Hoe overleef ik…. 72 uur bij een noodscenario?
Hoe kan Humanagement opdrachtgevers helpen zich voor te bereiden op 72 uur zelfredzaamheid? Dat weet Lelie zorggroep. Humanagement levert een belangrijke bijdrage door de organisatie te ondersteunen bij de verdere uitrol van hun beleid rondom zelfredzaamheid. Daarbij helpt Humanagement bij het concretiseren en implementeren van maatregelen op alle 19 zorglocaties. Zo kunnen deze locaties bij uitval van water, elektriciteit en andere essentiële voorzieningen tot 72 uur blijven functioneren en blijft de zorg voor kwetsbare bewoners gewaarborgd.
Tussen (vooruit)denken en doen zit nog de nodige speelruimte. Dus ook al plofte op zo’n 8,5 miljoen Nederlandse deurmatten het boekje “Bereid je voor op een noodsituatie”, dat betekent niet dat iedereen meteen een batterijradio en zaklamp koopt of de kelderkast met noodrantsoenen vult. Toch groeit de urgentie: door de geopolitieke ontwikkelingen, maar bijvoorbeeld ook door steeds extremer weer, leven we in een onvoorspelbare tijd. Het is daarom belangrijk dat iedereen zichzelf 72 uur kan redden als vitale voorzieningen uitvallen en hulp langer op zich laat wachten.
Heel menselijk om dit soort niet echt leuke en best lastige zaken uit te stellen. Wat dat betreft zijn organisaties net mensen. Met het verschil dat er voor hen geen overzichtelijk document voorhanden is en de uitdaging vele malen complexer is. Gelukkig kan Humanagement, mede dankzij ruime ervaring met business continuity management (BCM), helpen om die puzzel te leggen.
Neem Lelie zorggroep, met 19 zorglocaties en zo’n vijfduizend medewerkers. Als het gaat om voorbereiding op noodsituaties en het versterken van de zelfredzaamheid is deze organisatie een voorloper. Veel organisaties maken daar immers nog geen serieus werk van. En bij pionierswerk hoort natuurlijk ook een kleine (water)ramp op zijn tijd – daarover verderop meer.
Het begint met een plan
Onze Humanager die aan dit bijzondere project meewerkte, vertelt: “Lelie zorggroep geeft dit prioriteit. ‘We nemen onze zorgplicht voor bewoners serieus, dus maken we werk van onze zelfredzaamheid’, is de gedachte.” Nadat de kaders, uitgangspunten en de aanpak helder waren, is een werkgroep ingericht met vertegenwoordigers van alle afdelingen. Daar is niet alleen nagedacht over de samenstelling van het noodpakket, maar ook over mogelijke scenario’s en specifieke elementen als communicatie en beheer. Want hoe doe je dat wanneer het internet eruit ligt of de telefoon niet meer werkt? Dat de afdeling Facilitair een sleutelrol in het traject heeft, is niet gek: in crisismanagement vervult deze afdeling vaak een verbindende rol. Tegelijkertijd moet je draagvlak creëren in de hele organisatie; een project als dit is bij uitstek multidisciplinair en je moet ook rekening houden met weerstand. Want niet iedereen voelt dezelfde urgentie of medewerkers denken dat het allemaal wel zal meevallen. Ook hen moet je mee zien te krijgen.
Humanagement deelt mijn overtuiging dat je als facilitair manager een belangrijke verantwoordelijkheid hebt ten aanzien van business continuity management (BCM). Dat schakelt snel en prettig. Door de combinatie van hun kennis en ervaring op dit vlak met goed projectmanagement, hebben we in korte tijd mooie resultaten bereikt.
Dan begint het echte werk
En ja, het zijn óók logistiek complexe vraagstukken. Veel locaties hebben al krappe opslagruimte, dus is het zoeken naar een geschikte plek. “We hebben berekend dat we per vijftig bewoners ongeveer 15m2 moeten reserveren. Op locaties waar dat echt niet lukt, kijken we naar containers in de tuin. Maar ook dat is niet zomaar geregeld, want daarvoor heb je een vergunning nodig. Daarnaast moet je rekening houden met de temperatuur. Die moet vanwege de voedingswaren stabiel blijven. Dan kom je al snel uit op een geïsoleerde container en dat heeft invloed op het kostenplaatje.” Voor eten en drinken zijn menu’s samengesteld die zorgvuldig zijn afgestemd op de behoeften en voorkeuren van de doelgroep die zorg ontvangt. Daarnaast bevat het noodpakket water, heel veel water. Met drie liter per persoon per dag kom je bij een locatie met 150 bewoners al bijna op 1.500 liter.
Dat is nog zonder 25% voor het personeel en extra water voor hygiënische doeleinden. Met dergelijke volumes duiken ineens praktische vragen op waar je vooraf niet aan denkt. Hoe sla je het water bijvoorbeeld veilig op? “Er is gekozen voor kartonnen pakken, omdat deze praktischer zijn in opslag. Maar hoe je die het best stapelt, leer je alleen in de praktijk. Daarom hebben we op het hoofdkantoor een proefopstelling voor vijftig bewoners gebouwd. De vloer kon de belasting prima aan. De toren van pakken niet: die stortte onder zijn eigen gewicht in. Nou ja, dweilen hoort óók bij facilitair. Lesson learned!”, lacht onze Humanager.
Zelfredzaamheid die blijft
Zelfredzaamheid is pas echt zelfredzaamheid wanneer een organisatie het na de overdracht zélf kan blijven organiseren. Dat vraagt om meer dan een goed ingerichte voorraadkast. Het vraagt om een duidelijk beheersplan met heldere afspraken die zijn belegd bij de juiste functies en afdelingen. Zo moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wie toegang heeft tot de afgesloten ruimtes en hoe de voorraad wordt bijgehouden en aangevuld. Neem de grote hoeveelheid verpakkingen aan etenswaren: wanneer de houdbaarheidsdatum bijna verlopen is, moeten deze op tijd uit de voorraad worden gehaald en in de reguliere menucyclus worden gebruikt. Zo blijft de voorraad op peil zonder dat er eten en drinken weggegooid hoeft te worden.
De kern van business continuity management (BCM) ligt in het borgen van dit soort afspraken, processen en verantwoordelijkheden. Daarmee is niet alleen de inrichting straks op orde, maar blijft de organisatie ook na afronding van de opdracht – en wanneer het ertoe doet – daadwerkelijk zelfredzaam.
Met het complete pakket aan afwegingen, maatregelen, materialen, scenario’s en beheersplannen heeft de organisatie de nodige zaken die komen kijken bij een noodscenario vastgelegd en georganiseerd. Het complexe, maar ook het leuke, is dat elke locatie anders is en om maatwerk vraagt. Veel ligt voor de hand, maar zelfs in het noodpakket zitten verrassingen. Hoezo zitten daar ledkaarsjes in met een fraai ribbeldesign – is dat nu werkelijk broodnodig?
“Toen ik de uitleg kreeg, ging ik overstag. Een noodsituatie creëert veel stress en dat is zeker voor ouderen in de gezondheidszorg niet bevorderlijk. Misschien is een bewoner bedlegerig, alleen op de kamer in het donker. Dat kan best angstig of verdrietig zijn. Met die gedachte is zo’n sfeerkaarsje een heel mooi en goed gebaar dat misschien net een beetje extra verlichting biedt.”
Zelfredzaamheid stopt niet bij zorginstellingen. Elke organisatie zou zichzelf de vraag moeten stellen: wat gebeurt er als voorzieningen tijdelijk uitvallen? Hoe lang kun je het zelf redden? En komen je belangrijkste werkprocessen dan niet in gevaar? We hebben het dan over business continuity management (BCM): hoe houd je je organisatie draaiende als omstandigheden veranderen? Humanagement gaat daarover graag met jullie in gesprek – om samen te ontdekken wat er nodig is om écht voorbereid te zijn.”