De reis naar een Smart Building
In hartje Amsterdam verrijst momenteel het nieuwe hoofdkantoor, de campus, van Booking.com. De 65.000 m2 moeten Smart worden. Hoe ziet de ambitieuze weg naar een Smart en zelflerend onderkomen eruit? Hoe zorgt het team voor een werkomgeving dat aansluit op de toekomstige behoeftes van de gebruiker? En hoe zorg je ervoor dat de circa 4.000 medewerkers gezond, gelukkig en in een productieve werkomgeving werken?
Maar ook: hoe voorkom je dat baanbrekend lijkende ideeën over de slimste en meest innovatieve werkomgeving alweer verouderd zijn zodra je de sleutel van het nieuwe gebouw in handen krijgt? Bij Booking.com zijn Marc van den Helder en Stan Ottevanger op zoek naar de antwoorden op dit soort vragen, ook al is de bouw van het nieuwe hoofdkwartier al ruim een jaar onderweg. Er is nog altijd ruimte voor ontwikkeling en toepassing van innovatie. Zo lang de voortgang van de nieuwbouw dat mogelijk maakt, testen de twee nieuwe mogelijkheden, sturen ze bij en maken zij nieuwe keuzes. “De bouw duurt namelijk nog zeker twee jaar”, verduidelijkt Van den Helder. “We gaan van grof naar fijn en zien nog steeds ruimte voor ontwikkeling, als we maar rekening houden met de gegevensbehoefte van de ontwikkelaar.”
Stan Ottevanger, Project Manager Workplace Services (via Humanagement)
Ontdekkingstocht
De indrukwekkende ontdekkingstocht duurt dus voort. Van den Helder is Programma Manager Real Estate, de afdeling die namens Booking wereldwijd zo’n 200 kantoorgebouwen beheert, samen goed voor 230.000 vierkante meter. Collega Ottevanger werkt als Project Manager Workplace Services (via Humanagement) en samen werken zij voor het team Real Estate & Workplace Services, kortweg REWS. Daarin zijn de vakgebieden Real Estate en Facility management samengebracht.
Indrukwekkend
De enorme contouren van het nieuwe gebouw zijn op dit moment op het bouwterrein al waarneembaar. Op papier is ook het te realiseren eindresultaat behoorlijk indrukwekkend. Enkele cijfers: er wordt in totaal 72.000 vierkante meter gerealiseerd. Booking gebruikt daarvan straks 65.000 meter. Hier zullen zo’n 4.000 medewerkers komen te werken. Verder worden er andere voorzieningen gerealiseerd, zoals een auditorium, learning center en research area. Het resterende deel wordt ingevuld met appartementen, horeca en diverse multifunctionele publieke ruimten. De aannemer sloeg ruim een jaar geleden 1100 betonnen palen de grond in met een gezamenlijke lengte van 20 kilometer, en gebruikt bij dit project 40 kilometer aan leidingen. Met het staal zou een halve Eiffeltoren kunnen worden gerealiseerd. Al met al is het nieuwe kantoor van ‘Booking’ een van de grootste binnenstedelijke projecten in Europa.
‘Testen, valideren en besluitvorming op basis van data en expertise is essentieel’
Campus visie en belofte REWS
Voor de visie ‘Building a dream Campus’ schakelde Booking de gebruikers in. Die mochten het antwoord formuleren op de vraag hoe het gedroomde gebouw eruit moest zien. Ze gaven onder meer aan dat er sprake moest zijn van een productieve en effectieve werkomgeving die innovatie en samenwerking stimuleert. Aanvullend werd de wens uitgesproken om het gebouw Smart te maken met als uiteindelijk doel om alle aspecten van de gebruikerservaring te verbeteren. Zo ontstond de ambitie om de beste werkomgeving te creëren voor de gebruikers. De wensen vonden eind 2017 hun weg naar een visiedocument, dat gebruikt werd om het programma van eisen op te stellen. Medio 2018 kwamen de teams samen in één afdeling onder de naam Real Estate & Workspace Services (REWS). Dit team definieerde hun gemeenschappelijke doel en interne belofte aan het bedrijf als volgt: “Het realiseren van een happy, healthy and productive work environment.” Ottevanger: “De ingrediënten van de toekomstige werkomgeving en de toepassing van Smart worden consequent getoetst aan het visiedocument en onze interne belofte.’
Smart Workspace & Hospitality
Marc van den Helder en Stan Ottevanger zijn een van de sprekers tijdens het Smart Workspace & Hospitality event op 26 november in Nieuwegein. Zij gaan tijdens een interactieve sessie met u in gesprek over de route die Booking bewandelt naar een Smart Building.
Workplace experiment
De werkomgeving is dé plek waar medewerkers het grootste deel van de dag te vinden zijn. Diversiteit speelt daarin een belangrijke rol. Van den Helder legt uit: “Diversiteit vind je niet alleen terug in culturen, maar ook in werkstijlen. Sommige mensen vinden het fijn om in een dynamische omgeving te werken, anderen werken liever in rustige omgeving. Dat hangt samen met de aard van het werk. Een developer die de hele dag aan het coderen is, wordt niet graag in zijn denkproces gestoord.”
Marc van den Helder, Programma Manager Real Estate Booking.com
Afgelopen jaar deed Booking.com onderzoek onder haar werknemers om te peilen wat voor hen de ideale werkomgeving is. Van den Helder: “We willen dat onze medewerkers blij, gezond en productief kunnen werken.
Daarbij is onze filosofie dat we het makkelijker willen maken voor iedereen om zijn/haar werk te doen. One size fits all werkt dan niet, daar kwamen we al snel achter. We kiezen op de campus daarom voor een werkplekconcept dat eenvoudig is aan te passen aan verschillende behoeftes van gebruikers. Zo komen er open ruimtes voor medewerkers die meer gedijen bij reuring, en ruimtes die we met panelen kunnen afsluiten voor medewerkers die liever ongestoord hun werk doen.
Smart werkomgeving
De doelstelling is dat de meeste Smart-toepassingen straks van toegevoegde waarde zijn op de gebruikerservaring binnen de Campus. Het idee is dat iedereen straks via een app maximaal invloed heeft op zijn of haar werkomgeving. Inspelen op de uiteenlopende behoeftes van alle gebruikers is een belangrijke pijler van Smart. Om de beste werkomgeving te creëren is inzicht in het gebruik cruciaal. Het (privacy-proof) verzamelen van data om het werkplekconcept te optimaliseren is dan ook een belangrijke tweede pijler in de realisatie van het Smart-platform. Als derde pijler wil Booking technieken toepassen die het mogelijk maken om het gebouw beter, slimmer en efficiënter te beheren. Zo’n platform uitdenken en realiseren is niet eenvoudig. De toepassingen van technologie zijn legio. Ontzettend veel bedrijven bieden digitale oplossingen aan. Krijgt alle gebouwtechnologie die aan het internet wordt gekoppeld direct het label Smart? Veel technieken, apps en software pretenderen het leven van de Real Estate Manager, de Facility Manager en eindgebruiker te veranderen. Maar is dat ook zo? Ottevanger: “Het is cruciaal om scherp te hebben welke doelstelling je hebt en wat je wilt bereiken. De pijlers van Smart en use cases zijn hierbij een goed hulpmiddel.” Booking laat zich onder meer inspireren door succesvolle Smart-projecten bij andere bedrijven. Van den Helder: “Er worden hier en daar vorderingen gemaakt, maar ons ideale plaatje is nog nergens toegepast. De markt is daarvoor nog te veel in ontwikkeling.”
Testen, valideren en datagedreven besluitvorming
Voor de definitieve keuze voor de leverancier van alle hard- en software gaat Booking niet over één nacht ijs. De toegepaste techniek zal in de praktijk grondig bewezen moeten zijn. Met enthousiaste appbouwers en een goed idee gaat Booking.com niet snel in zee. Van den Helder: “De razendsnelle ontwikkelingen in de markt zijn beslist een hobbel. Je wilt zo flexibel en innovatief mogelijk zijn, maar de toepassingen moeten proven and validated zijn. Daarvoor is de schaal van de Campus te groot en heeft het een te hoog afbreukrisico.” Ottevanger: “Het goed voorbereiden van implementatie is echt cruciaal. Als je zaken niet goed werken vanaf dag 1 of er juist een overkill is aan nieuwe features verlies je het enthousiasme en adaptatievermogen van de gebruikers. Met andere woorden: testen, valideren en besluitvorming op basis van data en expertise zijn essentieel.”