PwC

Hybride werken en duurzaamheid centraal

De internationale advies-, accountants- en belastingadviesorganisatie PwC heeft meerdere vestigingen in Nederland, waaronder twee kantoren in Amsterdam. Westgate I en Westgate II, via een ondergrondse voetgangerstunnel met elkaar verbonden, zijn bepaald geen kleintjes. Datzelfde geldt alleen al voor de centrale hal (de ‘Plaza’) van Westgate I: goed voor bijna 4500m2. De Plaza werd compleet gerenoveerd, zodat deze beter aansluit bij het hybride werken en nieuwe dienstverleningsconcepten konden worden geïmplementeerd. Bepalende elementen in het project waren niet alleen de gewenste uitstraling, maar ook noodzakelijke aanpassingen aan werktuigbouwkundige en elektronische installaties en de hoge duurzame ambities van PwC.

Uitdagingen en oplossingen

Met zo’n drukke ontmoetingsplek zijn dergelijke ingrepen uiteraard geen sinecure. Ook omdat tijdens de ingrijpende verbouwing de winkel wel gewoon open moest blijven. Nu is dat bij een winkel al een uitdaging, maar bij een keuken, restaurant én werkruimte is dat nog een extra opgave. Een van dé oplossingen? De menskracht en praktische aanpak van Humanagement. Zij zorgden voor een strakke fasering en zonering tijdens de uitvoering, duidelijke werkafspraken en een goede afstemming met partijen zoals ISS Facility Services en andere gebruikers.

Niet alleen de fysieke ruimte onderging een transformatie, ook de werkwijze van de projectorganisatie veranderde. Onze Humanager introduceerde een andere aanpak, met nieuwe formats en stuurinstrumenten. Er werd een kundige projectorganisatie opgetuigd met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Projectorganisatie en operatie werkten nauw samen. Daardoor kon beter worden gestuurd op tijd, budget en kwaliteit, met als prachtig resultaat een succesvolle oplevering en opening, tot tevredenheid van alle stakeholders.

Circulaire ambities en innovaties

Een bonusfactor die deze verbouwing- en professionaliseringslag extra interessant maakte, werd ingegeven door de hoge circulaire ambities van PwC. Gasten (en medewerkers) zullen een aantal daarvan terugzien in het vernieuwde decor. Zo kleurde de verouderde rode vloerbedekking naar circulair groen, gemaakt van 100% gerecycled garen, o.a. oude bestaande visnetten en CO2 negatieve biobased rug. Daarnaast zijn de tegels niet verlijmd en daarmee gemakkelijk te verwisselen en te recyclen. Ook kwam er een enorme natuurlijke plantenwand als blikvanger die als groen hart de verschillende onderdelen van de Plaza met elkaar verbindt.

Andere circulaire zaken zijn misschien niet op het eerste oog zichtbaar. Waar mogelijk kregen alle oude wanden, kantooronderdelen en deuren een nieuw leven als bijvoorbeeld een op maat gemaakt meubelstuk. Kijk goed en je ziet soms nog ergens een sleutelgat opduiken op een plek waar je die niet verwacht, als knipoog van de vakman die het oude materiaal hergebruikte. En de tafelvoetbaltafel? Die was in een vorig leven de vloer van een NS-treinstel. Zoals onze Humanager zegt: de Plaza is echt pionierswerk dat alleen samen met alle betrokkenen bedacht en gerealiseerd kon worden.

Van foodcourt tot town hall: de transformatie van PwC’s Plaza

Voor sommige verbeteringen hoef je niet op je ogen te vertrouwen, maar kun je je neus achterna. Het oude foodconcept kreeg een totale make-over en werd omgevormd tot een foodcourt met stands die de hele wereldkeuken vertegenwoordigen. En op de plek achterin waar vroeger misschien vreugdeloos een boterham werd gegeten, is nu ruimte gewonnen voor een sprankelende Town Hall, een auditorium met ruimte voor wel driehonderd mensen.

Dat alles maakt de Plaza een project om trots op te zijn, vol lessen die nu meegenomen worden naar de volgende opdracht: de Plaza van PwC Rotterdam, waar Humanagement opnieuw voor is gevraagd.

Gezocht: facilitair professional met ervaring in grote verandertrajecten

De verwachting was dat de professionalisering van Facility Management – met name bij de MT leden – weerstand zou oproepen. Daarom zocht PwC directeur FM, Maurice Verwer, een facilitair professional die ervaring had met grote verandertrajecten en die hij blindelings kon vertrouwen. Hij had eerder al met Humanagement samengewerkt, dus de keuze was snel gemaakt. Samen hebben ze in relatief korte tijd belangrijke stappen gezet in de professionalisering van het facilitair bedrijf binnen PwC. 

Visie achter aanpak

De visie die Maurice Verwer voor PwC Facility Management had opgesteld was ambitieus: moderne ondersteuning op topniveau was het doel. Belangrijke speerpunten waren hierbij:

• Vormen van een slagvaardige en professionele regieorganisatie;
• Strategisch huisvestingsplan;
• Hospitality;
• Duurzaamheid.

Daarnaast liepen er een groot aantal facilitaire projecten die in een versnelling moesten worden gebracht. De interimmanager was als programmamanager verantwoordelijk voor het (bege)leiden van de verschillende verbeter- en verandertrajecten. Die vroegen behoorlijk wat capaciteit van een relatief kleine groep medewerkers. Daarom is gekozen voor een transparante, pragmatische aanpak: Prince2 (very) light. Via een dashboard werd de planning gevolgd, zijn prioriteiten gesteld en afhankelijkheden bepaald. 

Professionele regieorganisatie

PwC is een toonaangevende organisatie. De ondersteuning moet daar een bijdrage aan leveren. Facilitair Management en Business Support hebben een professionaliseringsslag gemaakt en dragen nu wezenlijk bij aan de purpose van PwC.

“Aan de top komen is een uitdaging, daar blijven is topsport”

Er staat nu een regieorganisatie. De operatie en de aansturing daarvan zijn ondergebracht in een maincontract met ISS. Van een Joint Value Proposition wordt nu doorontwikkeld naar Vested Outsourcing. Er is een hospitality serviceconcept opgesteld en dat is door vertaald naar concrete acties. Ook is er een strategisch huisvestingsplan opgesteld. Op basis hiervan zijn diverse optimalisatieslagen gemaakt, waaronder een inrichtingsconcept op basis van Activity Based Working en het afstoten van vierkante meters. Ten slotte zijn er duurzaamheidsacties geformuleerd en ligt de focus nu op circulaire oplossingen. Ook voor Business Support is een nieuwe visie opgesteld. Daarin staan klantfocus, flexibiliteit, kwaliteit en innovatie door inzet van technologie centraal. Na een pilot wordt het verandertraject nu breed uitgerold. Kortom, een succesvolle organisatieverandering door gedegen, professioneel programmamanagement.

Ontwikkeling van medewerkers

Dienstverlening is mensenwerk. Betrokkenheid van medewerkers bij het verandertraject is essentieel. Bij elke opdracht werkt Humanagement nauw met hen samen om draagvlak te creëren en kennis te delen. Humanagement adviseerde PwC over de aanpak en de communicatie, speelde een coachende rol en heeft de medewerkers ondersteund met en bij projectmanagement. 

Circulariteit

Aan elke opdracht, elk project wil Humanagement meerwaarde toevoegen. Daar hoort circulariteit zeker bij. PwC is ook op dit punt ambitieus en neemt haar maatschappelijke verantwoordelijkheid. Humanagement heeft de focus nog meer op duurzaamheid weten te leggen door PwC uit te dagen om te denken in circulaire oplossingen en concrete projecten op te starten. De afdeling FM is nauw gaan samenwerken met de afdeling Corporate Responsibility. 

Kritische factoren

Organisatieveranderingen brengen altijd een bepaalde spanning met zich mee. Met name door het sourcingstraject was er onrust en onzekerheid bij een groot deel van de medewerkers binnen Facility Management PwC. En dat terwijl er veel cruciale trajecten tegelijkertijd in gang werden gezet. Goede communicatie is dan heel belangrijk. Juist bij een organisatieverandering richting een regieorganisatie moeten alle betrokken dienstverleners een bijdrage kunnen leveren aan een scherp geformuleerd dienstverleningsconcept.

Een andere belangrijke stap: ISS is gestart als maincontractor van PwC. Vanaf het eerste begin hebben PwC en ISS gestreefd naar samenwerking. Het resultaat is een partnerschap waarin beide partijen zich helemaal kunnen vinden.   

Perfecte match, prima sfeer

De overeenkomsten tussen PwC en Humanagement maakten de samenwerking succesvol én prettig. Facility Management binnen PwC bestaat uit een compact, hoogwaardig team van gemotiveerde, vooruitstrevende professionals. Ook bij Business Support is de weg naar professionalisering kordaat ingezet. Dat kenmerkt ook de aanpak van Humanagement: kennisintensief, daadkrachtig, resultaatgericht en bovenal betrokken! Alle Humanagers die in de afgelopen periode bij PwC (en ISS) hebben gewerkt pasten daardoor perfect.