Professioneel organiseren bij Saffier Groep

Zorgaanbieder Saffier heeft tien locaties waarvan acht in eigen beheer. Een complex speelveld met zo’n driehonderd meldingen per week en een FMIS dat in de praktijk niet altijd even goed uitpakt. Daarom deed Saffier een beroep op Humanagement om de processen te stroomlijnen en de medewerkers te trainen, met een focus op klantvriendelijkheid.

Wat is de meest effectieve manier om te zien wat er in een organisatie speelt en waar precies de verbeteringskansen liggen? Soms is dat om naast het bestuderen van het totaalplaatje ook gewoon op de werkvloer de handen uit de mouwen te steken en zelf te ervaren wat de dagelijkse praktijk brengt.

Daarom kroop de Humanager tijdelijk achter de helpdesk van Saffier om te luisteren naar de collega’s en een scala van vragen en storingen af te handelen. Van een lekkage of liftonderhoud tot het ophangen van een schilderijtje op de gang of het vervangen van de batterijen van de afstandsbediening van een van de bewoners. Dit kenmerkt de werkhouding van Humanagement: betrokken en in nauwe samenwerking met de medewerkers en opdrachtgevers.

Een van de redenen waarom de dienstverlening niet als gewenst verloopt, is dat niet optimaal gebruik wordt gemaakt van het FMIS dat een jaar geleden is geïntroduceerd. Een programma met veel opties en mogelijkheden, maar ook dermate complex dat die niet werden benut en daardoor het systeem eigenlijk een storende factor werd. Volgens Saffier is de ervaringsbenadering van de Humanager essentieel in het zien wat wel goed gaat, en waar de verbeterkansen liggen. Zo kunnen de pijnprikkels geïdentificeerd en waar mogelijk geneutraliseerd worden. Dat blijken quick wins, net als het trainen van de medewerkers van de technische dienst én de helpdesk. “Die combinatie is perfect; ik krijg van de betrokkenen terug dat ze het enorm waarderen om op deze manier te worden geholpen en begeleid. De oprechte aandacht voor hun knelpunten resulteert ook in een minder sceptische houding”, concludeert de tevreden opdrachtgever.

De opdracht levert dus “een mooie winst tot nu toe op”: de creatie van meer verbinding tussen de diverse partijen en het logischer en optimaler inrichten van het FMIS. Een belangrijke bijvangst is dat de uitdaging voor de toekomst (een grotere samenwerking en afstemming tussen de afdelingen facilitair en automatisering) nu een hogere plek op de interne agenda krijgt.

Coen Mol, accountmanager Vastgoed Saffier: “De mooiste winst die deze opdracht leverde? Meer verbinding en een logischer systeem dat beter wordt benut. Hiervoor was het alsof we zonder rijbewijs in een Rolls Royce achter het stuur zaten. Dat wil niet zeggen dat we er al zijn, maar het voelt in ieder geval dat we de goede richting op gaan.”