Eerst denken, dan doen
Politiek is soms traag en vaak behoorlijk ingewikkeld, maar saai? Nooit. De poppetjes kunnen wijzigen, het speelveld is dynamisch en wat gisteren een harde wet of ongeschreven regel was, kan morgen anders liggen. In die complexe wereld, waar de lat qua verwachtingen en eisen hoog liggen en de druk continu is, hielp Humanagement de projectmanagers Facilitair en Huisvesting van de Gemeente Den Haag hun werk te professionaliseren… door even op de pauzestand te drukken.
Niks menselijks is de projectmanager vreemd. Volstrekt logisch dus dat hij of zij bijna direct gaat hollen wanneer een nieuwe uitdaging op het bord belandt. Maar wat is exact de vraag en is het wel echt een project? Humanagement nam de projectmanagers Facilitair & Huisvesting van de Gemeente Den Haag even terug naar de basis. In een aantal trainingen en coachingssessies reflecteerden zij op de aard van hun werk. De belangrijkste les: eerst denken, dan doen.
Een gezamenlijke taal
Een belangrijke stap: een gezamenlijke taal. Want als je niet dezelfde taal spreekt in een project, neemt de slagingskans snel af. Dat begint al bij de vraag: ‘wat is een project?’. Waar in het verleden zo’n beetje álles onder de noemer van ‘project’ werd geschaard, loont het de moeite om de definities, rollen en verantwoordelijkheden scherper te hanteren.
Een goede projectstart
Ook als wel duidelijk is dat iets een project betreft, dan is de impuls om meteen te gaan rennen beslist niet de beste. Beter is het om eerst de essentiële zaken scherp krijgen. Om écht de tijd te nemen. Om niet alleen goed na te denken over het resultaat wat je moet opleveren, maar ook over wie de opdrachtgever precies is en of er überhaupt budget is. Welke kaders staan vast en welke uitgangspunten hanteren we (onbewust)? En vooral: waarom willen we dit? Pas bij dát begrip van de situatie kun je de juiste keuzes maken en bijsturen waar nodig.
Heb vervolgens niet de illusie dat dit alles niet meer wijzigt. Vaak bestaat het beeld van een ‘blauwe’ projectmanager die houdt van orde en structuur. Maar… een projectmanager die geen energie krijgt van dynamiek en veranderingen heeft het zwaar. Feitelijk is je dagtaak ‘verwachtingsmanagement’. Hoe stroomlijn je in een continu veranderende omgeving de verwachtingen van alle betrokkenen: van opdrachtgever en projectmedewerkers tot toekomstige gebruikers?
Deze professionaliseringsslag is een echte veranderopgave. Dat vereist geduld en een lange adem en een andere manier van werken – niet alleen voor de eigen projectmanagers, maar voor iedereen die aan het project deelneemt. Die mentaliteitsverandering bereik je niet met een eenmalige training. Heel fijn dat Humanagement gedurende het hele proces kan ondersteunen.
Een sparringpartner maakt het verschil
De kennis en ervaringen die Humanagement in de praktijk opdeed, leert dat goed projectmanagement nooit een simpele invuloefening is waar je met standaard formats of stappenplannen het gewenste resultaat bereikt. Natuurlijk moet je kennis hebben van de onderliggende theorie, maar de kunst is om net als een topkok zelf met alle ingrediënten aan de slag te gaan. Niet om klakkeloos een recept af te werken, maar om een echte maaltijd te creëren.
Veel lesstof, maar uiteraard is de alledaagse praktijk weerbarstiger dan de theorie. Dat geldt ook binnen de Gemeente Den Haag, met een grote variatie aan projecten, klanten met omvangrijke en uiteenlopende opgaves en een facilitaire afdeling in ontwikkeling. Daarom nam Humanagement in het vervolgtraject ook de rol van sparringpartner op zich door de projectmanagers te coachen. Want een andere blik van buitenaf kan verhelderend werken.
De kern van Humanagement is kennisdeling. Hoe mooi dat de opdrachtgever diezelfde aanpak hanteert, met intervisiebijeenkomsten waar het team leert van elkaars successen en missers. Het helpt ook met een eenduidige aanpak en een geborgde continuïteit, waarbij elke projectmanager gelukkig nog steeds zingt zoals-ie gebekt is, maar wél met dezelfde taal.