Facilitaire operatie met militaire precisie
Elke onderneming droomt van groei, maar soms komt die onverwacht en gaat die zó door het dak, dat het alle hens aan dek is en hulptroepen van buitenaf nodig zijn om de nieuwe doelstellingen te halen. Rheinmetall Nederland klopte voor een grote professionaliseringsslag aan bij de facilitaire experts van Humanagement.
Rheinmetall Nederland, een dochteronderneming van het Duitse moederbedrijf, is al sinds jaar en dag leverancier van gespecialiseerde voertuigen voor de Nederlandse defensie. Tot voor kort verliep dat zo regelmatig dat ze er op de productielocatie in Ede de klok op gelijk konden zetten, maar toen de oorlog in Oekraïne uitbrak kwam de wereld en daarmee ook dit bedrijf in een stroomversnelling. De productievraag schoot omhoog, het aantal FTE’s verdubbelde en in dat kielzog kwamen er opeens tal van logistieke en facilitaire vraagstukken die om een oplossing schreeuwden. Maar zo’n uitzonderlijke situatie biedt tegelijkertijd ook dé kans de professionaliseringsslag te maken die noodzakelijk is om de sterk groeiende organisatie te faciliteren.
Een belangrijk onderdeel dat een grote rol speelde of de noodzakelijke groei optimaal gefaciliteerd kon worden of een ‘mission impossible’ werd, betrof het besluitvormingsproces dat nog op de oude situatie was gebaseerd. Onze Humanager ging de uitdaging aan, ook met het moederbedrijf in Duitsland en pleitte voor een lokaal beslisteam met een gealloceerd budget. Een ‘decision making unit’ wil je idealiter zo compact en dichtbij mogelijk hebben. Het kostte wat overredingskracht om de cultuurverschillen tussen Nederland en Duitsland te overbruggen, maar door het hele proces op te delen in fasen met bijbehorende deadlines werd deze ronde gewonnen.
In het verleden was Facilitair belegd bij een enkel persoon, aan wiens jasje werd getrokken voor alle dagelijkse zaken. Terwijl stafafdelingen als HR, Finance en IT groeiden, bleef die van de facilitaire afdeling achter. Opmerkelijk, maar vooral niet gewenst. Om inzichtelijk te maken wat er aan extra dienstverlening en aanvragen op het facilitaire bordje kwam, werd een speciaal registratiesysteem ontwikkeld. Nu is de facilitaire afdeling vijf man groot en komen aanvragen via dat systeem digitaal binnen. Dat maakt ze beter te managen qua verwachtingen en terugkoppeling, tot tevredenheid van alle medewerkers.
Engineers vormen de spil binnen een bedrijf als Rheinmetall. Als stakeholder dus een belangrijke partij voor onze Humanager om vaak mee om de tafel te gaan en uit te vinden hoe zij het best gefaciliteerd kunnen worden; van kantoorhuisvesting tot beveiliging en infrastructuur en alles daartussen. Doordat de ruimte op het terrein beperkt is en doordat de strenge veiligheidseisen de uitwijk naar externe locaties onmogelijk maken, kwam het aan op creatieve oplossingen. Op een nog vrijstaand stukje van 100 vierkante meter verrees een constructie van portocabins – drie rijen hoog. Waarom voor de hoogte in plaats van de breedte gekozen? Om enerzijds op de beste manier gebruik te maken van de minimale beschikbare ruimte en flexibel te zijn om in te spelen op veranderende situaties. Anderzijds was er niet de luxe om twaalf weken te wachten op gemeentelijk groen licht op een omgevingsaanvraag, maar binnen honderd vierkante meter mocht vergunningsvrij worden gebouwd.
Met deze elegante oplossing – goed voor meer dan dertig werkplekken, met alles erop en eraan, tot aan ramen, deuren, vloerbedekking, pantry en een noodtrappenhuis toe – kon snel hoogwaardige tijdelijke huisvesting worden gerealiseerd.
Tot slot staat een laatste grote constructieklus op stapel. Dan verrijst op de voormalige waterpoel, inmiddels verhard, een grote hal met harde wanden en een opblaasdak voor extra capaciteit t.b.v. het primaire proces. Dan is praktisch elke vierkante meter van het terrein benut en kan er echt niets meer bij. Maar ongetwijfeld komen er vanzelf weer andere mooie uitdagingen op het pad van de facilitaire afdeling, want saai is het in deze tijden – helaas! – nooit.