Interim-locatiemanager zet echt iets in beweging!
Humanagement leverde voor acht maanden een interim-locatiemanager voor de hoofdlocatie van het Albeda College aan de Rosestraat in Rotterdam. Tot volle tevredenheid van opdrachtgever Arno Schepen. “Deze Humanager heeft in heel korte tijd significante verbeteringen in de facilitaire dienstverlening bereikt. Zij heeft echt iets in beweging kunnen zetten!”
Interim manager hoofdlocatie
De hoofdlocatie van het Albeda College biedt plaats aan ongeveer 5.000 studenten en er werken rond de 600 medewerkers. Ook het College van Bestuur is hier gehuisvest. Deze locatie heeft een locatiemanager en stuurt een team van ca. 25 medewerkers aan, veelal in de functies van conciërges, telefonisten en receptionisten.
Opdracht interim locatiemanager
De aanleiding voor de opdracht was het vertrek van de vorige locatiemanager, die een andere rol binnen het Albeda College kreeg. Daarnaast moesten het klantmanagement en de facilitaire processen op locatie structureel worden verbeterd.
De opdrachtgever had de volgende concrete wensen:
1. Communicatie richting gebruikers optimaliseren.
2. Afdelingsstructuur en taakverdeling medewerkers verbeteren.
3. Operationele dienstverlening verbeteren (met name gericht op look and feel van het pand).
4. Regie voeren over werkzaamheden van leveranciers en collega’s.
5. Communicatie verzorgen tijdens de verbouwing en fungeren als eerste aanspreekpunt.
Duidelijk en daadkrachtig
Er moest echt iets in beweging worden gezet binnen in het team. Relaties moesten opnieuw worden aangegaan en facilitaire kennis en kunde moest worden ingezet. Daarvoor is iemand nodig die verbindt, tegelijkertijd structuur aanbrengt en niet bang is om als manager ook impopulaire, maar rechtvaardige beslissingen te nemen.
Humanagement-aanpak
In de eerste weken hebben we vooral veel aandacht besteed aan het kennismaken met het team en met de klant. De klant was in dit geval het College van Bestuur, onderwijsleiders en directeuren. Wensen, behoeften en wederzijdse verwachtingen hebben we uitgesproken.
Tijdens de hele opdracht lag de focus op de vijf speerpunten. Structuur aanbrengen was de rode draad. Communicatie is als eerste aangepakt: werkoverleggen met het team, gebruikersoverleggen met de klant en informatiemails naar klanten en het team. Van daaruit hebben we de grootste pijnpunten bepaald en prioritering aangebracht. Stap voor stap zijn we dat gaan uitwerken. Zo hebben we een goede fundering kunnen neerleggen voor de structurele opvolger.
Resultaatgericht
In korte tijd vonden er veel veranderingen plaats, onder andere in de afdelingsstructuur. Dit was voor de medewerkers soms heftig. Maar we zijn steeds blijven uitleggen waarom het nodig was en wat het zou gaan opleveren. Dat hielp om iedereen mee te krijgen. Voor een aantal medewerkers was het jaren geleden dat zij een functioneringsgesprek hadden. Dat is nu weer opgepakt. Er zijn duidelijke taakbeschrijvingen gemaakt en iedere medewerker heeft een samenvatting van onze bevindingen gekregen. Zij kregen voor het eerst te maken met resultaatafspraken. Daar zullen zij in 2019 ook op beoordeeld gaan worden.
Verbeteren en ontwikkelen
Daarnaast hebben we geprobeerd het eigenaarschap bij medewerkers in processen te verhogen. Bijvoorbeeld door het invoeren van een signaleringsronde voor conciërges. De Humanager liep met iedereen mee om uit te leggen wat de bedoeling was en wat het zou opleveren.
Voor het proces rondom uitleenmaterialen is een werkgroep opgezet met trekkers die verantwoordelijk waren voor het verloop, de communicatie en de naleving hiervan. Medewerkers moesten hieraan wennen, maar vonden dit uiteindelijk toch prettig. Het riep verantwoordelijkheidsgevoel op.
In samenwerking met de projectmanager huisvesting zijn 90 lokalen, twee leerpleinen, diverse gangen en 30 toiletgroepen tijdens de vakantieperiode verbouwd en aangepast aan de look and feel van het Albeda College.
Drie keer is het College van Bestuur bijgepraat over de voortgang. Zo bleef ook de klant aangehaakt bij wat we deden, wat onze bevindingen waren en of we nog steeds voldeden aan de verwachtingen, wensen en behoeften.
Meerwaarde interim-locatiemanager
Vanuit onze professie heeft Humanagement advies kunnen geven over de locatie. Ook buiten de scope van de opdracht hebben we aanbevelingen gedaan. “We hebben een duidelijke professionaliseringsslag gemaakt. Processen zijn verbeterd, vastgelegd en geborgd, de kwaliteit in de HR-cyclus is verbeterd, er zijn overlegstructuren opgezet en we hebben onze facilitaire kennis en kunde gedeeld. Op dat vlak liggen er nog veel kansen voor het Albeda College.”
De nieuwe locatiemanager zei het heel mooi: ”Deze interim locatiemanager heeft een goede en stevige taartbodem gerealiseerd, nu is het aan mij om de taart verder op te bouwen. Een waardevolle en zeer prettige collega!”
Door duidelijk en daadkrachtig leiding te geven aan haar eigen team en door structureel klantmanagement is in korte tijd een stevige basis neergezet. Ook deze interim manager van Humanagement is dynamisch, staat sterk in haar schoenen en heeft veel en diverse ervaring. Open, gericht op samenwerking en altijd duidelijk in haar doelstelling.
Interim-locatiemanager ten tijde van Corona
Op een van de vestigingen van de Zuid-Hollandse MBO-instellingen van Albeda is Laura Barendregt actief als interim-locatiemanager. Dat is in een dynamische omgeving vol studenten sowieso nooit saai, maar in coronatijden wordt nog meer van facilitair verwacht.
De impact van het fenomeen en de aan verandering onderhevige regelgeving is niet te onderschatten. Zo wordt wekelijks de tussenstand opgemaakt qua verloop en aantal gemelde besmettingen onder studenten en personeel. Vanwege de aangescherpte voorzorgsmaatregelen zoals thuisquarantaine – ook bij geteste gezinsleden – of bij verdachte symptomen vallen medewerkers mogelijk sneller uit. De uitdaging is om ook in die eventuele situatie de continuïteit van de dienstverlening op peil te houden.
Bovenop de ‘gewone’ werkzaamheden moeten er ook andere zaken worden geregeld. Er zijn overal desinfectiezuilen geplaatst en het facilitaire team is nu medeverantwoordelijk voor de ventilering van de ruimtes: essentieel in de strijd tegen corona op het Albeda waar nog steeds een deel van het onderwijs fysiek op locatie plaatsvindt en een deel digitaal op afstand.
Er is ook frequent overleg tussen facilitair, de conciërges en onderwijsverantwoordelijken over vraagstukken die zich in de praktijk voordoen. Het is geen geheim dat studenten zich in de leeftijdsgroep bevinden die grote moeite heeft de anderhalve-meter in acht te nemen. De controle op handhaving van afspraken en aansturing wordt bij zowel onderwijs als facilitair belegd. Concreet betekent dit dat op diverse strategische punten mensen staan gepositioneerd om de regels in herinnering te brengen met een actieve rol voor conciërges en beveiliging.
De geleerde les is dat het mogelijk is om goed onderwijs aan te bieden, ook in uitdagende tijden met een goede integrale samenwerking.