Zo staat contractmanagement als een dijk
Het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard draagt zorg voor de dijken, sluizen en gemalen in een grote regio aan de noordkant van Rotterdam. Belangrijk werk, waar veel partijen – en dus ook afspraken – aan te pas komen. Om het contractmanagement naar een hoger niveau te tillen, maakte de organisatie gebruik van de kennis en het gereedschap van Humanagement en Significant Synergy*.
Het grootste deel van het gebied tussen Rotterdam, Zoetermeer, Gouda en Schoonhoven ligt onder de zeespiegel. Dat gebied veilig en droog te houden, het water schoon en het peil op het juiste niveau behoort allemaal tot het takenpakket van het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (HHSK). Dat er heel wat specialistische kennis in het HHSK aanwezig is, is dus een understatement. Maar je kunt onmogelijk van álle markten thuis zijn.
De soms chaotische of ondoorgrondelijke reeks aan contractuele afspraken en overeenkomsten met toeleveranciers en derden is weer een totaal andere tak van sport. Gelukkig voelt een Humanager zich op het terrein van het professioneel organiseren van contractmanagement als een vis in het water. Daarbij kon de Humanager, door een samenwerking met de interne projectleider, leunen op de aanwezige kennis van de organisatie.
Het fundament onder een professioneel georganiseerd contractmanagement begon bij HHSK, net als elke andere organisatie, met het ontwikkelen van een solide visie en een uitgesproken ambitie. Deze visie en ambitie is vertaald naar kaders en organisatorische voorwaarden en samengevat in een uitvoeringsplan. De implementatie hiervan is de volgende belangrijke stap, waar externe én interne expertise samenkomen en elkaar versterken. Hoe borg je dat de nieuwe manier van werken ook echt gaat landen in de organisatie? De nauwe samenwerking tussen de projectleider met de ingeschakelde Humanager wierp vruchten af. De interne projectleider kende de stakeholders en was onmisbaar in het creëren van draagvlak binnen de afdelingen. De Humanager kon dankzij de blik van buitenaf kritische vragen stellen en had de instrumenten om de betrokkenen mee te krijgen in de nieuwe werkwijze en rollen.
Om de vakinhoudelijke kennis aan te laten sluiten op de bedrijfsprocessen, werden de medewerkers actief meegenomen in de reis én dachten mee over gewenste werkafspraken en processen, bijvoorbeeld in werkgroepen en interactieve sessies. De gereedschapskoffer van dit hoogheemraadschap werd daarnaast uitgebreid met checklists en templates. Deze hulpmiddelen nemen de organisatie – ook na afronding van deze opdracht – veel werk uit handen. Dat scheelt tijd en energie, die weer in de kernmissie van het beschermen van land en water gestoken kunnen worden.
* “Humanagement en Significant Synergy werken samen daar waar zij elkaar kunnen versterken en altijd ten goede van de opdracht. Een fijne samenwerking met een win-win voor beide partijen.”
Humanagement is een goede samenwerkingspartner voor Significant. Fijn dat zij als deskundige partij deze opdracht voor ons hebben kunnen uitvoeren.
Naast de inbreng van expertise heeft Humanagement ook gefungeerd als aanjager wat de totstandkoming heeft versneld.