Whitepaper: Inclusief facility management
Hoe de facility manager kan bijdragen aan een circulaire economie
Humanagement, mei 2018
1. Inleiding
Met het ondertekenen van het Nationaal Grondstoffenakkoord in januari 2017 heeft de Nederlandse overheid de ambitie uitgesproken om uiterlijk in 2050 te functioneren op basis van een volledig circulaire economie. Hierbij is het doel dat Nederland per 2030 reeds 50% minder gebruik zal maken van primaire grondstoffen (Dijksma & Kamp, 2016). Dit heeft geleid tot verschillende initiatieven en de ontwikkeling van diverse circulaire maatregelen. Er moet echter nog veel gebeuren om deze ambitie daadwerkelijk te realiseren.
Tegelijk komt er een steeds grotere nadruk te liggen op een economie die niet alleen circulair is, maar ook inclusief. In een inclusieve economie wordt sociaal kapitaal gewaardeerd, de meerwaarde van diversiteit benut en een positieve impact op de samenleving nagestreefd. Bij een inclusieve economie gaat het om een economie waarin mensen toegang krijgen tot meer kansen, ook de mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt (Watson, 2017).
Circulariteit en inclusiviteit worden vaak in één adem genoemd, maar wat kan het realiseren van inclusiviteit in facilitaire processen betekenen voor een versnelling van de wenselijke transitie naar een circulaire economie? Het lijkt in de huidige situatie binnen het vakgebied en de ontwikkeling op het gebied van inclusieve processen, nog te ontbreken aan praktische kennis en kunde. Waar kan de Facility Manager beginnen? Is kennis en kunde over deze onderwerpen niet onlosmakelijk verbonden met het realiseren van een toekomstbestendige bedrijfsvoering die meebeweegt met de belangrijkste ontwikkelingen in de externe omgeving?
In deze whitepaper wordt, op basis van een onderzoek dat is geïnitieerd door Humanagement, inzicht gegeven in kennis met betrekking tot inclusiviteit, de relatie tussen circulariteit en inclusiviteit en de kansen die benut kunnen worden indien de Facility Managers van organisaties zich in deze thema’s en de mogelijkheden daarvan verdiepen.
Er wordt antwoord gegeven op vragen zoals “waar moet ik beginnen?” en er wordt dieper ingegaan op de rollen en meerwaarde van Facility Management in het kader van deze ontwikkelingen. De whitepaper wordt afgesloten met een overzicht van kritische succesfactoren voor de Facility Manager die van belang zijn wanneer inclusiviteit onderdeel van de bedrijfsvoering wordt. Tevens is een overzicht van best practices op dit gebied opgenomen en een uiteenzetting van de reden waarom het voorop stellen van de sociale afweging binnen organisaties steeds belangrijker wordt.
Over de auteurs
De whitepaper komt voort uit onderzoek van Humanagement, een onafhankelijk managementbureau gespecialiseerd in Facility Management. Didi Stoepman heeft in 2017, ter afronding van haar opleiding Facility Management aan de Haagse Hogeschool, een afstudeeronderzoek uitgevoerd met de volgende hoofdvraag: “Op welke wijze kan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in onderdelen van de retourlogistiek van de kantoorinrichting, bijdragen aan een versnelling van de transitie naar een circulaire economie?” Didi is begeleid door Pieter Zeilstra, interim- en projectmanager. De scriptie heeft de tweede plaats behaald bij de scriptieprijs van de Haagse Hogeschool en de uitkomsten zijn gepubliceerd in FACTO Magazine (2017).
2. Inclusiviteit, de basics
Wat houdt inclusief ondernemerschap in en wat betekent dit voor de facilitair professional die functioneert in een vakgebied dat constant onderhevig is aan ontwikkelingen en trends die elkaar snel opvolgen? In dit hoofdstuk wordt dieper ingegaan op de inclusieve economie, sociaal ondernemen en de trends en ontwikkelingen die de Facility Manager anno 2018 nauw in de gaten zal moeten houden om up to date te blijven en mee te bewegen met de veranderingen in het vakgebied. Ten slotte volgt een toelichting op de relatie tussen circulair en inclusief.
De context: trends binnen FM
De omvang van de groep die zich kenmerkt door een afstand tot de arbeidsmarkt lijkt uit cijfers van het CBS nog steeds groter te worden. Dit is zorgwekkend voor Nederland en leidt onder andere tot stijgende uitkeringslasten (CBS, 2015). Aan de andere kant is het zo dat het met de dag noodzakelijker wordt echt na te denken over wat wij met onze planeet doen, wat onze impact hierop is en hoe wij op dit moment een juiste balans tussen people, planet, profit en prosperity kunnen realiseren. Naast de ontwikkelingen op overkoepelend niveau, is in 2017 door FMN in samenwerking met Twynstra Gudde een onderzoek gepubliceerd dat inzicht geeft in de belangrijkste ontwikkelingen die relevant zijn voor de Nederlandse Facility Managementmarkt (Veenstra & Diepen-Knegjens, 2017). Hieruit blijken de volgende ontwikkelingen het meest bepalend en belangrijkst te zijn:
1. Inzet van technologie;
2. Wend- en weerbaar Facility Management;
3. Van kostenmanagement naar triple bottom line.
Hierbij bewijst de trend die op de derde plek wordt benoemd, de urgentie van het feit dat de Facility Manager van nu kennis moet hebben van circulariteit en inclusiviteit. Het gaat erom dat organisaties niet meer kunnen handelen vanuit een perspectief sec gericht op winst, maar een toekomstbestendige organisatie enkel te realiseren is door ook aandacht te geven aan sociale-, milieu- en economische aspecten.
Bovenstaande beknopt toegelichte ontwikkelingen leiden ertoe dat een circulaire economie die tevens inclusief is, onlosmakelijk verbonden is met het succesvol voortbestaan van de samenleving en maatschappij. Maar wat houdt die inclusieve economie nou precies in en welk effect heeft dit op de rol en de taken van de Facility Manager binnen organisaties?
Een inclusieve economie, definitie en betekenis
In een inclusieve economie ligt de nadruk op de mens, talenten en kansen voor iedereen. PHI Factory, een organisatie gespecialiseerd in circulair en inclusief proces- en projectmanagement, definieert de inclusieve economie als volgt (Watson, 2017):
“De inclusieve economie is een economisch systeem dat sociaal kapitaal waardeert, de meerwaarde van diversiteit benut en een positieve impact heeft op de samenleving. Het is een economie waarin meer mensen toegang hebben tot meer kansen, ook de doelgroep met een afstand tot de arbeidsmarkt.”
Centraal in zowel een circulaire als inclusieve economie staat de focus op de keten in zijn totaliteit (Veenstra & Diepen-Knegjens, 2017). De nadruk komt te liggen op de processen waarbij het rekening houden met het in de samenleving aanwezige talent en de creatie van werkgelegenheid steeds vaker noodzakelijk blijkt. Hierbij speelt de opkomst van een inclusieve economie een belangrijke rol. De circulaire en inclusieve economie worden vaak in één adem genoemd en vullen elkaar dan ook aan. Waar circulariteit aandacht voor proces, financieel en techniek inhoudt, gaat inclusiviteit over proces, mens en participatie (van der Klauw, 2014).
In Nederland staan een miljoen mensen aan de kant die de kans niet krijgen om hun talenten te gebruiken in een betaalde baan, terwijl de vraag naar arbeid hoog is (Veenstra & Diepen-Knegjens, 2017). Er ontstaan sociale ondernemingen die opereren op basis van een maatschappelijke missie. Voor hen is geld niet het hoofddoel, maar een middel om de missie te bereiken waarbij maatschappelijke meerwaarde (social impact) gerealiseerd wordt.
Alycia Biekram, consultant bij Facilicom en lid van de FMN expertgroep Circulaire en Inclusieve Economie, schreef in december 2015 een whitepaper over sociaal ondernemen binnen Facility Management. Hierin geeft zij aan dat de Facility Manager in de toekomst steeds vaker te maken zal krijgen met (interne) opdrachtgevers, overheden en banken die duurzaamheid en maatschappelijk verantwoordelijk als voorwaarde stellen. Sociaal ondernemen vormt als het ware onderdeel van de overkoepelende inclusieve economie. Er zijn vier manieren om binnen FM sociaal te ondernemen (Biekram, 2015):
1. Samenwerken met social enterprises;
2. Samenwerken met social enterprises via onderaannemers;
3. Commerciële leveranciers kiezen met sociale kenmerken;
4. Zelf social entrepreneurship integreren in de (facilitaire) organisatie.
Bovenstaande opsomming is echter nog redelijk aan het oppervlak en vraagt om een verdieping die inzicht geeft in meer praktische aspecten en inzicht in de kansen en belemmeringen die momenteel worden ervaren. Het klinkt namelijk erg voordelig om inclusief te ondernemen, maar momenteel lijkt dit echter nog op zeer kleine schaal werkelijk gerealiseerd te worden. In het onderzoek is bekeken welke kansen en belemmeringen ervaren worden en op welke wijze organisaties bij kunnen dragen aan een versnelde transitie naar een circulaire economie middels het inclusief organiseren van de retourlogistiek van kantoorinrichting.
Circulair vs. inclusief
Om bovenstaande onderdelen te onderzoeken is in eerste instantie achterhaald op welke wijze de circulaire economie en de inclusieve economie met elkaar in verband staan. Op basis van interviews met experts op het gebied van circulariteit en/of inclusiviteit, leveranciers en Facility Managers zijn er drie redenen benoemd voor het feit dat er een aannemelijke relatie bestaat tussen de twee economieën.
1. Arbeidsintensieve processen worden aantrekkelijker: middels inclusiviteit wordt het aantrekkelijker om arbeidsintensieve processen in te richten vanwege o.a. de subsidies en hierdoor het lagere tarief voor dit type arbeid. Het verlengen van de levens- en gebruiksduur van producten middels arbeidsintensieve handelingen wordt van groter belang en deze processen (die vanwege een kosten overweging in eerste instantie geen prioriteit kregen) lijken aantrekkelijker te worden om daadwerkelijk uit te voeren.
2. De circulaire economie creëert inclusieve werkgelegenheid: uit de TNO studie “Kansen voor een circulaire economie” bleek onder andere dat er door de circulaire economie ca. 35 duizend banen zullen ontstaan (SER, 2016). Dit is een belangrijke reden voor het verband tussen circulariteit en inclusiviteit. Daartegenover staat dat het aantal personen met een afstand tot de arbeidsmarkt jaarlijks in omvang blijkt te stijgen, waardoor hier een match ontstaat in kansen voor participatie en werkgelegenheid.
3. “Waarde” in het algemeen staat centraal: in zowel een circulaire als inclusieve economie komt ‘waarde’ in het algemeen centraal te staan. Hierbij draagt het opkomen van beide economieën bij aan het ontwikkelen van de MVO-gedachte en wordt nagestreefd dat zowel de reeds in de samenleving aanwezige grondstoffen als talenten op een optimale (en maximale) doch verantwoorde manier benut zullen worden. De P van Planet staat voor een afspiegeling van de circulaire economie en de P van People voor een afspiegeling van de inclusieve economie.
3. Bijdragen aan een versnelde transitie
Om het bestaansrecht van organisaties te bewaken blijkt het naar aanleiding van de ontwikkelingen op het gebied circulariteit en inclusiviteit, steeds vaker noodzakelijk om naast winst georiënteerde doelstellingen, de visie ook sociaal en maatschappelijk verantwoord vorm te geven. Dit houdt in dat de facilitair professional hier ook kennis van zal moeten hebben. Om een bijdrage te leveren aan de overkoepelende ambitie van het Rijk om in 2050 als Nederland volledig circulair te zijn, zal deze gewenste transitie in versnelling gebracht moeten worden. Op welke wijze kan de Facility Manager in het kader hiervan zichzelf van meerwaarde bewijzen door middel van het inrichten van inclusieve processen?
De vijf versnellingsfactoren
Er zijn een vijftal versnellingsfactoren geformuleerd die weergeven op basis van welke (inclusieve) aandachtsgebieden de Facility Manager mogelijk een bijdrage zou kunnen leveren aan het realiseren van een versnelde transitie richting een circulaire economie.
1. Filosofie: door zich als Facility Manager te verdiepen in de filosofie achter de inclusieve economie is het mogelijk om een meer praktische visie op de circulaire economie te realiseren. De twee sluiten namelijk erg goed op elkaar aan indien wordt gekeken naar ‘waarde’ in het algemeen.
2. Co-creatie: in een inclusieve economie ligt de nadruk op de mens, co-creatie en creatieve partnerschappen om samen meer te kunnen bereiken. Het opzoeken van nieuwe samenwerkingsverbanden, leidt tot het ontdekken van efficiënte cirkels die bijdragen aan een versnelde transitie naar een circulaire economie.
3. Maatschappelijke doelstellingen: op strategisch niveau worden steeds vaker doelstellingen opgesteld die sociaal en/of maatschappelijk verantwoord van aard zijn. Door op tactisch en operationeel niveau na te denken over het inclusief vormgeven van facilitaire diensten en processen en het hierbij voldoen aan de richtlijnen op het gebied van social return, worden deze doelstellingen sneller behaald en de meerwaarde van het facilitair management op strategisch niveau aangetoond en benadrukt.
4. Financiële haalbaarheid: op het gebied van de financiële haalbaarheid, zijn er een viertal subfactoren benoemd.
• Circulariteit wordt betaalbaarder: door je als Facility Manager te verdiepen in inclusiviteit (en daarbij in de gunstige financiële regelingen die van toepassing zijn op de doelgroep) wordt het financieel aantrekkelijker om circulaire taken die uit kostenoverweging geen prioriteit kregen, nu wel uit te voeren en in te bedden.
• Financieel: vanwege het lagere tarief voor arbeid kan een lagere kostprijs gerealiseerd worden waardoor men, mede vanwege het maatschappelijke verhaal achter het product, meer bereid is te betalen. Circulaire producten worden hierdoor aantrekkelijker.
• Lokaal organiseren: vanwege de lagere tarieven voor arbeid kan het aantrekkelijker worden om arbeid lokaal te organiseren waardoor transportbewegingen afnemen en circulariteit binnen de samenleving en de organisaties wordt bevorderd.
• Economisch rendabel business model: als Facility Manager is het mogelijk om een economisch rendabel business model te realiseren. De circulaire economie creëert namelijk arbeid omdat er met bestaande producten gewerkt blijft worden of met nieuwe producten die meer handelingen gaan vereisen om ze in de kringloop te houden. Dit zat niet ingebed in de reguliere stromen en lijkt in eerste instantie tot een kostenverhoging te leiden. Hiertegenover staat dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt deze additionele arbeid vrijwel kostenneutraal kunnen oplossen.
5. Inclusieve werkgelegenheid: op het gebied van werkgelegenheid zijn een drietal subfactoren geformuleerd:
1. Werkgelegenheid: doordat het circulair verantwoord inrichten van processen belangrijker wordt, veranderen functies en ontstaat werkgelegenheid. Dit werk kan goed uitgevoerd worden door de doelgroep.
2. Procesmatig, arbeidspotentieel: uit de praktijk is gebleken dat wanneer in de facilitaire processen gewerkt wordt met personen met een afstand tot de arbeidsmarkt, de beleving en de sfeer op de werkvloer verandert en verbetert. Dit maakt het werk prettiger. Daarnaast blijkt dat de medewerkers uit deze doelgroep hun werk erg serieus nemen wat bijdraagt aan een verbeterde kwaliteit van het werk wat zij doen.
3. Juiste match: door de opkomende circulaire economie ontstaan er nieuwe functies en worden huidige taken uiteengerafeld wat leidt tot nieuwe soorten taken die gekenmerkt worden door seriematige, simpele en repeterende handelingen. Personen met een afstand tot de arbeidsmarkt lijken dit soort taken goed uit te kunnen voeren.
4. Kansen voor inclusieve, facilitaire processen
Nu er is weergegeven op welke wijze het inbedden van inclusiviteit in de organisatie bij kan dragen aan het versnellen van de door overheden gewenste transitie naar een circulaire economie, is het noodzakelijk om dieper in te gaan op de concrete mogelijkheden hiertoe binnen organisaties. Op welke wijze kan de Facility Manager starten met inclusiviteit?
Kantoorinrichting
Het is de verantwoordelijkheid van de Facility Manager om zorg te dragen voor een focus op het productiever en gezonder maken van de werkomgeving (FACTO Online, 2016). De inrichting is verbonden met de werkomgeving van de medewerker en indien wordt gekeken in hoeverre bijgedragen kan worden aan een versnelling van de circulaire transitie, biedt kantoormeubilair ook kansen vanwege de middellange levensduur, mate van complexiteit en kansen voor modulariteit (HooijmeijerVersteeg, 2017). In deze zin betekent modulariteit de mate waarin een product uit elkaar te halen en opnieuw te combineren is (Ulrich, 1994). Uit een onderzoek van het Rijk blijkt tevens dat kantoormeubilair goed scoort als categorie waarbinnen stappen genomen kunnen worden op het gebied van circulariteit (van Rossum, 2016). De inventaris binnen een goede en gezonde werkomgeving, kent zowel interne effecten (verhoogde tevredenheid, lager ziekteverzuim en bijvoorbeeld een hogere productiviteit) als kansen ten aanzien van maatschappelijke effecten.
Zoals net is benoemd ontstaat er door de opkomst van de circulaire economie een focus op de retourlogistiek van goederen. De kringloop van materialen dient gesloten te worden waardoor nagedacht moet worden over de wijze waarop materialen middels bepaalde handelingen behouden kunnen worden. Uit de literatuur blijken in het kader van de transitie een aantal onderdelen van deze retourlogistiek belangrijker te worden (Dijksma & Kamp, 2016).
Verschillende eisen
Het realiseren van een circulaire kantoorinrichting op een inclusieve manier is wenselijk. Echter blijkt onduidelijkheid te zijn over het praktisch toepassen hiervan in de retourlogistiek. Wie is er verantwoordelijk voor het werken en inzetten van de doelgroep en waar in de retourlogistiek levert dit de meeste voordelen of kansen op? Voor de Facility Manager is het noodzakelijk om in de beoordeling op geschiktheid voor inclusiviteit, onderstaande eisen met betrekking tot de kantoorinrichting en werkzaamheden op voorhand zorgvuldig na te lopen:
1. Eisen aan de kantoorinrichting: om een onderdeel van de inrichting te beoordelen op geschiktheid voor verwerking door de doelgroep, is het gunstig als het onderdeel minder complex en meer modulair ontworpen is. Dit draagt, naast dat het gemakkelijker is voor de doelgroep om zodoende seriematig te werken, bij aan een verhoogde mate van circulariteit vanwege de flexibiliteit en herinzetbaarheid.
2. Werkzaamheden, onderdelen en taken: taken moeten seriematig, repeterend en simpel van aard zijn waarbij specifieke scholing niet vereist is. Daarnaast is het belangrijk dat de taken niet kritisch zijn, waardoor bij uitval flexibel omgegaan kan worden met de deadline. Ten tweede ontstaan er kansen naar aanleiding van jobcarving, waarmee bepaalde taken (die in eerste instantie als niet-geschikt voor de doelgroep beoordeeld zijn) door middel van het uiteenrafelen van werkzaamheden en functies op de medewerker aangepast kunnen worden. Refurbishment, (de)montage, reparatie, het inzamelen en sorteren van onderdelen, recycling, assemblage, transport en onderhoud zijn werkzaamheden die geschikt zijn voor de doelgroep.
Retourlogistiek
Een eerste mogelijkheid voor de Facility Manager is om na te denken over de rest- en retourstromen
van de organisatie. In 
een circulaire economie is het hogere doel immers om kringlopen volledig te sluiten waarbij geen primaire grondstoffen meer aan de aarde onttrokken worden. Herbruikbaarheid van materialen is een belangrijk uitgangspunt. Uit bovenstaand vlindermodel, ontworpen door de Ellen MacArthur Foundation, blijkt dat het weloverwogen inrichten van de rest- en retourstromen onlosmakelijk verbonden is met een succesvolle circulaire economie. In dit model worden de zeker genoemde feedbackloops weergeven, afgestemd op de twee verschillende kringlopen die bestaan: de biologische kringloop en de technische kringloop. Deze feedbackloops (maintenance, reuse, recycle, etc.) geven weer op welke wijze de levens- en gebruiksduur van producten en materialen verlengd kan worden door middel van bepaalde keuzes op het gebied van design, onderhoud, etc. (Belvedere & Grando, 2017).
Toegevoegde waarde en kansen van inclusiviteit: een overzicht
Maar waarom moet een Facility Manager willen bijdragen aan het versnellen van de transitie naar een circulaire economie? En wat is de meerwaarde van het bewerkstelligen hiervan op een inclusieve manier? In onderstaand overzicht wordt dit gesplitst op intern (organisatorisch)- en extern (samenleving) niveau weergeven.
| INTERN | EXTERN |
| Juiste match persoon/taak/omgeving | De arbeidsregio’s |
| Adequaat faciliteren van de doelgroep | Laaggeschoold werk |
| Loonkostensubsidie (kostenvoordelen) | Uitstroom doelgroep naar regulier werk |
| Max. benutten arbeidspotentieel | Sociale ondernemingen |
| Seriematige/repeterende handelingen | Stimulerende, financiële regelingen |
| Sfeer en kennis op de werkvloer | Automatisering (voortraject) |
| Gunningsvoordelen bij aanbestedingen | Dalende uitkeringslasten |
| Gemotiveerde loyale en trotse mensen | Betaalbare circulaire economie |
| Kostenvoordelen (lager tarief arbeid) | Benutten van talent & specialisme |
5. Rol van FM
Nu is gebleken dat de kantoorinrichting een goede categorie vormt voor het starten van circulaire initiatieven middels inclusiviteit en dat deze categorie binnen de invloedsfeer van de Facility Manager valt, is het noodzakelijk om wat dieper in te gaan op de meerwaarde van Facility Management (FM) in zijn totaliteit. In dit hoofdstuk worden vragen behandeld als: “Wat zijn de rollen van FM in relatie tot circulaire en inclusieve vraagstukken?” en “Wat is de invloed van FM bij de verschillende fases van een product?”
De drie rollen
Uit het onderzoek en reeds bestaande literatuur blijkt dat in een circulaire economie de retourlogistiek, en daarbij het verantwoord inrichten ervan, van groot belang is. Dit lijkt tegenstrijdig met de huidige situatie waarin er in de meeste organisaties nog niet eens wordt nagedacht over het organiseren van een retourlogistiek; ook niet van de kantoorinrichting. Daarbij lijkt deze genoemde categorie zich op basis van meerdere onderzoeken wel te lenen voor circulaire initiatieven waarbij FM haar rol als laagdrempelige proeftuin voor circulariteit lijkt te bewijzen. Circulariteit is echter onlosmakelijk verbonden met het succesvol voortbestaan van de organisatie en kan van absolute meerwaarde zijn voor de continuïteit, hetzelfde geldt voor inclusiviteit. De Facility Manager kan vanuit drie rollen zijn of haar meerwaarde bewijzen op basis van de relevante invloedssfeer. Deze rollen worden in de figuur hieronder weergeven.
1. Integraal overzicht: de FM’er heeft binnen een organisatie de beschikking over het inzicht ten opzichte van de reststromen en grondstoffen. Hierbij heeft hij of zij kennis van alles wat de organisatie binnenkomt en wat eruit gaat. Zij fungeert in deze zin als een soort integraal toezichthouder waarbij zij van bovenaf naar de organisatie kijkt en het gebruik van materialen in kaart kan brengen. Hierdoor is de facilitaire organisatie tevens in staat om te bepalen op welke manier deze reststromen en grondstoffen gestuurd of verwerkt kunnen worden.
2. Verbinder: de Facility Manager is de schakel tussen de mens en de processen waarbij hij of zij kennis heeft van de vraag die de gebouweigenaar, leveranciers, organisatie en eindgebruikers stellen. FM is daarnaast in staat om de juiste vraag anders te stellen aan de markt waardoor het aanbod verandert. Zij kan leveranciers helpen met het op zoek gaan naar nieuwe – inclusieve en/of circulaire – initiatieven. Daarbij is de ambitie van de facilitaire afdeling in veelvoorkomende mate gekoppeld aan de strategie van de organisatie.
3. Procesverantwoordelijkheid: binnen organisaties is de Facility Manager verantwoordelijk voor de invulling van de facilitaire processen en contracten. Hierbij is FM in staat om de voorwaarden dusdanig op te stellen dat zij invloed kan uitoefenen op onder andere de wijze van inkopen van (facilitaire) producten en diensten.
Het is aan de Facility Manager de taak om de uitgangspunten en prioriteiten op te stellen waarbij zij de partij is die de beschikking heeft over de resources van de organisatie. Dit stelt de Facility Manager in staat om inhoudelijke eisen te stellen die vervolgens een effect op de gehele keten kunnen hebben. Tenslotte is het de taak van de Facility Manager om de processen verantwoord vorm te geven.
Kritische Succesfactoren
Naar aanleiding van het onderzoek zijn een aantal kritische succesfactoren opgesteld die de Facility Manager niet mag vergeten indien hij of zij een bijdrage wenst te leveren aan de circulaire transitie op een inclusief georganiseerde wijze. Onderstaand wordt per productfase weergeven op basis van welke acties de Facility Manager zelf kan bijdragen aan het realiseren van inclusiviteit in de retourlogistiek, of de leverancier kan inspireren om hierbij betrokken te zijn.
| KRITISCHE SUCCESFACTOR | TOELICHTING |
| 1. PRODUCTONTWERP | |
| Beïnvloeden toeleveranciers | Het is de taak van de leveranciers (die soms tevens producent zijn) om toeleveranciers te beïnvloeden om de keten inclusiever en meer circulair te organiseren. Het gaat er hierbij om dat de vraag aan de markt anders wordt gesteld en transparantie in de keten uitgangspunt is. |
| Het ontwerp | In het ontwerp dient nagedacht te worden over de functionaliteit en mogelijkheden aan het einde van de eerste levensduur. Hierbij kan tevens rekening gehouden worden met o.a. de modulariteit waarbij de inzet van de doelgroep mogelijk is. |
| Vraag georiënteerd werken | In een circulaire- en inclusieve organisatie van retourprocessen is het noodzakelijk dat er wordt gewerkt op basis van een bepaalde vraag naar ‘iets’. Indien dit niet het geval is wordt er werk gecreëerd omdat dit ‘moet’ en niet omdat het zinvol is. |
| 2. AAN-/INKOOPFASE | |
| Leveranciers/ markt uitdagen | De Facility Manager moet het gesprek met de leverancier aangaan en de vraag aan de markt anders durven te stellen. In veel gevallen lijken Facility Managers het niet bij hun leveranciers af te willen dwingen om circulair of inclusief te werken. |
| Afspraken & terugnamebeleid | Zowel de Facility Manager als de leverancier moeten zorgdragen voor een verantwoorde organisatie van de inventaris onderdelen als deze aan het eind van hun economische of technische levensduur zijn gekomen. Hierdoor wordt tevens nagedacht over het verlengen van deze levensduur en de wijze waarop dit wordt geborgd. Op deze manier wordt waardeverspilling geminimaliseerd. |
| Investeren in de relatie | Noodzakelijk voor zowel de Facility Manager als de leverancier is het om samen tijd en aandacht te steken in de relatie met elkaar. Vanuit beide perspectieven leidt dit tot een betere samenwerking waarbij samen tot nieuwe inzichten gekomen kan worden m.b.t. inclusiviteit/circulariteit. |
| Het nemen van verantwoordelijkheid | Hierbij gaat het om het transparant maken van de keten, elkaars belangen leren kennen, incentives op de juiste plek en iedereen verantwoordelijk maken voor het behouden van waarde in de keten. |
| KRITISCHE SUCCESFACTOR | TOELICHTING |
| 3. GEBRUIKSFASE | |
| Product tracking | Leveranciers moeten hun producten blijvend volgen om zodoende feeling met het product te behouden. Hulpmiddelen hierbij zijn een goed FMIS en bijvoorbeeld QR- en barcodes op de inventaris. |
| Tijd en energie besteden aan onderhoud | Onderhoud speelt een cruciale rol in het verlengen van de levensduur van bepaalde producten en onderdelen. Optimaal onderhoud draagt bij aan het hergebruiken en/of herinzetten van producten in de kringloop. |
| 4. RETOURFASE | |
| Match tussen taak, persoon, begeleiding en omgeving | Om het risico op uitval en zo een afnemende continuïteit te beperken, dient eerst de arbeidsbeperking van de persoon geanalyseerd te worden om vervolgens een juiste match te maken met taak en omgeving. |
| Efficiënt transport | Als leveranciers samen nadenken over het efficiënt inrichten van het transport leidt dit tot minder transportbewegingen en minder uitstoot. |
| Volume en continuïteit | Als er onvoldoende volume is, ontstaat minder consistentie in de werkprocessen, wat voor een groot deel van de doelgroep het werk minder toegankelijk maakt. |
6. Delen en samenwerken: gewoon doen!
In een circulair- en inclusieve economie zijn transparantie en kennisdeling onderdelen die verankerd zijn in de grondgedachtes van beide economieën. Het gaat om samenwerken en samen ‘beter’ worden. Er kan gesproken worden van een ware synergie die nagestreefd dient te worden. In dit laatste onderdeel van de whitepaper wordt kort het belang van kennisdeling toegelicht en wordt er inzicht gegeven in een aantal praktijkvoorbeelden van organisaties die zich reeds focussen op hun sociale impact.
Het belang van kennisdeling
Zowel een circulaire als inclusieve economie kunnen pas echt gaan werken als organisaties daadwerkelijk een steentje willen bijdragen. Hiervoor zijn creatieve coalities en samenwerkingsverbanden gebaseerd op een wederzijds vertrouwen nodig en noodzakelijk. Hierdoor kan het aanbod namelijk worden versterkt en wordt er waarde ontwikkeld. Hierbij is tevens een belangrijke rol voor de Facility Manager weggelegd die dient te kijken naar een best beschikbare (circulaire/inclusieve) oplossing voor op lange termijn (Diemel, 2015). Het nastreven van transparantie en kennisdeling kan daarnaast leiden tot efficiënte cirkels doordat samenwerken aantrekkelijker en betrouwbaarder wordt zolang de organisaties beide eenzelfde doel hebben. Samenwerkingen op het gebied van transport, volume en werkzaamheden draagt er daarnaast aan bij dat de continuïteit in het werk gewaarborgd wordt.
Praktijkvoorbeelden
Er zijn verschillende praktijkvoorbeelden die een goed beeld schetsen van hoe op dit moment circulariteit en inclusiviteit al samenkomen. Deze worden hieronder weergeven:
1. Recycling: WeCycle Service Centers – WeCycle is een organisatie die social return en duurzaamheid combineert. Zij werken met mensen die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben en zetten hen in bij demontage van afgedankte elektrische apparaten (Raadslid.nu, 2017).
2. Recycling: Interface – Interface is een tapijttegelproducent die in samenwerking met PakketPlus ervoor heeft gekozen om mensen met een arbeidsperking in te zetten om te beoordelen of teruggekomen tegels nog bruikbaar zijn (van der Klauw, 2017).
3. Refurbish: Armaturen Gemeente Eindhoven – In 2011 zijn in één van de kantoorgebouwen van Gemeente Eindhoven alle oude TL-armaturen,
door middel van de inzet van een sociale werkplaats, omgebouwd tot energiezuinige verlichting (PIANOo, 2012).
4. Refurbish: Verlichting Koninklijke Bibliotheek door GreenFox – GreenFox, een sociaal detacheringsbureau, heeft voor de Koninklijke Bibliotheek de verlichting vervangen voor duurzame verlichting waardoor het energieverbruik is verlaagd, er is voldaan aan social return en kosten zijn bespaard (Hub, 2016).
Een sociale afweging
Er worden doorgaans veel belemmeringen genoemd die organisaties tegen lijken te houden om over te stappen op een circulaire of inclusieve bedrijfsvoering. Het is per organisatie sterk afhankelijk van de te maken afweging en de aard van hun visie en doelen. Het werken met de doelgroep (mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) vraagt zowel interne als externe gedragsverandering en bewustwording, waarbij de huidige misperceptie ten opzichte van hun gesteldheid en kwaliteiten momenteel in de weg lijkt te zitten. Het aanpassen van de huidige processen en het inclusief vorm kunnen geven van deze onderdelen vergt tijd en energie, maar draagt daarentegen wel bij aan een toekomstbestendige organisatie die voldoet aan de gestelde weten regelgeving. In de transitie naar een inclusieve economie staat het maken van de juiste afweging en het stellen van een betere en andere vraag centraal. Het gaat hierbij om een afweging die sociaal van aard is, waardoor de drempels die ervaren worden aan de harde kant, teniet worden gedaan vanwege het maatschappelijk verantwoorde doel. Een kritische succesfactor die daarnaast van invloed is op het succes van inclusieve initiatieven, is de vraag en daarmee de behoefte die kenbaar wordt gemaakt aan en vanuit de markt. Dit impliceert dat opdrachtgevers de markt dienen uit te dagen en onderling niet alleen de competitie aan moeten gaan op het gebied van maatschappelijke verantwoordelijkheid, maar juist de samenwerking en het potentieel ten opzichte van co-creatie en partnership moeten gaan ontdekken en aangaan.
Kennisbronnen
Appleton, D., & Oberhuber, S. (2016). De route naar een circulaire categorie kantoorinrichting. Turntoo. Rijkswaterstaat. Belvedere, V., & Grando, A. (2017). Sustainable Operations and Supply Chain Management. In V. Belvedere, & A. Grando, Sustainable Operations and Supply Chain Management (p. 58). Hoboken: John Wiley & Sons. Biekram, A. (2015). Sociaal ondernemen binnen het facilitair management. Facilicom. Schiedam: FMN. CBS. (2015, april 1). 75 duizend jongeren ver verwijderd van de arbeidsmarkt. Opgeroepen op Februari 2 8 , 2 0 1 7 , v a n www.cbs.nl : https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2015/14/75-duizend -jongeren-ver-verwijderd-van-de-arbeidsmarkt CBS. (2015, mei 29). Aantal personen met bijstand verder gestegen, in alle leeftijdsgroepen. Opgeroepen op Februari 28, 2017, van www.cbs.nl: https://www.cbs.nl/nl-nl/nieuws/2015/22/aantal-pers onen-met-bijstand-verder-gestegen-in-alle-leeftijdsg roepen CSR Academy. (sd). Wat is MVO? Opgeroepen op April 11, 2017, van www.iso26000scan.nl: http://www.iso26000scan.nl/introductie-op-mvo/wat -is-mvo de Bruijn, G. (2017, maart 10). (D. Stoepman, Interviewer) Diemel, M. (2015, Juli). Facility manager is spil in circulaire economie. Facility Management. Dijksma, S., & Kamp, H. (2016). Nederland circulair in 2050. Rijksoverheid. Den Haag: Rijksoverheid. van der Klauw, J. (2014). De duurzame ambities van facility managers en aanbieders. Framework voor een nieuwe economie. van der Klauw, J. (2017, februari 23). Interface: garen spinnen bij duurzaamheid. Opgeroepen op maart 13, 2017, van www.mvonederland.nl: http://mvonederland.nl/praktijkvoorbeeld/interfacegaren-spinnen-bij-duurzaamheid van Rossum, T. (2016, november 4). Circulair kantoormeubilair bij het Rijk. Opgeroepen op maart 12, 2 0 1 7 , v a n www.facto.nl : http://facto.nl/circulair-kantoormeubilair-rijk/ Veenstra, J., & Diepen-Knegjens, C. (2017). De Nederlandse Facility Management Markt: een overzicht van cijfers, trends en ontwikkelingen. In J. Veenstra, & C. Diepen-Knegjens, De Nederlandse Facility Management Markt: een overzicht van cijfers, trends en ontwikkelingen. Den Haag: FMN. Verhoeven, N. (2011). Wat is onderzoek? In N. Verhoeven, Wat is onderzoek? (p. 141). Zutphen: Boom Lemma Uitgevers. Watson, Y. (2017). De inclusieve economie. PHI-Factory. Den Haag: PHI Factory. Zeilstra, P. (2016, november). Afstudeeronderzoek: De Circulaire- en Inclusieve Economie. (D. Stoepman, Interviewer). FACTO Online. (2016, september 7). Bent u een goede of uitmuntende facilitair manager? Opgeroepen o p M a a r t 1 3 , 2 0 1 7 , v a n www.facto.nl: http://facto.nl/7-zachte-eigenschappen-van-een-faci litair-manager/ Hooijmeijer-Versteeg, G. (2017, februari 14). Interview Afstudeeronderzoek. (D. Stoepman, Interviewer) Hub, I. (2016, maart 31). www.youtube.com. Opgeroepen op Mei 9, 2017, van Impact Hub Scaling Ser i e s : G R E E N F O X : https://www.youtube.com/watch?v=eNZ9YnJ-sX0 PIANOo. (2012, mei 4). Renovatie van bestaande armaturen uit 1974. Opgeroepen op Maart 13, 2017, v a n www.pianoo.nl : https://www.pianoo.nl/renovatie-van-bestaande-arm aturen-uit-1974 Raadslid.nu. (2017, januari 19). Wecycle verbindt social return en duurzaamheid. Opgeroepen op Maart 1 3 , 2 0 1 7 , v a n www.raadslid.nu : http://www.raadslid.nu/content/wecycle-verbindt-so cial-return-en-duurzaamheid Reinhoudt, J., & Teuns, A. (2017). MVO Trendrapport 2017. MVO Nederland. Utrecht: MVO Nederland. SER. (2016). Werken aan een circulaire economie: geen tijd te verliezen . SER. Den Haag: SER. Ulrich, K. (1994). Fundamentals of Product Modularity. In K. Ulrich, Fundamentals of Product Modularity. New York, USA: Springer Science & Business Media.