niet meer in het ontruimingsgebied van Utrecht Centraal, waardoor de post bij een eventuele ontruiming van het stationsgebied gewoon kan blijven functioneren. Het nieuwe, duurzame gebouw op deze plek biedt bovendien meer overzicht en ruimte.

Verkeersleiding – inclusief alle systemen – moet altijd haar werk kunnen blijven doen. Ook tijdens een calamiteit. Daarom scheiden we mens en techniek. Om minder kwetsbaar te zijn, staat een deel van de ICTsystemen in een datacenter. Ook zijn de energiesystemen dubbel uitgevoerd en uitpandig geplaatst. Zo is er is altijd een back-up. Oktober 2013 is gestart met de bouw. In de nacht van 10 op 11 april 2015 is de nieuwe verkeersleidingpost gemigreerd en operationeel.

1.3 Scope en uitgangspunten pilots

1. Pilot circulair inkopen van meubilair voor de gehele verkeersleidingpost, behalve het 24-uurs meubilair in de seinzaal. In totaal een volume van 4500 m2. Voor de seinzaal is bijvoorbeeld gekozen voor een hoog akoestische vloerafwerking die geschikt is voor 24/7 gebruik.

2. Pilot circulair inkopen van vloerbedekking voor de overlegruimten op de 3e etage, het gedeelte voor kantoren op de 2e etage en de flexruimte op de begane grond. In totaal een volume van 514 m2. Andere vloerafwerkingen zitten in het bouwkundig bestek van de aannemer.

Uitgangspunt van de pilots is dat we ze nadrukkelijk zien als een eerste stap richting een circulaire bedrijfsvoering bij ProRail. Omdat de pilots in omvang en doorlooptijd te klein zijn om een verregaande impact op de bedrijfsvoering te kunnen hebben, zien wij de meerwaarde vooral in de oefening voor zowel ProRail als de inschrijvers om ervaring op te doen met circulaire bedrijfsvoering. Het doel van de pilots is dan ook mede om informatie te verkrijgen over mogelijke vervolgstappen. En om in volgende pilots (bij ProRail en andere overheidsorganisaties) te kunnen voortbouwen op onze ervaringen en deze verder uit te diepen. Goede documentatie gedurende het proces van de opgedane ervaringen is daarom belangrijk, zowel aan de kant van ProRail als de inschrijvers.

2. Oriëntatiefase

De pilot begon na goedkeuring van de inkooporganisatie van ProRail (AKI) en de ‘bezegeling’ tijdens het CE Boostcamp op 26 mei 2013. 

Tevens is een team gevormd, bestaande uit een adviseur van Royal Haskoning- DHV, een adviseur van PIANOo en de projectleider facilitaire inrichting van de NVLU. In deze fase was de scope vastgesteld maar het proces nog niet. Tevens ontbrak het ProRail nog aan kennis op het vlak van circulaire economie.

2.1 Marktontmoeting

Op initiatief van de Rijksoverheid was er een marktontmoeting op 11 april 2013. De Rijksoverheid koos de genodigde organisaties, aangevuld met de raamcontractanten van ProRail. Zie bijlage 1 voor het verslag en de huiswerkopdracht. Deelnemers aan deze ontmoeting waren; ProRail, de Jong Gortemaker Algra, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, PIANOo, Steelcase, Interface, Maasdam, Ahrend, Turntoo, DGMI.

2.2 Reflectie

op de marktontmoeting ProRail heeft deze marktontmoeting als onvoldoende waardevol ervaren. De partijen hadden zich slecht voorbereid en konden ProRail onvoldoende meenemen in wat circulaire economie nu is en wat het inhoudt in de interieurbranche. Dit houdt niet in dat een marktontmoeting niet zeer nuttig kan zijn. Voor deze pilot zat de marktontmoeting te vroeg in het proces. ProRail had nog te weinig kennis van circulaire economie en had verwacht meer advies te krijgen over welke partijen hiervoor uitgenodigd konden worden. Voor de selectie van partijen voor de marktontmoeting had bijvoorbeeld MVO Nederland advies kunnen geven zodat ook de kleinere partijen deel konden nemen. Hierin had meer tijd geïnvesteerd moeten worden zodat het resultaat beter geweest was.

2.3 Concretiseren behoefte

In de periode na de marktontmoeting hebben we de behoefte van ProRail concreet gemaakt in een functioneel programma van eisen en een interieurconcept. Dit om af te stemmen met én goedkeuring te krijgen van de diverse stakeholders zoals: REBus (Resource Efficient Business Models) | Pilot circulair inkopen kantoorinrichting ProRail.

  • Programmateam het nieuwe werken
  • Klankbordgroep
  • Postmanagement van de verkeersleidingpost Utrecht
  • De stuurgroep van het project NVLU Enkele graphics uit het interieurconcept:

Bij het functioneel programma van eisen (tekstuele omschrijving van gewenste functies) zat een look & feel document. Het doel van dit document was de gegadigden een gevoel mee te geven van het interieur van de nieuwe post. Wel met als uitgangspunt dat de marktpartijen dit alleen als look & feel beschouwden en zelf hun uitwerking konden doen. Dit document is opgesteld door de interieurarchitecte van het architectenbureau dat ook het gebouw heeft ontworpen. ProRail beoogde hiermee dat de binnenkant zou passen bij de buitenkant van het gebouw. Uitgangspunten hierbij waren:

  • Duurzaam
  • Robuust
  • Innovatief
  • Flexibel

Resultaat van deze werkwijze is dat er veel maatwerk is opgenomen in het look & feel document. Later in het proces bleek dat maatwerk veel lastiger circulair te benaderen is dan standaard producten. Oorzaak was dat circulariteit in eerste instantie niet was meegenomen in het look & feel document. Toen we meer kennis hadden over de circulaire economie, hebben we dit later in sterke mate toegevoegd aan het inkoopdocument. Als sluitstuk van onze behoeftebepaling is het inkoopdocument opgesteld waarvan het functioneel programma van eisen en het look & feel document onderdeel waren.

3. Uitvraag formuleren en marktpartijen benaderen

3.1 Eerste versie uitvraag opstellen

Als startpunt heeft ProRail het functioneel programma van eisen en het look & feel document afgerond en verstrekt aan het team dat hen ondersteunt in deze pilot (bestaande uit een adviseur van Royal Haskoning DHV en een adviseur van PIANOo) Na overleg is besloten dat een reguliere uitvraag met een hoofdstuk circulaire economie niet voldoende is. DHV-RoyalHaskoning heeft vervolgens in januari 2014 een brief/ uitvraag opgesteld waarbij de volledige focus ligt op circulair inkopen. Deze uitvraag omvatte de volgende elementen:

  • Inleiding
  • Uitleg circulaire economie
  • Scope van de opdracht
  • Voorwaarden
  • Selectieprocedure
  • Als bijlagen zijn meegestuurd:
    • Functioneel Programma van Eisen
    • Rapport “Look & Feel inrichting”
    • Plattegronden NVLU
    • HNW visie ProRail
    • Inkoopvoorwaarden ProRail
    • Planning
    • Rekenmodel NCW berekening op basis van de TCO

Het team wist dat de uitvraag niet 100% perfect was en was zoekend naar de juiste toon en criteria. Het vergde vooral veel inspanning om het hoofdstuk over de selectieprocedure, gunningscriteria en beoordeling zo op te stellen dat het circulaire aspect er voldoende uitkwam. Om de uitvraag, en zeker het hoofdstuk over de selectieprocedure, aan te scherpen hebben we in eerste instantie twee dialoogronden uitgevraagd en een derde optioneel. We vroegen tevens om een traditionele aanbieding en een circulaire aanbieding in te dienen, zodat het team een vergelijking kon maken. De inschrijvende partijen mochten zelf weten welk businessmodel ze wilden aanbieden, zoals bijvoorbeeld payper-use, lease, koop/terugkoop, koop/terugname garantie (met of zonder restwaarde).

3.2 Type aanbesteding

ProRail wilde volledige vrijheid hebben in deze pilots om zaken uit te proberen. Zeker omdat het voor alle partijen een leertraject is. Daarom hebben we ervoor gekozen de vloerbedekking meervoudig onderhands uit te vragen. Het volume is dusdanig klein dat het totaalbedrag onder de aanbestedingsdrempel zit van € 50.000,-. Voor het circulair inkopen van meubilair wilde ProRail ook alle vrijheid hebben. Zeker omdat dit productenpallet heterogeen is en dus moeilijker om circulair in te kopen. Dit heeft te maken met dat producten van verschillende leveranciers komen, die verschillende productieprocessen hebben. Tevens kunnen de producten een verschillende levensduur hebben en ander onderhoud vragen. Daarom kopen we het meubilair in als meerwerk op de bouwsom van de NVLU.

3.3 Benaderen marktpartijen

In februari 2014 was de uitvraag gereed om de markt te benaderen voor de twee pilots.

Marktpartij vloerbedekking Na een kortstondige marktverkenning was het lastig om naast Interface en Desso nog een derde partij te vinden die geschikt was om deel te nemen aan de pilot en de uitvraag goed kon invullen. Zoeken op internet leverde geen hits op en ook bij de adviseurs in het team waren geen andere partijen bekend. In verband met de tijdsdruk van het project is hier weinig tot geen tijd voor vrijgemaakt.

Marktpartij meubilair In eerste instantie zouden we alleen onze raamcontractant benaderen. Echter gezien het risico van het mislukken van de uitvraag is toen op het laatste moment gekozen om een tweede partij te vragen die ook had meegedaan aan de marktontmoeting.

De pilot heeft nadrukkelijk laten zien dat er altijd een goede marktverkenning moet plaatsvinden. Goed marktonderzoek naar welke partijen actief zijn met het onderwerp ‘circulaire economie’ en wat ze kunnen leveren. Terugkijkend had ProRail dus langer moeten stilstaan bij de vraag welke partijen het meest geschikt waren om deel te nemen aan de pilot.

3.4 Schriftelijke vragenronde

Voorafgaand aan de eerste dialoogronde konden de partijen vragen stellen n.a.v. de uitvraag. De vragen die we ontvingen gingen vooral over m2, vloerafwerking, de inkoopvoorwaarden en andere technische inhoudelijkheden. Er werden nog geen vragen gesteld over de beoordelingsmethodiek of circulaire economie.

4. Dialoogronden

De dialoogronden vonden plaats in de periode maart-mei 2014. Vanaf de dialoogronden is het inkoopteam aangevuld met een contractmanager FaZ van ProRail. Er waren twee dialoogronden gepland. Uiteindelijk zijn voor vloerbedekking vier dialoogronden nodig geweest en voor het meubilair vijf rondes. Dit heeft veel informatie en inzichten opgeleverd en de uitvraag is hierdoor behoorlijk veranderd. Zeker de eerste dialoogronde ging enigszins stroef; marktpartijen waren duidelijk niet gewend om actief mee te denken met de inhoud van de uitvraag. In het begin waren ze snel geneigd zich te schikken in de wensen van ProRail, terwijl wij juist hoopten op kritische feedback. Vanaf de tweede dialoogronde ging dit soepeler. Het kostte meer tijd dan voorzien en de doorlooptijd tussen twee dialogen was eigenlijk te kort (twee weken). Dat kwam mede doordat er veel stukken moesten worden aangepast en dit ook intern de nodige tijd in voorbereidingen en overleg kostte. Maar ook doordat de inschrijvers voldoende tijd moeten hebben voor een reactie. Daarom zat er een maand tussen de tweede en derde dialoog. Alle betrokkenen vonden de dialoogronden zeer waardevol gezien hun onbekendheid met het onderwerp. Stap voor stap werd de behoefte van ProRail duidelijker bij de leveranciers en kreeg ProRail een beter beeld van de (on)mogelijkheden, kansen en valkuilen bij circulaire kantoorinrichtingsoplossingen. Een van de meubilairleveranciers is afgehaakt na de tweede dialoogronde. Te veel items die werden uitgevraagd waren voor deze partij zogenaamd ‘speciaalwerk’ dat door derden zou moeten worden geleverd. Hierdoor werd deze opdracht te weinig aantrekkelijk voor deze leverancier om een aanbieding op te doen . De inzichten uit de dialoogronden vindt u terug in hoofdstuk 8.

5. Uitvraag

De uiteindelijke gepubliceerde uitvraag ten aanzien van de circulaire aspecten van de pilot vindt u terug in bijlage 3. In de uitvraag gaat ProRail ervan uit dat we betalen voor het gebruik van de te leveren producten, dus niet voor de producten zelf (zoals bijvoorbeeld bij een leaseauto). Het in stand houden van de gewenste kwaliteit van de producten gedurende de gebruiksperiode is onderdeel van de uitvraag en valt onder de verantwoordelijkheid van de inschrijver. Voor de instandhouding van de kwaliteit is gebruikgemaakt van de norm NEN 2767. De reguliere (dagelijkse) schoonmaakactiviteiten maakten geen onderdeel uit van de uitvraag. De inschrijver staat het vrij om een passend betalingsmodel tussen ProRail en de inschrijver gedurende de gebruiksperiode voor te stellen (bijv. een bedrag ineens, jaarlijkse of maandelijkse termijnen of een combinatie). De beoogde gebruiksperiode is 10 jaar. We hebben de inschrijvers gevraagd een aanbieding te doen voor een circulaire aanbieding en een ’traditionele’ niet circulaire aanbieding. De bedoeling was om een beter inzicht te krijgen in de resultaten van circulair inkopen ten opzichte van een reguliere inkoop van kantoorinrichting. De traditionele aanbieding wordt, als de circulaire aanbieding terzijde wordt geschoven, alleen op TCO beoordeeld. Daarbij moet de aanbieding voldoen aan de standaardcriteria voor duurzaam inkopen van kantoormeubilair en -stoffering. We hebben gekozen voor het gunningscriterium EMVI. Het circulaire aspect van deze aanbieding heeft vorm gekregen in een aantal subgunningscriteria; in het functioneel programma van eisen hebben we geen aandacht besteed aan het onderwerp circulariteit. In overleg met de marktpartijen hebben we gekozen voor een prijs/kwaliteitverhouding van 30/70, waarbij het aantal punten voor prijs werd berekend aan de hand van de Netto Contante Waarde methode. De aanbieding met de laagste total cost of ownership (TCO) kreeg hierbij het maximale aantal van 30 punten. De aanbieding met de beste circulaire kwaliteiten kreeg echter niet automatisch het maximale aantal punten voor kwaliteit, wat tot gevolg had dat prijs een te grote impact had. Terugkijkend hadden we beter moeten nadenken over een goede wegingsmethodiek en deze ook moeten toetsen met een proefberekening.

5.1 Subgunningscriteria

De circulaire subgunningscriteria zijn opgedeeld in een deel ‘duurzaamheid’ en een deel ‘gebruikerswaarde’. Bij het opstellen zijn we zoveel mogelijk uitgegaan van de bestaande kaders van de Ellen Macarthur Foundation en het kader ‘6R’ van de hand van Lie, 2010 (aangereikt door Jan Henk Welink van TU Delft).

Het kader van de Ellen Macarthur foundation, dat een framework biedt voor de gehele circulaire economie:

Het kader ‘6R’, dat zich primair richt op hoogwaardig hergebruik binnen de technische kringloop. In figuur 7 is het framework weergegeven dat we hebben opgenomen in de uitvraag:

1. Re-use: hergebruiken van producten; bijvoorbeeld via Rijksmarktplaats. Bij producten die de gehele gegarandeerde technische en economische levensduur hebben doorlopen, is dit geen optie meer. Te denken valt aan producten zoals koffieautomaten. Voor andere producten waarbij de technische levensduur wel de economische of contract‐levensduur overschrijdt, kan hergebruik een lucratieve optie zijn die grondstoffen bespaart. Te denken valt aan kasten en bureautafels.

2. Repair: reparatie: zijn onderdelen na te bestellen? Is er een standaardisatie van onderdelen die dat gemakkelijk maakt? Bij sommige producten valt reparatie onder het servicecontract. Wordt het product door de producent (of derde) teruggehaald voor een tweede leven?

3. Refurbish: herstofferen, herbekleden of “updaten” door schoon te maken of te vernieuwen (mode, styling). Voor koffieautomaten kan dit bijvoorbeeld het plaatsen van een nieuwe voorkant zijn (front). Er is een grijs gebied tussen refurbishment en reparatie. Refurbishment en reparatie kunnen onderdeel zijn van een servicecontract.

4. Remanufacturing: “her‐productie”: hergebruik van onderdelen. Hierbij wordt het product teruggenomen om het helemaal uit elkaar te halen en weer met enkele nieuwe onderdelen in elkaar te zetten. In de meeste gevallen gaat het om teruggenomen producten door de producent die het zelf weer in elkaar zet (assemblage).

5. Retrieval: hierbij worden onderdelen of delen materialen teruggehaald voor hergebruik. De Engelse term “scavenging” wordt hier ook voor gebruikt. Een voorbeeld is de autosloperij waar onderdelen een tweede leven krijgen. Bij landbouwvoertuigen en graafmachines is het al lang gangbaar om oude motoren te reviseren en weer in nieuwe voertuigen in te zetten.

6. Recycle: Materiaal hergebruik. Een voorbeeld is het omsmelten van schroot tot nieuw staal. Of het omsmelten van ingezameld plastic tot nieuwe plastic korrels die weer door spuitgietmachines worden ingezet om nieuwe plastic producten te maken. Op basis van deze twee kaders hebben we subgunningscriteria geformuleerd rond de volgende circulaire onderdelen:

Duurzaamheid
Ontwerp: toegepaste grondstoffen
Productie: CO2 en energie
Maatregelen t.b.v. verlengen van de levensduur
Maatregelen t.a.v. hoogwaardig hergebruik na einde levensduur
Uw visie en plannen t.a.v. circulaire bedrijfsvoering
Gebruikerswaarde
Borgen gewenst kwaliteitsniveau
Productgarantie
Flexibiliteit gebruikerswensen
Flexibiliteit gebruiksperiode
Unieke product-eigenschappen
Kosten
Total Cost of Ownership (TCO)

Onze subgunningscriteria over duurzaamheid:

  • Ontwerp: Toegepaste grondstoffen – Gerecyclede materialen (als % van het gewicht per product) – Biobased grondstoffen (als % van het gewicht per product) – Kritische materialen – Toxische stoffen in de producten.
  • Ontwerp: mogelijkheden voor hoogwaardig hergebruik (in hoeverre is in het productontwerp al rekening gehouden om het product, onderdelen en materialen aan het einde van de levensduur weer terug te brengen in de materialenkringloop; beschrijving aan de hand van de begrippen uit ‘6R’.
  • Productie: CO2-footprint en gebruik hernieuwbare energie.
  • Maatregelen voor verlengen van de levensduur: een SMART-beschrijving van maatregelen die worden genomen om de levensduur van de producten te optimaliseren, waarbij wordt ingegaan op de ‘eerste drie begrippen’ uit de 6R: Re-use, Repair en Refurbishment. Tevens dient ingegaan te worden op hoe de leverancier regie zal voeren op toekomstig hoogwaardig hergebruik, ook na afloop van de overeenkomst met ProRail. Ook dient te worden aangegeven hoe in het jaarlijks gesprek met de contractmanager gerapporteerd zal worden over de genomen maatregelen.
  • Maatregelen voor hoogwaardig hergebruik na het einde van de levensduur: Een SMART-beschrijving van de wijze waarop de leverancier vormgeeft aan hoogwaardig hergebruik nadat de levensduur van de producten is beëindigd, waarbij wordt ingegaan op de laatste drie begrippen uit de 6R: Remanufacturing, Retrieval en Recycling. Ook hier dient de leverancier in te gaan op hoe hij regie zal voeren op toekomstig hoogwaardig hergebruik, ook na afloop van de overeenkomst met ProRail. En hij moet aangegeven hoe in het jaarlijks gesprek met de contractmanager gerapporteerd zal worden over de genomen maatregelen.
  • Langetermijnplannen en -visie van de organisatie op een circulaire bedrijfsvoering.

Onze subgunningscriteria over circulaire gebruikswaarde:

  • Het borgen van het gewenste kwaliteitsniveau, op basis van eerder genoemde NEN2767 kwaliteitsniveau B.
  • De garantie.
  • Mogelijkheden om gedurende de looptijd van de overeenkomst de uitstraling (bijvoorbeeld kleurstelling) van het product aan te passen.
  • Mogelijkheden om de lengte van de gebruiksperiode aan te passen.
  • Unieke producteigenschappen.

6. Aanbiedingen en beoordeling

‘The proof of the pudding is in the eating’: Zoals gezegd hebben we veel tijd gestoken in het steeds verder aanscherpen van de uitvraag, samen met leveranciers. Uit de aanbiedingen bleek echter pas echt of deze manier van uitvragen werkelijk leidt tot zo circulair mogelijke aanbiedingen. Hieronder vindt u een puntsgewijze opsomming van hoe gereageerd werd op de specificaties en welke lessen we daar uit hebben kunnen trekken.

Algemeen

  • Eenduidige definities voor tal van begrippen zijn nog niet voorhanden. Wat verstaan we bijvoorbeeld onder ‘kritische materialen’, waar ligt de grens tussen de begrippen upcycling, recycling en downcycling?
  • Vooraf was (en nog steeds is) onduidelijk welke elementen van circulair inkopen belangrijker zijn dan andere. Bijvoorbeeld: is circulair ontwerp even belangrijk als daadwerkelijk hoogwaardig hergebruik? Is een lange levensduur beter of slechter dan grote mogelijkheden hoogwaardig hergebruik? Bijvoorbeeld een lange levensduur maar geen/beperkt hergebruik versus korte levensduur en grote mogelijkheden hoogwaardig hergebruik?

Ontwerp: toegepaste grondstoffen

  • We hebben uitsluitend gevraagd om inzicht in de hoeveelheid toegepaste gerecyclede materialen, kritische materialen etc. Alle partijen gaven hier inzicht in; we hebben iedereen het maximale aantal punten moeten geven.

Tips:

  • Formuleer het criterium kwalitatiever. Bijvoorbeeld: hoe meer gerecyclede content, hoe beter.
  • Onderzoek de mogelijkheden om een zogenaamd ‘grondstoffenpaspoort’ te vragen om inzicht te krijgen in de gebruikte materialen en in hoeverre het product modulair is opgebouwd.
  • Denk bewuster na over hoe je wilt omgaan met het thema biobased. Een metalen stoel is 0% biobased maar kan volledig circulair zijn. Een criterium ’hoe meer biobased materialen hoe beter’ kan de plank dus misslaan.
  • We hebben onvoldoende nagedacht over wat we precies verstaan onder kritische materialen. Tegelijkertijd zijn er door de leveranciers ook geen vragen over gesteld. Mogelijk biedt een EU-overzicht over kritische grondstoffen uitkomst.
  • Ook het begrip ‘toxische stoffen’ moet preciezer geduid worden.
  • Denk beter na over hoe je de aangeleverde data kunt controleren. Dit hebben wij niet gedaan, het proces had een hoog ‘blauwe ogen’ gehalte. Ontwerp: mogelijkheden voor hoogwaardig hergebruik.
  • Een aantal marktpartijen had moeite met het aanleveren van een SMART-beschrijving die op basis van 6R ingaat op de vraag in hoeverre hun producten zijn ontworpen voor toekomstig hergebruik. Vaak wordt verwezen naar bestaande brochures of certificaten. Desalniettemin is dit een interessant criterium gebleken, dat mogelijk nog wat verder aangescherpt kan worden.

Tips:

  • Onderzoek wat de mogelijkheden zijn om onderdelen uit het Cradle to Cradle certificaat over te nemen.
  • Onderzoek hoe je handen en voeten kunt geven aan het begrip ‘modulair ontwerp’.
  • Ook hier is controleerbaarheid een issue.
  • Maak onderscheid tussen upcycling, recycling en downcycling.

Productie:

CO2 footprint en gebruik hernieuwbare energie. Ook hier hebben we uitsluitend gevraagd om inzicht in de CO2-footprint en gebruik van hernieuwbare energie. De aanbiedingen bevatten complexe en omvangrijke overzichten van emissies etc. die voor leken eigenlijk niet te beoordelen waren.

Tips:

  • Kies voor een kwalitatieve beoordeling: hoe lager de CO2-footprint, hoe beter.
  • Trek een emissie-expert aan die de aanbiedingen kan beoordelen.

Maatregelen ten aanzien van verlengen van de levensduur

  • Marktpartijen hebben moeite gehad met het beschrijven welke maatregelen ze concreet treffen om de levensduur van producten te verlengen, zeker in combinatie met het in stand te houden kwaliteitsniveau uit de NEN2767 die voor veel partijen nieuw was. De norm is nog steeds voor verschillende uitleg vatbaar. Is wat in de ogen van de leverancier kwaliteitsniveau B is, niet al kwaliteitsniveau C voor de opdrachtnemer? Hoe maak je daar afspraken over t.a.v. kwaliteitsaudits etc.? En wat doe je bij een conflict over het kwaliteitsniveau?
  • Ook bij maatregelen om de levensduur te verlengen nadat de overeenkomst is verlopen, blijven veel marktpartijen vaag. Wat doen ze met de producten die nog in uitstekende staat (kwaliteitsniveau B = directieniveau) zijn? Het meubilair wordt hoogstwaarschijnlijk doorverkocht. Maar wat gebeurt er daarna mee? Hebben we niet slechts één stapje ingebouwd voordat de producten alsnog ergens in het buitenland op de schroot belanden?
  • Geen van de partijen is ingegaan op het vraagstuk rond ‘regie op hergebruik’, ook niet in toekomstige cycli.
  • Geen van de partijen is ingegaan op de vraag hoe zij over verlengen van de levensduur zullen rapporteren aan de contractmanager.

Tips:

  • Overweeg bepaalde aspecten niet in een subgunningscriterium maar als harde eis op te nemen. Zoals de beschrijving over regie op hergebruik of over hoe de leverancier jaarlijks aan de contractmanager gaat rapporteren. Zo voorkom je dat marktpartijen niet inhoudelijk ingaan op bepaalde onderdelen. De kwaliteit van deze beschrijvingen kan vervolgens alsnog in een subgunningscriterium beoordeeld worden.
  • Denk na over hoe je in een volgende pilot meer zekerheden kunt krijgen over wat de leverancier met producten, onderdelen en materialen doet in volgende cycli (2e, 3e,.. gebruiker). Het is in deze pilot niet gelukt hier zicht op te krijgen.

Maatregelen ten aanzien van hoogwaardig hergebruik na het einde van de levensduur

  • Dezelfde punten zoals genoemd onder ‘maatregelen t.a.v. verlengen levensduur’ gelden hier ook. Een aantal partijen blijft vaag over de maatregelen die ze zullen treffen. Een veelgehoord argument hierbij is dat nu nog niet voorspeld kan worden wat de stand der techniek over een aantal jaar is; wellicht zijn er dan nog veel betere vormen van hergebruik mogelijk dan nu het geval is.
  • Ook hier geldt dat geen van de inschrijvende partijen heeft aangegeven hoe zij zullen omgaan met regie op hergebruik en jaarlijks rapporteren aan de contractmanager.

Tips:

  • Zelfde als het vorige punt: opname van de beschrijvingen in een eis.
  • Extra complex aan dit subgunningscriterium is het feit het meeste hoogwaardige hergebruik pas plaatsvindt nadat het contract is afgelopen. De mogelijkheden om de leverancier als inkopende partij daarna nog aan te sturen lijken zeer beperkt. Deze kwestie is een van de grotere openstaande vragen waar we in de pilot geen antwoord op hebben gevonden.

Langetermijnplannen en visie van de organisatie op een circulaire bedrijfsvoering

  • Een aantal partijen was in staat hier heldere en ambitieuze plannen neer te leggen. Wel werd er soms verwezen naar brochures in de bijlage i.p.v. een stuk geschreven met highlights die relevant waren voor de uitvraag. Een aantal kwam niet tot een concrete visie op de circulaire bedrijfsvoering. Dit resulteerde in een lagere score.

Tips:

  • Neem een eis en/of gunningscriterium over hoe de leverancier gedurende de looptijd van het contract inspeelt op nieuwe innovatieve circulaire ontwikkelingen.

Het borgen van het gewenste kwaliteitsniveau

  • Bij de aanbiedingen voor vloerbedekking heeft het uitvragen van dit kwaliteitsniveau o.b.v. NEN 2767 niet tot problemen geleid. Bij het meubilair is de borging van dit kwaliteitsniveau een lastiger punt, o.a. doordat veel van het te leveren meubilair ‘speciaalwerk’ was wat vaak ook nog geleverd werd door derde partijen (dus meubels niet uit de eigen fabriek en interieurbouw). Dit kwam voort uit het gegeven dat ProRail het eigen standaard meubilair (bureau + stoel) hergebruikt. Hierdoor werd de uitvraag zeer heterogeen en zaten er weinig basic meubels meer in. Het was voor de aanbiedende partij lastig om garanties af te geven over het kwaliteitsniveau van producten van derden, zeker over zo’n lange contractduur. Bestaat zo’n derde partij bijvoorbeeld over tien jaar nog wel?
  • Tevens gaf de aanbiedende partij weinig respons op de vraag of ze meubels weer terug wilden nemen om grondstoffen her te gebruiken, ook niet als de meubels nog op kwaliteitsniveau B zijn. Meubels ophalen en een nieuwe bestemming vinden leidt tot extra kosten en het lijkt erop dat de aanbiedende partij hier niet op zit te wachten.
  • Er is een groot verschil tussen meubilair dat 10 jaar meegaat, zoals een standaard werkplek, en tere akoestische lamellen. Dit vertaalt zich terug in dat de aanbiedende partij liever geen garanties afgeeft op de lamellen, of wanneer ze dit wel doen in de onderhoudscomponent het totaal vervangen van de lamellen opneemt. Het risicoprofiel wat hieraan ten grondslag ligt gaat de circulaire gedachte voorbij. Iets totaal vernieuwen i.p.v. dusdanig onderhouden dat dit niet nodig is, is iets wezenlijk anders.
  • Er is gesproken over het clusteren van diverse productgroepen en hier het te contracteren kwaliteitsniveau op af te stemmen. Uiteindelijk is dit niet verder uitgewerkt en is er één onderhoudssom afgegeven voor het gehele productenpallet.

Tips:

  • Neem uitgebreid de tijd om met marktpartijen stil te staan bij wat het borgen van een bepaald kwaliteitsniveau betekent in de dagelijkse praktijk. De NEN-norm biedt een handvat maar ook genoeg ruimte voor ‘ruis’. Hebben we hetzelfde beeld bij wat onder een bepaald kwaliteitsniveau wordt verstaan? Hoe gaan we het kwaliteitsniveau auditen? Wat gaan we doen als we een conflict krijgen over het kwaliteitsniveau?
  • Overweeg om een knip te maken tussen eigen producten en maatwerk -en specials van onderleveranciers. Voor die eerste lijkt de leverancier veel eenvoudiger garanties af te geven over de instandhouding van het kwaliteitsniveau.

De garantie

  • De vraag kan gesteld worden wat de betekenis is van ‘garantie’ in een servicecontract waarbij afspraken worden gemaakt over het in stand houden van een bepaalde kwaliteit. Er is hoe dan ook een verschil tussen garantie voor de technische levensduur (functioneert het meubilair nog) en representativiteit (hoe ziet het meubilair eruit, in deze pilot geborgd met de NEN-norm en het geëiste kwaliteitsniveau B).
  • De garantie zou een beeld moeten geven van de te verwachten levensduur van een product.

Mogelijkheden om gedurende de looptijd van de overeenkomst de uitstraling (bv kleurstelling) van het product aan te passen

  • De reden waarom dit is uitgevraagd is dat de ontwikkelingen op het gebied van het nieuwe werken doorgaan. De flexibiliteit om het meubilair voortdurend aan te laten sluiten bij op dat moment geldende trends is van grote waarde. Het onderwerp flexibiliteit is in elke dialoogronde teruggekomen. De aanbiedende partijen hebben aangegeven dat de mogelijkheden legio zijn; ze laten de kosten echter in het midden, omdat die totaal afhankelijk zijn van de wijziging en op welk moment dit plaatsvindt tijdens het contract.
  • Ook bijvoorbeeld het wisselen van 5% van het productenportfolio was niet te bespreken met de aanbiedende partij van het meubilair.

Tips:

  • Neem nadrukkelijk op dat aanpassingen moeten passen binnen het budget, of neem op dat de kostenimplicaties van e.e.a. gespecificeerd moeten worden. Er kan dan gekozen worden om een voorbeeldcase te maken waarin de af te prijzen eenheden zijn uitgewerkt, zodat de aanbiedende partij die kan afprijzen (appels met appels vergelijken). Risico is dat alleen de aanbiedende partij het voorbeeld neemt om op die wijze teruggave te beperken.
  • Eis vooraf dat 5% van het productenpallet ingewisseld kan worden of teruggegeven. Leg hierbij zeer duidelijk contractueel vast wat wanneer mogelijk moet zijn. Voorbeelden noemen kan leiden tot het beperken van de teruggave.

Mogelijkheden om de gebruiksperiode aan te passen

  • Een aantal partijen geeft hier goede input op; anderen geven aan dat het kan maar tegen onduidelijke meerkosten.
  • Vaak werd de financieringsvorm gekoppeld aan de gebruiksperiode. Zo zijn er partijen die werken met een tussenpersoon, zoals de Lage Landen, die ook beperkingen leggen op de gebruiksperiode. Bijvoorbeeld een contract van maximaal 7 jaar bij lease.

Tips:

  • Denk na over hoe je inzicht kunt krijgen in de financiële gevolgen.
  • Niet elke partij kan dus lease aanbieden voor elke mogelijke loopduur van het contract. Dus als je uitsluitend leasevormen aanvraagt, kan dit tot uitsluitingen leiden.

Unieke producteigenschappen

  • De marktpartijen hadden geen moeite om hier een goede invulling aan te geven (bijvoorbeeld tapijttegels die stof absorberen). Echter heeft dit criterium geen relatie met circulariteit.

TCO

  • In overleg met marktpartijen is gekozen voor een prijs/kwaliteitverhouding van 30/70. Uiteindelijk heeft bij de vloerbedekking de prijs toch de doorslag gegeven bij de gunning. Terugkijkend hadden we beter moeten nadenken over een goede wegingsmethodiek en deze ook moeten toetsen met een proefberekening zodat de focus meer kwam te liggen op kwaliteit/circulariteit.
  • Tevens is het plafondbedrag bekendgemaakt van de aanschafwaarde van de producten. De onderhoudskosten waren niet inzichtelijk waardoor het lastig te beoordelen was of de aanbieders daar hoog boven zouden uitkomen. Om dit risico te verlagen, hebben we ervoor gekozen om toch de 30%-prijs te hanteren.

Tips:

  • Overweeg je budget bekend te maken en gun grotendeels op kwaliteit. Zorg ervoor dat je ook inzicht hebt in de onderhoudscomponent en voeg dit aan je totale budget toe.

Verschillen tussen circulaire en traditionele aanbieding

Bij vloerbedekking hebben de leveranciers geen verschil gemaakt tussen de circulaire en de traditionele aanbieding. Kosten en services waren gelijk in beiden aangeboden varianten. Bij het kantoormeubilair boden ze wel een onderscheid aan; dit leidde tot een goedkopere TCO voor de traditionele aanbieding. Het kostenverschil zat hem met name in de keuze voor goedkopere en minder duurzame meubels in de niet-circulaire variant. Echter waren in eerste instantie de kosten voor het 10 jaar op kwaliteitsniveau B houden niet inzichtelijk gemaakt en meegerekend. Deze kosten zijn later wel uitgewerkt waardoor er nog een plus van € 88.000 voor 10 jaar bij kwam. Deze kosten zijn niet meegenomen in de traditionele variant waardoor deze beduidend goedkoper uitviel, echter zijn die meubels na 10 jaar niet meer op kwaliteitsniveau B en er zijn geen onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd. In de pilot is verder niet meer uitgewerkt of de onderhoudskosten voor de traditionele variant even hoog zouden zijn als de circulaire variant.

Evaluatie

Na de gunningsbeslissing hebben we evaluatiegesprekken gevoerd met alle inschrijvende partijen. De inzichten van deze evaluaties staan in het hoofdstuk Algemene beschouwingen.

6.1 Ondertekening Green Deal Circulair Inkopen

Als kroon op het werk van het team vanuit ProRail is op 17 juli 2014 de Green Deal Circulair Inkopen getekend door Hans Fleer, manager Facilitaire Zaken van ProRail. De voorbereiding ging niet zonder slag of stoot, omdat het aanmeldformulier meerdere keren is aangepast voor ProRail, zodat deze juridische correct was. Tevens heeft Nevi daarna direct de wijzigingen verwerkt in een nieuw format.

7. Contractfase

In augustus 2014 zijn de contractgesprekken opgestart. Normaal stuurt ProRail direct met de aanbestedingsdocumenten een conceptovereenkomst of contract mee. Dat is nu niet gebeurd, omdat ProRail nog geen beeld had wat erin moest komen te staan. Het omzetten van de uitvraag, aanbiedingen, dialoogronden en evaluaties naar een contract vergt goed luisteren en elkaar proberen te begrijpen.

7.1 Opstellen overeenkomst vloerbedekking

Onze inkoopafdeling heeft het team ondersteund in de contractfase door een conceptovereenkomst op te stellen. Ook heeft één van de marktpartijen een conceptovereenkomst opgesteld. Om beide versies samen te voegen is er een brainstormsessie georganiseerd met experts. Tijdens deze sessie zijn de volgende vragen naar boven gekomen:

  • Is het een contract? Of meer een gebruiksovereenkomst?
  • Kun je stellen dat het eigenaarschap komt te liggen bij de marktpartij als je geen leaseconstructie toepast?
  • Kun je als opdrachtgever eisen dat de partij regie op de keten moet houden, ook na een 2e en 3e gebruiker?
  • Hoe werken we de flexibiliteit uit die ProRail voorziet?
  • Hoe borgen we dat we na 10 jaar ook kunnen kiezen om de producten langer te gebruiken?
  • We willen geen leaseconstructie omdat we geen tussenpersoon willen en zelf goedkoper kunnen lenen, maar willen wel stuurelementen behouden op de KPI’s te blijven sturen. De marktpartij wil niet teveel voorfinancieren. Met welk betaalschema zijn beide partijen tevreden?

Na de brainstormsessie en de vervolggesprekken met de aanbiedende partij voor vloerbedekking hebben we de volgende besluiten opgenomen in de overeenkomst:

  • We maken er een gebruiksovereenkomst van.
  • ProRail is juridisch eigenaar omdat de vloerbedekking nagelvast zit, de aanbiedende partij is economisch eigenaar.
  • Het regie houden op de keten na een 2e en 3e gebruiker is opgenomen in een KPI-dashboard (zie voor een voorbeeld bijlage 3). Echter voor vloerbedekking gebruikt Desso de techniek om direct de hele tegel uit elkaar te halen en er een nieuwe van te produceren. In deze keten is er dus geen 2e en 3e gebruiker die via re-use de tegels opnieuw gebruikt. We hebben echter wel in de gebruikersovereenkomst opgenomen dat de op dat moment best geldende techniek gebruikt moet worden en dat er eerst onderzocht moet worden of re-use tot de opties behoort.
  • Flexibiliteit is dus beperkt in deze pilot en is dan ook in geringe mate opgenomen in de gebruikersovereenkomst. Zie ook hoofdstuk 6 over de mogelijkheden om gedurende de looptijd van de overeenkomst de uitstraling (bv. kleurstelling) van het product aan te passen.
  • Om te borgen dat ProRail na 10 jaar nog aanspraak kan maken op de producten hebben we de volgende paragraaf opgenomen in de gebruikersovereenkomst:

Na 10 jaar zal ProRail besluiten of de geleverde producten binnen of buiten ProRail hergebruikt zullen worden. ProRail heeft de vrijheid om na 10 jaar te kiezen de bestaande overeenkomst voort te zetten op basis van een nieuwe kostenopgave voor de te leveren dienstverlening dan wel de producten elders in te zetten. Mocht ProRail besluiten om de producten binnen ProRail opnieuw in te zetten dan zijn de eventuele kosten hiervan voor rekening van ProRail. Tevens zal het onderhoudsprogramma opnieuw vastgesteld moeten worden. Indien ProRail besluit de producten niet binnen ProRail opnieuw in te zetten, zal Opdrachtnemer ze op een milieuverantwoorde manier volgens de principes van de circulaire economie hoogwaardig her gebruiken op een op dat moment beste alternatief welke minimaal gelijkwaardig is aan Take Back programma. Desso zal de producten hoogwaardig hergebruiken door eerst de mogelijkheden te onderzoeken voor een Re-use programma alvorens over te gaan op het Take-back programma. De kosten hiervan zijn voor rekening van Desso.

Opdrachtnemer committeert zich om invulling te geven en na te denken hoe zij regie kunnen houden of te zorgen dat er regie gehouden wordt op hoogwaardig hergebruik van de producten en grondstoffen van deze overeenkomst door alle toekomstige gebruikers. Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na het eindigen van de Overeenkomst voort te duren blijven na het eindigen van de Overeenkomst bestaan.’ Om te kunnen sturen, gebruiken we een KPI-dashboard. Hierin borgen en monitoren we de afspraken in de overeenkomst. Met behulp van een betaalschema kunnen we een betaling uitstellen, mocht de opdrachtnemer het product niet op het afgesproken kwaliteitsniveau houden. De eerste termijn is echter hoger dan de andere zodat de aanbiedende partij niet veel hoeft voor te financieren. Anders zou ProRail namelijk over moeten gaan naar een leaseconstructie. Andere onderdelen van de gebruikersovereenkomst voor vloerbedekking zijn:

  • Vraagspecificatie inclusief alle bijlagen, waaronder de Nota van Inlichtingen.
  • Inkoopvoorwaarden.
  • Installatie en verwijdering van het tapijt.
  • Onderhoudsprogramma, waarover de opdrachtnemer ook eisen stelt aan de dagelijkse schoonmaakpartij van ProRail
  • Betalingsschema.
  • KPI’s, met daarin de afspraken uit de gebruiksovereenkomst zoals kwaliteitsniveau B, de reactie en hersteltijden, maar ook dat de partij haar kennis deelt met ProRail op het gebied van circulaire economie en de ontwikkelingen op dat vlak en dat zij aantonen aan ProRail dat zij de best toepasbare mogelijkheden om hergebruik circulair af te handelen onderzoeken/ ontwikkelen.
  • Originele aanbieding In de gebruiksovereenkomst wordt ook de klachtenprocedure beschreven, de reactie en hersteltijden, de communicatiematrix, facturatie en welke managementrapportages aangeleverd moeten worden. Tevens levert de opdrachtnemer 4 keer per jaar een managementrapportage aan bij de opdrachtgever met daarin hun onderhoudsbevindingen. 2 keer per jaar organiseert de opdrachtgever een audit waarin hij toetst of kwaliteitsniveau B behaald is. De opdrachtgever bespreekt de rapportage van deze audit samen met de opdrachtnemer.

7.2 Opstellen overeenkomst meubilair

Voor de pilot meubilair hebben we extra gesprekken gevoerd om te komen tot een gebruiksovereenkomst die gebaseerd zou zijn op de overeenkomst voor meubilair. Zoals aangegeven in hoofdstuk 6 waren in eerste instantie de kosten voor het 10 jaar op kwaliteitsniveau B houden niet inzichtelijk gemaakt en meegerekend. Deze zijn later wel uitgewerkt waardoor er nog een plus van € 88.000 voor 10 jaar opgeteld kon worden. De uitwerking van de onderhoudskosten lieten zien dat er zaken totaal vervangen werden. ProRail had na de gesprekken niet het gevoel dat partijen hetzelfde doel hadden met de overeenkomst, namelijk het grondstofverbruik te verminderen. ProRail heeft ervoor gekozen om geen overeenkomst voor 10 jaar af te sluiten. Gezien de druk van het project is er gekozen om zeer circulaire meubels aan te schaffen door middel van een eenmalige investering. ProRail zelf zal samen met de aanbiedende partij onderzoeken in welke mate ProRail zelf onderhoud kan plegen om de levensduur te verlengen. Interessante vraag: is dit een probleem? Je hebt als aanbestedende dienst alle vrijheid (en regie) om in de toekomst een oplossing te kiezen waarin de meubels zo hoogwaardig mogelijk worden hergebruikt. Waarom moet je hier per se al bij het afsluiten van het contract afspraken over maken? Dit leidt wel tot ontzorging, maar wellicht ook beperking van de mogelijkheden van hergebruik omdat op dit moment nog onvoldoende in te schatten is of leveranciers ook echt de stappen gaan zetten om de bedrijfsprocessen aan te passen zodat ze aansluiten bij de circulaire economie. REBus (Resource Efficient Business Models) | Pilot circulair inkopen kantoorinrichting ProRail – 23.

Tevens heeft ProRail de volgende paragrafen toegevoegd aan de opdrachtbrief:

  • Jaarlijks hebben partijen overleg over de staat van het meubilair en stellen zij een plan op voor onderhoud om het meubilair op kwaliteitsniveau B te behouden.
  • Na de gebruiksperiode heeft ProRail de mogelijkheid om de geleverde producten door de aanbiedende partij te laten afvoeren ten behoeve van hergebruik en levensduurverlenging.

7.3 Levering

De leveringen hebben plaatsgevonden in december 2014, januari en februari 2015. De verkeersleidingpost Utrecht is in de nacht van 11 april 2015 succesvol gemigreerd en operationeel.

8. Circulair spoor

Binnen ProRail is Thijs Cloosterman actief om de circulaire filosofie toe te passen in het primaire proces van ProRail. Dit houdt in dat hij met een vijftal partijen (Royal Haskoning DHV, ProRail, Asset Rail, Railpro, BAM) onderzoekt of het mogelijk is om bijvoorbeeld ballast of spoorstaven her te gebruiken. Tevens hebben deze partijen met TNO een whitepaper opgesteld over ‘Visie op de circulaire economie voor de spoorsector’. Deze is hier te downloaden. Op onderstaande onderwerpen in figuur 10 verrichten zij onderzoek naar de mogelijkheid om grondstofgebruik te verminderen.

Het model dat zij gebruiken is zeer waardevol voor pilots die nog volgen. ProRail Facilitaire Zaken bekijkt of zij dit model kunnen aanpassen, zodat hij universeel inzetbaar is. In figuur 11 is dit model weergegeven. ProRail onderzoekt tevens of zij via de CO2-prestatieladder het onderwerp circulaire economie op de agenda kunnen zetten bij hun leveranciers.

9. Algemene beschouwing

9.1 Algemeen circulaire economie

Ontwikkeling van de circulaire economie Het zal nog decennia duren voordat de circulaire economie met bijbehorende logistiek een feit is. Die brede realisatie van de circulaire economie in Nederland en daarbuiten is op veel gebieden een randvoorwaarde voor ‘echt’ circulair inkopen. Bijvoorbeeld als bedrijven in hun bedrijfsvoering nog nauwelijks een plek hebben voor hergebruik van producten, materialen en onderdelen, dan kun je dat wel als criterium opnemen, maar bedrijven zullen er de komende tijd niet aan kunnen voldoen. Ook de vermeende kostenbesparing door circulair inkopen lijkt toekomstmuziek: doordat bedrijven overal risico’s zien is circulair inkopen eerder prijsopdrijvend, financiering rond krijgen is lastig (hoge rentes) en als er nog geen sprake is van een volledig circulaire bedrijfsvoering kan ook nog geen sprake zijn van waardebehoud van materialen. Doordat het nog gaat om pilots zijn het speldenprikjes: de vraag is hoe we inkoop zo kunnen inzetten dat bedrijven structureel iets gaan veranderen in hun bedrijfsvoering.

Schaalvergroting In het verlengde van het vorige punt: schaalvergroting is een cruciaal punt. Het is haast ondoenlijk om voor 1 pilot producten op te gaan halen en apart op te slaan. Een markt en netwerk voor het hergebruik van producten is nu nog onvoldoende aanwezig. Bedrijven (leveranciers) geven echter aan dat ze zich zelf ook verdiepen in de circulaire economie. Bedrijven zijn daarom bereid in het kader van het leerproces om veel extra tijd en aandacht te steken in (deze) circulaire pilots. Ook omdat ze hier toekomstige business in zien.

Circulair en trends De kantoormarkt is sterk aan trends en ontwikkelingen in de maatschappij onderhevig. Over 5 jaar kijken we bijvoorbeeld wellicht weer heel anders tegen thuiswerken aan. Lastig om hier lange termijn afspraken over te maken, je wilt je eigenlijk niet voor 10 jaar vastleggen terwijl we dat toch aan het doen zijn (dit geldt natuurlijk breder dan alleen bij circulair). Interessant punt dat hierbij ook speelt: de circulaire economie focust vooral op het verlengen van de technische levensduur. Dat staat op gespannen voet met smaak, trends etc. Uit circulair oogpunt zou je willen dat iedereen dezelfde stoel en dezelfde grijze tapijttegels zou gebruiken.

Verschil met traditionele inkoop Het is interessant om te weten hoe circulaire inkoop verschilt van een ‘traditionele inkoop’. Maar wat is traditionele inkoop? Hier hebben we onvoldoende over nagedacht. Voorlopige oplossing: dezelfde specificaties, maar zonder circulaire criteria en met de minimumeisen voor duurzaam inkopen.

9.2 Kosten en risico’s

Hieronder gaan we in op de kosten en risico’s die zijn voortgekomen uit de pilot.

Kosten

  • Aan circulaire en cradle to cradle-producten hangt vaak een hoger prijskaartje.
  • Als je duurdere ‘klassiekers’ inzet is de aanschafprijs hoog, maar de restwaarde ook. Het is aan de leveranciers zelf om hierin een afweging te maken. Dit gaat niet iedere partij goed af. Het teveel tevreden willen stellen van de opdrachtgever speelt hierin mee.
  • Een van de stofferingsleveranciers heeft de afgelopen tijd twee circulaire aanbestedingen zien mislukken. Vooral de prijs was hierbij een issue; de verwachting was geschapen dat circulair ook goedkoper zou zijn.
  • Vanwege de extra risico’s die kleven aan circulaire concepten bouwen leveranciers een veiligheidsmarge in, wat leidt tot hogere kosten. Dit is te vergelijken met een prestatiecontract in de bouw. Hierin zit ook een risicomarge ingebouwd.

Risico’s
Er komen verschillende risico’s bij de leverancier te liggen. Het kost geld om deze risico’s mee te nemen in een circulair concept. Het gaat bijvoorbeeld om:

  • Wat is de restwaarde van een product?
  • Voortbestaan van derde partijen. Het zijn zware tijden voor interieurbouwers. Wie zegt dat deze over 10 jaar nog bestaan?
  • Risico’s ten aanzien van de kwaliteit van een product (geldt met name voor niet-eigen producten).
  • Zeer lastig om voorspellingen te doen over de (rest)waarde van producten, onderdelen en materialen over 10 jaar. Toch zal je hierover als leverancier inschattingen moeten maken om een aanbieding te kunnen doen of afspreken dat de restwaarde na de gebruiksperiode wordt vastgesteld.
  • Met betrekking tot de mogelijkheden van hergebruik en hoogwaardige recycling van gebruikte tapijttegels moeten de leveranciers een voorschot nemen op toekomstige ontwikkelingen. Dit vormt een risico.

9.3 Businessmodel en contractvormen

Businessmodel/contractvormen

  • Lease lijkt op het eerste gezicht voor de hand te liggen, maar blijkt vaak veel duurder door de hoge rentes die banken vragen.
  • De aanbestedende dienst moet van tevoren goed uitzoeken wat de mogelijkheden zijn om de verschillende contractvormen ook daadwerkelijk te kunnen implementeren. Is er bijvoorbeeld wel ruimte om maandelijks te betalen i.p.v. in één keer uit het budget?
  • Bij circulaire of leaseconstructies maken de leveranciers vaak gebruik van een derde partij (de financier) met wie de opdrachtgever de overeenkomst sluit. ‘De Lage Landen’ is de bank die steeds opduikt als het gaat om leasing. De contracten die zij afsluiten hebben een maximale looptijd van 7 jaar.
  • Een van de leveranciers heeft aangegeven dat in de private sector leasen over een periode langer dan 10 jaar feitelijk niet voorkomt.
  • Leasen is voor veel overheden niet interessant, omdat zij een veel lager rentepercentage kennen (circa 2-3%) dan veel marktpartijen (circa 5-7%). Leasen is daarom duur voor overheden. Een constructie als koopterugkoop is financieel doorgaans aantrekkelijker.
  • Een van de stoffeerders gaf aan dat externe financiers uitgaan van een restwaarde van de vloertegels van 0 zodra de tegels gelegd zijn, terwijl er wel degelijk sprake is van een restwaarde als je bijvoorbeeld kiest voor re-use. De bank hanteert dus een ander, minder rendabel businessmodel dan de circulaire leverancier, wat een prijsopdrijvend effect heeft op de kosten van voorfinanciering. Bij tafels en stoelen schijnt dit probleem minder te spelen.
  • Het aantal varianten contractvormen dat de leveranciers mochten aanbieden was aanvankelijk bedacht op onbeperkt, om zoveel mogelijk te leren. Uiteindelijk is er één traditionele variant en twee varianten op de circulaire aanbieding uitgevraagd. In de ontvangen aanbiedingen hebben leveranciers echter slechts één circulaire en één traditionele aanbieding gedaan.
  • Lease lijkt op het eerste gezicht voor de hand te liggen, maar blijkt vaak veel duurder door de hoge rentes die banken vragen.
  • De aanbestedende dienst moet van tevoren goed uitzoeken wat de mogelijkheden zijn om de verschillende contractvormen ook daadwerkelijk te kunnen implementeren. Is er bijvoorbeeld wel ruimte om maandelijks te betalen i.p.v. in één keer uit het budget?
  • Bij circulaire of leaseconstructies maken de leveranciers vaak gebruik van een derde partij (de financier) met wie de opdrachtgever de overeenkomst sluit. ‘De Lage Landen’ is de bank die steeds opduikt als het gaat om leasing. De contracten die zij afsluiten hebben een maximale looptijd van 7 jaar.
  • Een van de leveranciers heeft aangegeven dat in de private sector leasen over een periode langer dan 10 jaar feitelijk niet voorkomt.
  • Leasen is voor veel overheden niet interessant, omdat zij een veel lager rentepercentage kennen (circa 2-3%) dan veel marktpartijen (circa 5-7%). Leasen is daarom duur voor overheden. Een constructie als koopterugkoop is financieel doorgaans aantrekkelijker.
  • Een van de stoffeerders gaf aan dat externe financiers uitgaan van een restwaarde van de vloertegels van 0 zodra de tegels gelegd zijn, terwijl er wel degelijk sprake is van een restwaarde als je bijvoorbeeld kiest voor re-use. De bank hanteert dus een ander, minder rendabel businessmodel dan de circulaire leverancier, wat een prijsopdrijvend effect heeft op de kosten van voorfinanciering. Bij tafels en stoelen schijnt dit probleem minder te spelen.
  • Het aantal varianten contractvormen dat de leveranciers mochten aanbieden was aanvankelijk bedacht op onbeperkt, om zoveel mogelijk te leren. Uiteindelijk is er één traditionele variant en twee varianten op de circulaire aanbieding uitgevraagd. In de ontvangen aanbiedingen hebben leveranciers echter slechts één circulaire en één traditionele aanbieding gedaan.

Looptijd van de opdracht

  • Bij een looptijd van 5 jaar krijg je een andersoortige aanbieding dan bij 10 jaar. Bijvoorbeeld na 5 jaar hebben de stoelen nog een hoge restwaarde en kunnen ze goed doorverkocht worden op de tweedehands markt. De kans is hierbij groot dat de leverancier inzet op zogenaamde ‘klassiekers’ waarvan de kans op een hoge restwaarde groot is. Bij een looptijd van 10 jaar gaat de leverancier er waarschijnlijk vanuit dat de stoel helemaal afgeschreven is en biedt waarschijnlijk een stoel aan die goed te remanufacturen is (inzet op materiaal- en onderdelenhergebruik). Tevens zorgt een te korte looptijd dat het partnership wat nodig is geen kans krijgt. Het advies zou dan ook zijn om een contract voor minimaal 5 jaar af te sluiten. 

9.4 Specifieke circulaire aandachtspunten voor meubilair en vloerbedekking

Aandachtspunten meubilair Standaardproducten van de leverancier (stoelen etc.) kunnen veel eenvoudiger worden hergebruikt dan interieurbouw (op maat gemaakte producten). Voor interieurbouw is het veel moeilijker om een nieuwe klant te vinden. Wel kunnen de materialen hergebruikt worden (grondstof). REBus (Resource Efficient Business Models) | Pilot circulair inkopen kantoorinrichting ProRail – 28. We hebben in deze pilot besloten om de look en feel van de producten niet mee te nemen in de beoordeling van de inschrijving, zodat het projectteam zich volledig kon concentreren op de mate van ‘circulariteit’ van de verschillende aanbiedingen. De interieurarchitect kreeg hierdoor een rol van ‘poortwachter’ waar de leveranciers eerst goedkeuring moesten verkrijgen voor de look en feel van hun aanbieding, voordat ze hun definitieve offerte bij het projectteam konden inleveren. Dit belemmerde de leveranciers in hun vrijheid om een zo passend mogelijke circulaire aanbieding te doen. Zo had dit anders/beter georganiseerd kunnen worden:

  • Look & feel toch meenemen in de beoordeling, géén voorafgaande check door architect;
  • Interieurarchitect deel laten nemen aan projectteam: vervolgens het hele projectteam betrekken bij de check en keuzes voor look & feel;
  • Interieurkeuzen tijdens proces goed transparant communiceren d.m.v. nota van inlichtingen;
  • Meer benadrukken dat het slechts om de look & feel gaat en dat de leveranciers de vrijheid hebben om andere producten voor te stellen of constructievoorstellen te doen voor bijvoorbeeld de lamellen (waardoor je niet vastzit aan één leverancier);
  • De Interieurarchitect het programma van eisen laten schrijven op productniveau, bv.: stoel met kuip, ronde poten en open rug. Het is dan wel spannender voor de architect wat je aangeboden krijgt en of dit binnen de look & feel past.

    Aandachtspunten vloerbedekking:

  • Leveranciers van grondstoffen/materialen zitten verder weg in de keten en willen soms geen opgave doen van toegepaste stoffen bij vloerbedekkingsproducenten.
  • Sommige leveranciers zetten vooral in op cradle to cradle ontworpen vloerbedekking (de ‘voorkant’ van de keten), terwijl anderen meer de aandacht richten op re-use en andere hoogwaardig hergebruik van vloerbedekking (de kringlopen in de keten).
    Tapijttegels bestaan grofweg uit twee onderdelen:
    – Rug: Deze wordt vaak vervaardigd van bitumen. Er zijn ook ‘circulaire’ varianten van gemaakt van polyolefinen.
    – Garen: deze zijn goed recyclebaar tot nieuwe garen.
  • Er zijn verschillende mogelijkheden om vervuiling/vlekvorming van vloerbedekking te verminderen. Denk aan een droogloopmat bij Ecobins (afvalbakken Ecosmart) of afstelling met koffieapparaat (iets minder koffie in de bekers om morsen te voorkomen).
  • Vooral zwenkwielen van bureaustoelen zorgen voor slijtage.
  • Circa 50-55% van de vloerbedekking wordt daadwerkelijk gebruikt. Over 35% van de vloerbedekking wordt vrijwel nooit gelopen.
  • Door Het Nieuwe Werken wordt de gebruiksintensiteit van de inrichting hoger en dus slijt de inrichting sneller.
  • 70% van de vervuiling van tapijt komt van buiten. Goede voorzieningen om het vuil buiten te houden kan de kwaliteit van het tapijt aanmerkelijk verbeteren (en de benodigde schoonmaakinspanning verminderen). Eén van de eisen aan de opdrachtgever is bijvoorbeeld dat de entree voldoet aan de VSR-richtlijnen voor schoonloopmatten. Dit houdt in dat er over de volle breedte van iedere ingang buiten de deur een verdiepte vuilvang-zone van minstens 1,5 meter aanwezig is en dat bij iedere ingang binnen een schoonloopmat van 6 meter of langer aanwezig is.
  • Tijdens de levensduur van een pand wordt de kantoorinrichting circa 8 maal vervangen.
  • Onderdeel van het ontzorgingscontract is ook het instrueren en begeleiden van het schoonmaakbedrijf om de vloerbedekking dagelijks op de juiste manier te reinigen.
  • Desso heeft een inzamelsysteem (“Infinity”) voor tapijttegels / tapijt ontwikkeld dat losstaat van de verkoop van nieuwe tapijtproducten (in Nederland samen met Van Gansewinkel). De rug en garen kunnen goed uit elkaar gehaald worden.
    Het gaat nu vooral om oudere tapijttegels met een rug van bitumen. Het bitumen wordt gerecycled en afgezet aan de asfaltindustrie. De garens zijn geschikt voor hergebruik in nieuwe tapijttegels.
    – Ook tapijttegels van andere fabrikanten kunnen ingezameld en gerecycled worden.
    – Het verwijder- en verwerkingsproces is iets goedkoper dan het proces waarbij de tegels in de verbrandingsoven belanden.
    – Desso ontvangt van de ontdoener een bedrag voor de afvoer en verwerking waaruit het grootste deel van de kosten momenteel gedekt kunnen worden. Over enkele jaren moet het systeem wel winst gaan opleveren. REBus (Resource Efficient Business Models) | Pilot circulair inkopen kantoorinrichting ProRail – 29.
  • Desso biedt het “Eco Tegel”-concept aan waarbij aanleg, periodieke reiniging, verwijdering en het opnieuw in kringloop brengen van het product zijn inbegrepen. Dit betreft ook een C2C-tegel.
  • De periodieke reiniging van tapijt (circa 2x/jaar) heeft Desso uitbesteed aan Progenta en Duofort.
  • Volgens Interface zit het circulaire aspect vooral in het hergebruik van tegels (re-entry- programma).
    – De hergebruikmogelijkheden zijn groter bij “random” patronen (kleurverschillen maken dan niet zoveel uit) en tegels dan bij “lineaire dessins”.
    – Interface kan tegels “re-shuffelen” en reinigen om hergebruik te bevorderen.
    – Interface laat de verwijderde tegels sorteren door een sociaal werkbedrijf in Veenendaal. Goede tegels kunnen na reiniging worden hergebruikt. Minder goede tegels worden gerecycled.
  • Recycling Interface:
    – De tegels kunnen voor 100% uit elkaar gehaald worden. Zowel de rug als de garen kunnen voor 98% worden gerecycled.
    o De garens worden gebruikt voor nieuwe tapijtvezels (gaat terug naar garenleverancier).
    o De bitumen uit de rug wordt afgezet aan KWS t.b.v. asfaltproductie.
    – Interface beschikt zelf over een machine die de tapijttegels verwerkt.
  • Interface: De garens kunnen uit grondstoffen bestaand uit 100% gerecycled materiaal geleverd worden. Volledig biobased is ook mogelijk. De rug bestaat uit circa 60% gerecyclede grondstof.
  • Interface kan ook tapijttegels leveren aan ProRail vanuit het re-entry-programma (is ook goedkoop, maar de keuze is beperkt).
  • Desso heeft geen bitumen rug, lijkt een wat ‘circulairder / duurzamer’ ontwerp. Bij Interface gaat de bitumenrug naar de asfaltindustrie (downcycling).
  • Interface biedt een “ontzorgingscontract” om de tapijttegels gedurende 10 jaar op voldoende kwaliteit te houden. Hierbij zijn een stoffeerder (aanleg), Interface (product), reinigingsbedrijf (2x/jaar periodieke reiniging) en een onafhankelijke monitorende partij betrokken (meting kwaliteit).