Optimaliseren van Logistieke processen

 

"Humanagement heeft zeer veel en waardevol werk voor ons verzet. We zijn echt een stap verder gekomen mede door jullie inzet en organisatieverbetering. Ik hoop dat de afdeling zelfstandig op deze weg verder kan in haar logistieke ontwikkeling. Dank voor jullie bijdrage en fijn met jullie gewerkt te hebben.”

[Opdrachtgever - Albert Schweitzer ziekenhuis]

Behaalde eindresultaten voor afdeling Logistiek

De afdeling Logistiek van het Albert Schweitzer ziekenhuis speelt na het optimaliseren van logistieke processen weer goed in op de behoefte van haar interne en externe dienstafnemers.

De afdeling Logistiek schakelde een projectmanager van Humanagement in, omdat zij er niet in slaagde om de hoogst mogelijke kwaliteit voor het leveren van materialen, middelen en diensten tegen de laagst mogelijke kosten te garanderen. Dit werd veroorzaakt door minder efficiënte werkstromen die een hoge werkdruk en onevenredige werkverdeling binnen het team tot gevolg hadden, onduidelijkheden ten aanzien van taken en verantwoordelijkheden en onvoldoende handvatten voor het management om pro-actief te kunnen sturen en de kwaliteit van dienstverlening te borgen. 

Humanagement heeft in de rol van projectmanager samen met de betrokken verantwoordelijken een logistiek concept ontwikkeld en geïmplementeerd.

Hiermee zijn voor het Albert Schweitzer ziekenhuis de volgende eindresultaten gerealiseerd:

  • Kwaliteitsverhoging van de logistieke dienstverlening.
  • Borging van het concept.
  • Kostenbesparing.

Zie subtitel "Een nieuw logistiek concept, resultaten en borging" voor een uitgebreide beschrijving van de resultaten.

 

Integrale aanpak en gefaseerde implementatie

Humanagement is aan boord van een rijdende trein gestapt. De interne organisatie was reeds twee maanden bezig met het optimaliseren van logistieke processen en dit bleek meeromvattend te zijn, dan ze hadden voorzien. Bij aanvang is Humanagement de rol van projectmanager gaan invullen. Omdat een projectplan ontbrak, is eerst op verschillende vlakken helderheid verschaft, zodat uitgangspunten en richting voor iedereen helder waren.

Vervolgens is gestart met het ontwikkelen van een logistiek concept. Hiervoor heeft de projectmanager een scan van de huidige organisatie gemaakt en is inzicht verkregen in onder andere de operationele taken van de afdeling logistiek, de dienstgebieden, de werkdruk en de geografische ligging van de afnemers. Op basis van deze inzichten heeft de projectmanager onder andere nieuwe dienstgebieden bepaald, passende dienstroosters opgesteld en de interne goederenstroom aangepast aan de hand van just-in-time management.

Om de logistiek medewerkers alle werkprocessen binnen concept uit te kunnen laten voeren heeft de projectmanager een opleidingsplan geschreven en uitgevoerd. Toen zowel de basis als de medewerkers klaar waren voor het nieuwe logistieke concept, is deze LIVE gegaan. De projectmanager heeft na het optimaliseren van logistieke processen ook zorg gedragen voor de nazorgfase en het borgen van het concept.

Om draagvlak voor het optimaliseren van logistieke processen en de bijbehorende verandering te creëren, heeft de projectmanager van Humanagement gekozen voor een integrale aanpak en een gefaseerde implementatie. Operationeel medewerkers hebben actief kunnen meedenken bij de inrichting van het concept en dienstafnemers zijn benaderd om inzicht in de wensen en behoeftes te krijgen.

 

Een nieuw logistiek concept, resultaten en borging

Het optimaliseren van logistieke processen binnen het Albert Schweitzer ziekenhuis is middels het nieuwe logistiek concept bereikt. De verandering is visueel en tastbaar gemaakt door de dienstgebieden te hernoemen naar ‘Routes’, het telefoonplan aan te passen op de Routes, plattegronden per Route te maken en verschillende route-indelingskaarten op te stellen om het operationele proces te ondersteunen.

Kwaliteitsverhoging van de logistieke dienstverlening:

  • Efficiënte werkstromen.
  • 7 Dienstgebieden met gebiedsverantwoordelijkheid.
  • Qua werkdruk evenredig verdeelde dienstgebieden.
  • Qua geografische ligging efficiënt verdeelde dienstgebieden.
  • In theorie en visueel gestructureerde en inzichtelijke werkprocessen.
  • Rust onder medewerkers op eigen afdeling.
  • Optimale inrichting om hoogst mogelijke kwaliteit te garanderen, dus niet naar kennis en capaciteit van huidige medewerker.
  • Opleidingsplan om medewerker naar gewenste niveau te brengen.

Om gebiedsverantwoordelijkheid te creëren is 1 medewerker gedurende zijn dienst verantwoordelijk voor de gehele logistieke dienstverlening binnen zijn/haar Route. Binnen een Route zijn alle logistieke stromen gecombineerd om efficiënte werkstromen te creëren. Daarnaast zijn Routes qua geografische ligging efficiënt en qua werkdruk evenredig verdeeld. Verder zijn werkprocessen in theorie, maar ook visueel gestructureerd en inzichtelijk ingericht, zodat rust op de afdeling is ontstaan en kwaliteit in dienstverlening kan worden gegarandeerd.

De Routes zijn op basis van de bestaande processen optimaal ingericht, waarbij geen rekening is gehouden met de kennis en capaciteiten van de huidige logistieke medewerkers. De Routes zijn dus niet ingericht naar de capaciteiten van de beschikbare medewerkers. Middels het opleidingsplan zijn medewerkers opgeleid om tot het gewenste niveau te komen, zodat zij de dienstverlening met kwaliteit binnen een Route uit kunnen voeren.

Borging van concept:

  • Medewerkers zijn breed opgeleid, zodat zij flexibel inzetbaar zijn om het Route-concept te borgen.
  • Documentatie is opgesteld voor de managementlaag van de afdeling Logistiek. De documentatie bestaat uit onder andere workflows en checklists, waardoor zij actief kunnen inspelen op risico’s.

Kostenbesparing:

  • Het efficiënt maken van de logistieke processen heeft geresulteerd in het minder inzetten van 1 FTE per doordeweekse dag.

 

Wilt u meer weten over dit project of over de mogelijkheden van projectmanagement voor uw organisatie, neem dan contact met ons op.

2016-11-09 17:18:31
Behaalde eindresultaten voor afdeling Logistiek
De afdeling Logistiek van het Albert Schweitzer ziekenhuis speelt na het optimaliseren van logistieke processen weer goed in op de behoefte van haar interne en externe dienstafnemers..

Volg ons op

Copyright 2016

Contact

+31 (0) 15 21 50 015 
mail@humanagement.nl
Route