Van een quick scan via quick wins naar een duurzame langetermijnvisie
Wat doet het met een organisatie en haar huisvesting als de facilitaire processen niet goed in de organisatie zijn belegd? Een quick scan van Humanagement maakte duidelijk dat er bergen werk lagen te wachten in het gemeentekantoor van Pijnacker-Nootdorp. Dat de handen van de Humanager jeukten kwam goed uit, want hij mocht de adviserende woorden ook omzetten in daden.
In twintig jaar tijd is het inwoneraantal van Pijnacker-Nootdorp met meer dan 65 procent gegroeid. Deze imposante groei en de bijbehorende uitbreiding van de gemeentelijke organisatie brachten ook uitdagingen met zich mee. De gevolgen daarvan werden steeds zichtbaarder, zowel in de facilitaire organisatie die niet optimaal was ingericht, als in de staat van het gemeentekantoor. Een quick scan is in dit soort omstandigheden een goed instrument om snel de huidige situatie en pijnpunten in kaart te brengen, al kunnen deze best confronterend zijn. Want ook al was het besef aanwezig dat het ontbreken van een goed ingerichte facilitaire organisatie zijn tol had geëist, de aard van de problemen was groter en urgenter dan gedacht of gehoopt. Bouwtechnisch voldoet het pand nog, maar het is wel toe aan een flinke upgrade. Aan de interimmanager de taak om orde op zaken te stellen, zowel fysiek in het pand als organisatorisch.
Wíe die interimmanager mocht leveren, was geen uitgemaakte zaak, maar inzet van een spannend aanbestedingstraject. Voor Humanagement pakte dit traject geweldig uit, want wat is er mooier of eervoller dan je eigen adviezen tot uitvoer te mogen brengen? Met als aardige bonus dat de desbetreffende Humanager toevallig zelf een inwoner van Pijnacker-Nootdorp is.
Inmiddels ligt er een plan voor een upgrade van de kantooromgeving en diverse facilitaire processen. Urgente veiligheidsissues worden aangepakt, versleten tapijt en pantry’s worden vervangen, de raadzaal krijgt een upgrade en duurzaam afvalmanagement wordt ingevoerd. Maar het blijft niet bij de inrichting. De Humanager richt zich ook op het fundament: het opzetten van een toekomstbestendige facilitaire organisatie en het ontwikkelen van een lange termijn huisvestingsvisie voor de gemeentelijke organisatie. Daarbij bieden de kernwaarden van de gemeente zelf – betrouwbaar, transparant, klantgericht en omgevingsbewust – een prachtig handvat om naar een passende, schone, veilige en duurzame werkomgeving te komen.