De verhuizing van een ziekenhuis
Een verhuizing kan een behoorlijke stressfactor opleveren. Zeker als het om een ziekenhuis gaat, waar locaties van bestemming veranderen en de processen complex zijn. Een Humanager hield met de hete adem van de deadline in haar nek haar hoofd koel. Dankzij de gecreëerde duidelijkheid lukte het om het HMC Bronovo binnen de gestelde periode tot weekziekenhuis te transformeren.
Het Haaglanden Medisch Centrum gaat op termijn van drie naar twee locaties: Antoniushove en Westeinde blijven behouden, maar bij Bronovo zullen de deuren sluiten. Dat kan natuurlijk niet van de een op de andere dag. De eerste stap was het terugbrengen en verhuizen van de activiteiten en afdelingen van het Bronovo, zodat het per 1 juli 2019 alleen nog als weekziekenhuis functioneert. Met nog maar vier maanden op de klok had het Service & Huisvesting-cluster van het HMC behoefte aan extra projectcapaciteit om de locatie Bronovo klaar te maken voor de naderende weekendsluiting. Een onmogelijke opgave? Nee, vertelt de als projectleider Services ingeschakelde Humanager, “maar wel een uitdagende klus en een enorme puzzel”.
Roeien met de riemen die je hebt
“Een kant-en-klaar-scenario lag er niet, en door de tijdsdruk verliep de besluitvorming anders dan gebruikelijk. Het definitieve besluit liet namelijk op zich wachten. Vanwege de deadline werden er toch al een aantal zaken in werking gezet, met het risico dat die soms weer teruggedraaid zouden worden. Dat is ook een aantal keren gebeurd. Op facilitair vlak was de vertaalslag complex. Er moest met bedden worden geschoven, en ook de personele invulling veranderde. Een ziekenhuis dat in het weekend gesloten is vraagt bijvoorbeeld een andere mate van beveiliging. Tegelijkertijd moesten we voorlichting geven aan de zorgmedewerkers: als nachtverpleegkundige voelt zo’n leeg, afgesloten en donker pand niet per se prettig. Die extra aandacht vergt een investering. De kern draait, net als in het grote geheel, om communicatie.”
Heldere communicatie, duidelijk verhaal
Het succes van het project zat in de goede communicatie richting de zorg en de afdelingen van Service & Huisvesting. Daardoor kon er een beroep gedaan worden op de flexibiliteit van de betrokkenen, zodat de ambitieuze doelen binnen de planning -een week eerder dan de deadline- en zonder grote risico’s werden gehaald. De kennis én de ervaring van de ingezette Humanager was daarbij een belangrijke factor. “Dat ik mij de bedrijfscultuur snel eigen wist te maken, zag hoe de lijnen lopen en bij welke mensen ik kon aankloppen, hielp enorm.”
De projectmanager van Humanagement is in een zeer hectische (verhuis)periode ingestapt. Ze bleek uitstekend in staat overzicht te houden en communiceerde continu en helder over haar projecten, ook als zaken anders liepen dan gepland. Mede door haar inzet zijn de projecten op tijd en met goed resultaat afgerond. Een prestatie om trots op te zijn!