Back to the future met Oxfam Novib & Humanagement
Begin maart reisden een aantal sleutelfiguren van Humanagement en de hoofdrolspelers van de eerste opdracht terug in de tijd. Dertig jaar precies, naar het jaartal 1995. Locatie: het hoofdkantoor van Oxfam Novib in Den Haag, dat destijds voor een ingrijpende transformatie stond. Een geanimeerd gesprek over de dingen die vroeger beter waren en de zaken waar we anno nu trots op kunnen zijn.
30 jaar jong
Het is een stap terug in de tijd, de spontane reünie tussen de kopstukken die aan de wieg van Humanagement stonden, maar wel een erg leuke stap. En wie aan tafel zit, merkt dat er qua dynamiek, energie en vrolijkheid geen seconde lijkt te zijn verstreken als toen in 1995 mooie plannen werden gesmeed om de bestaande monumentale huisvesting te moderniseren en uit te breiden met nieuwbouw.
Door de parate feitenkennis en de vele kleurrijke anekdotes – óók over Proeteproet, zie verderop – die ter tafel komen heeft het er verdacht veel van weg alsof de aanwezigen elkaar gisteren voor het laatst spraken. Aan tafel in de klassieke vergaderzaal: de projectverantwoordelijken van de allereerste opdracht uit de dertig jaar tellende Humanagement-geschiedenis. Dat zijn politiek coryfee en Oxfam Novib’s oud-directeur-bestuurder
Max van den Berg en Paula Roos, destijds een van de vertegenwoordigers van Oxfam Novib bij de verbouwing en nu facilitair verantwoordelijke bij Oxfam Novib, met Humanagement in de gedaante van oprichter Lennart Harpe en Maybrit Admiraal, voor wie het als projectleider haar eerste klus was. Inmiddels is ze alweer tijden directeur, samen met Gerard de Bruijn, die gespreksleider was van deze historische hereniging.
I love the ’90s
Max: “Ik denk dat de wereld toen gekenmerkt werd door veel hoop. De val van de muur, einde van de koude oorlog, meer ruimte voor internationale samenwerking. Dat viel mooi samen met de zaken waar we als Oxfam Novib structureel voor pleitten: een eerlijkere handel, een betere verdeling van grondstoffen. Wat dat betreft doet het wel een beetje pijn dit te zeggen, met de actuele stand van zaken in de wereld.”
Lennart: “Ik weet het nog goed: ik was op een congres en kreeg een oproep op mijn semafoon – de huidige generatie moet dat misschien even googelen. Een internetsite moest nog worden uitgevonden, maar Oxfam Novib kwam bij mij vanwege een advertentie in een facilitair blad. Papieren social media, zeg maar (lacht). Ik heb overigens niet het gevoel dat het toen allemaal zoveel rustiger was als nu. Ik werd toen verantwoordelijk voor zowel de facilitaire dienstverlening als de herhuisvesting.”
Paula: “In 1995 begon ik met werken voor Max, die toen directeur Campagnes was. Ik zat toen al vier jaar bij Oxfam Novib, en zag wel dat er nog heel wat diende te gebeuren op facilitair gebied. Mijn handen jeukten gewoon. Toen ik dat kenbaar maakte, gaf Max mij de gelegenheid om een dag in de week stage te lopen bij de facilitaire organisatie. In eerste instantie deed ik samen met Lennart de cateringinkoop, later met Maybrit de hele verhuizingsoperatie. Hoe mijn werkplek eruitzag? Ik zat achter een joekel van een monochroom beeldscherm, de computer werkte nog met grote slappe floppy’s. En een papierberg! Als je zag wat wij dagelijks aan verslagen en rapporten binnenkregen, ongelooflijk. En geen internet, en alleen een vaste telefoon.”
Max: “Als je dat vergelijkt met hoe makkelijk je nu communiceert met appjes.”
Paula: “Maar je had toen wel minder prikkels en mensen kregen minder snel een burn-out.”
Maybrit: “Voor mij was 1996 pas het Oxfam Novib-jaar. Ik had eerder met Lennart bij ingenieursbureau Starke Diekstra gewerkt, en was daarna een tijdje naar het buitenland vertrokken. De opdracht bij Oxfam Novib was de aanleiding om bij Humanagement te gaan werken. Lennart kende mijn reislust en zei toen ‘Jij bent zo weer vertrokken’ (schiet in de lach). Maar dertig jaar later zit ik er nog! Destijds lag mijn wereld nog totaal open, en reizen was behoorlijk anders. Vreemde valuta, travellers cheques – waarbij je om de zoveel maanden weer moest oefenen op je handtekening – en mijn ouders hadden vaak geen idee waar ik precies uithing. Communicatie ging per luchtpost, die brieven deden er vaak weken over. De sfeer bij Oxfam Novib, met nieuwsgierige, open minded mensen en de internationale focus, maakten overigens dat ik me hier direct thuis voelde.”
Samen sterk
Max: “Ik kwam uit de politieke wereld, en die hing van geknok aan elkaar. Bij Oxfam Novib kwam ik in zekere zin tot rust. Ja, het was knetterhard werken en een zware baan, maar dat wij-gevoel tussen mensen maakte het licht.”
Maybrit: “Hoe we toen al samenwerkten, met iedereen – van hoog tot laag in de organisatie – aan de tafel zaten, ook met leveranciers, klanten en andere externen, dat zorgde echt voor het gevoel: wij gaan die klus klaren. Het ultieme partnershipgevoel. Daar zijn later mooie managementboeken over vol geschreven, maar hier bij onze Oxfam Novib-klus bestond het gewoon al.”
Lennart: “Na allerlei plannen, die om verschillende reden geen doorgang vonden zoals een lastige nieuwbouwlocatie die erg veel geld zou gaan kosten, kwam het bestaande pand op de Mauritskade weer als optie in zicht.”
Max: “Toen dat pand opnieuw op de markt kwam, voor een lager bedrag, gingen we terug naar de tekentafel. Het was te krap, dus dat betekende
bijbouwen. Wat meespeelde – en dat is een les die ik zeer goed heb geleerd uit het politiek bestuur – is dat goede doelenorganisaties veel kunnen presteren op hun eigen terrein, maar als het eenmalige acties betreft, dan schieten ze per definitie te kort. Geen organisatie die dat aankan. We hebben het nu vooral over de stenen, maar ook op andere punten stonden we voor grote veranderingen, zoals de opkomende automatiseringsslag. Voor mij voelde Humanagement niet als een externe partij, ook door hun commitment. Het was een verrekt grote klus en het bedrijf moest wel gewoon doorgaan, dat veronderstelde een grote inzet.”
Lennart: “Misschien is het mijn opvoeding, maar ik werk voor een externe partij alsof het mijn eigen bedrijf is. Dat maakt het werk trouwens ook een stuk leuker. Er werken bij Oxfam Novib ook gewoon bijzondere mensen, en ik respecteerde de uitgangspunten zeer. Het was niet de bedoeling om zomaar geld naar Afrika over te maken. De zin die ik altijd onthield luidde ‘we geven mensen geen vis, we geven ze een hengel’. Zodat ze zelf konden vissen. In zekere zin hebben wij dat
hier ook gedaan in ons project. Overal lag een uitdaging, of het nu om het bedrijfsrestaurant, het archief of de schoonmaak ging. Maar toen ik wegging, bij de overdracht, overheerste het gevoel dat we iets achterlieten waar de medewerkers hier echt verder mee konden.”
Paula: “Ik was niet de enige van de facilitaire dienst die van Lennart een hengel kreeg aangereikt. Hij droeg uitstekend over dat hij vertrouwen in je had, en nam je in alles mee. Daar krijgen mensen vleugels van. Zo heb ik het zelf ervaren, maar ook teruggezien bij mijn collega’s.”
Maybrit: “Ik was hartstikke jong, achteraf besef ik misschien wel des te meer dat het een complexe uitdaging was in een hectische omgeving, maar ik heb dat niet zo ervaren. Dat kwam zeker ook door het vertrouwen dat Max en Lennart me gaven.”
Max: “Onderschat jezelf niet: je had ook echt de uitstraling dat je het wel kon.”
De transformatie en het proces
Lennart: “De nieuwbouw konden we dagelijks volgen, want het gebeurde letterlijk in de achtertuin. Daarvoor zat een heel proces waar de hele organisatie zich uit kon spreken over het gewenste resultaat. Wat Max’ kracht is, dat hij feilloos weet wanneer er genoeg gepraat is en een knoop durft door te hakken.”
Max: “Ik herinner me een eindeloze strijd of de ramen open en dicht moesten. Maar het is ook leuk dat je uiteindelijk één strijdpunt overhoudt. Dat scheelt weer.”
Lennart: “Een ander lastig punt was het leggen van alle benodigde IT-verbindingen in de bestaande constructie.”
Max: “We zaten midden in een transformatieperiode. Internationaal kwamen de elektronische verbindingen op. Dat is niet alleen technisch, maar vereiste ook een andere werkwijze van mensen die helemaal niet gewend waren met computers te werken. Een echte transitie dus.”
Paula: “Een werkplekconcept zoals we dat vandaag de dag kennen, bestond nog niet. Mensen hadden het liefst hun eigen bureau en stoel. En misschien ook nog een wandkleedje.”
Maybrit: “De uitdaging voor ons was dat de zooi minimaal gehalveerd werd (lacht).”
Lennart: “Medewerkers hadden hun eigen koffieapparaat. Vanuit facilitaire services kon je het gesprek gaan voeren. Hoeveel toiletten moeten er komen, en zijn ze staand of hangend? Hoeveel vergaderzalen? Is een fietsenkelder gewenst, een douche? Het belangrijkste is dat het hele project op tijd en binnen budget is opgeleverd. Dat is misschien ook iets wat de huidige generatie niet kent (lacht). Bij de oplevering – we zijn in de nacht verhuisd – was het spannend. We hadden alles via het interne bulletin gecommuniceerd, ook met de vraag om te melden als er iets niet goed was. We kregen nauwelijks klachten, alleen van de orde als ‘die lamp doet het niet’, het mocht geen naam hebben. De mensen waren vooral blij.”
Maybrit: “Mogelijk kwam het ook omdat iedereen betrokken was. Mensen konden dagelijks zien hoe hard het hele team hieraan aan werkte. Dat creëerde ook bij hen dat wij-gevoel. Eigenlijk was er maar één misser. Op de verhuisdag bleek dat we een belangrijk ding vergeten waren in het Programma van Eisen: de toegang voor Proeteproet, de huispoes. Toen is Chris Oosterhof, de huismeester, als de wiedeweerga aan de slag gegaan met het timmeren van allerlei loopbruggetjes en -plankjes.”
Max: “Ik was trots op het gebouw. Later kwam prins Claus over de vloer, om gasten uit Afrikaanse landen met wie hij een band had te ontmoeten, heel informeel. Ik weet dat hij het geweldig vond, een andere sfeer dan op het stijve ministerie. Dat gold voor veel mensen.”
Proeteproet is ook verhuisd
De tegenwoordige tijd
Paula: “Het werken is radicaal anders dan toen. Het wij-gevoel van toen is minder sterk. Op dinsdag en donderdag is het kneiterdruk.”
Max: “Toen ik kwam was het aantal vrouwen in de directie nul, toen ik wegging bestond de directie uitsluitend en alleen uit vrouwen. Misschien dat ik een beetje ben doorgeschoten. Uiteindelijk is er evenwicht gecreëerd. De volgende stap was dat het nog een erg witte organisatie was. Dat was niet zo bewust, maar een gevolg van een haast automatisme dat je nieuwe mensen aantrekt die lijken op de mensen die er al zitten. Maar uiteindelijk is ook de diversiteit van medewerkers wat betreft etnische achtergrond beter gelukt.”
Lennart: “Ik zou het lastig vinden om in de hybride werkomgeving van nu te functioneren. Net als Max geloof ik in management by walking around. Ik herinner me dat ik Max ooit door de gang zag lopen naar de pantry, de keukenla opentrekken en verzuchten: hoeveel soorten thee hebben we wel niet. Een schoolvoorbeeld als het nodig is beslissen op hoofdlijnen maar ook oog hebben voor detail. En inderdaad: twee soorten volstaan soms. Ik ben ervan overtuigd dat vier dagen met elkaar op kantoor een band geeft en voor cohesie zorgt.”
Paula: “Het voordeel aan hybride werken is dat ik persoonlijk thuis veel geconcentreerder kan werken dan op kantoor, waar iedereen de hele dag in- en uitloopt. Dus qua efficiëntie weet ik niet of het
verstandig is om hier de hele dag te zijn. Maar het vergt wel meer sturing om te zorgen dat collega’s op vaste dagen bij elkaar komen. Dat kan nog beter, want het gevaar is dat de werkvloer anders als los zand voelt.”
Maybrit: “Ik denk dat we steeds meer gaan beseffen dat fysieke samenwerking echt goed is voor innovatie. Als Humanagement hadden we altijd al de intentie om zoveel mogelijk van onze uren op locatie te werken. Daar waren we destijds al onderscheidend in, veel andere partijen waren gewend om alleen voor vergaderingen acte de presence te geven. De echte betrokkenheid ontstaat niet door alleen op de formele momenten er te zijn, maar ook daarbuiten,
bij de koffieautomaat of op de kerstborrel.”
Gerard: “Onze waardes zijn in dertig jaar niet wezenlijk veranderd. We hebben ook ons lang moeten verantwoorden als Humanagement dat we niet groei als ambitie hadden. Het was altijd een bewuste keuze om dat compacte team te zijn met mensen die bij ons passen, intrinsiek gemotiveerd. Met een klein team is persoonlijke ontwikkeling nu eenmaal makkelijker, en hebben Maybrit en ik er ook meer plezier aan.”