Facilitair concept in de Zorg

 

“Het op maat maken van het facilitair concept binnen Carinova Services was noodzakelijk om de continuïteit van de organisatie te bewaken. Binnen mijn adviserende en coördinerende rol had ik ruimte voor de benodigde hands-on aanpak. Op deze manier zijn mooie resultaten behaald en heb ik mijn eerste           ervaring opgedaan binnen de Zorg.”

[Projectondersteuner - Humanagement]

Uitdaging na transitie facilitaire dienst

Op 1 april 2015 is Carinova Services geëffectueerd en zijn in korte tijd alle woon- en zorglocaties van Carinova overgegaan op het nieuwe facilitair concept in de zorg. Binnen dit concept verleent Carinova Services de facilitaire diensten: schoonmaak, voeding, grand café, hospitality, textielvoorziening, logistiek en handyman diensten aan de zorginstelling Carinova en haar cliënten. Humanagement heeft een ondersteunende rol bij de transitie van de facilitaire dienst gespeeld (zie Opdracht Transitie Facilitaire dienst in Zorginstelling).

Vijf maanden na de transitie heeft Carinova Services de balans opgemaakt. Hieruit is geconcludeerd, dat grote stappen voorwaarts zijn gezet, maar ook tegen veel (praktische) zaken wordt aangelopen. Op hoofdlijnen zijn de volgende knelpunten binnen de organisatie erkend:

  • De operationele processen sluiten onvoldoende aan bij de behoefte van haar klanten (intern en extern).
  • De back office processen en inrichting sluiten onvoldoende aan op de behoefte van de organisatie.
  • De organisatie heeft behoefte aan structuur van operationeel tot strategisch niveau.
  • De organisatie maakt meer kosten dan begroot wat de continuïteit van de organisatie in gevaar brengt.

Humanagement is gevraagd projectondersteuning te bieden om in een kort tijdsbestek  maatregelen te nemen die leiden tot passende processen, de gewenste structuur en een daadwerkelijke kostendaling binnen het nieuwe facilitair concept in de zorg.

 

Hands-on aanpak met adviserende en coördinerende rol

Om de verschillende processen binnen de organisatie inzichtelijk te krijgen en daarnaast de vinger op de zere plek te kunnen leggen, heeft de facilitaire projectondersteuner van Humanagement allereerst een grondige analyse uitgevoerd. Dit heeft hij gedaan door lijfelijk alle locaties (8) te bezoeken en hier de dialoog aan te gaan met medewerkers van Carinova Services op management – en operationeel niveau. Daarnaast heeft de projectondersteuner gesprekken gevoerd met projectleden en externe partijen, als leveranciers en auditors. Ook zijn de IT-systemen en webshops van leveranciers in samenspraak met de facilitaire projectondersteuner aangesloten op de behoefte van Carinova Services.

Na de inventarisatie heeft de projectondersteuner samen met de projectmanager en opdrachtgever bepaald, waar de behoefte van Carinova Services op de verschillende punten ligt en is de scope van de opdracht vastgesteld. Deze is uiteengezet in een aantal deelprojecten, die op basis van de behoefte en financiële overwegingen zijn geprioriteerd.

Om de projectresultaten te borgen, is voor de realisatie van ieder deelproject een aanpak op maat gekozen. Identiek aan alle deelprojecten was de informatiestroom. Iedere laag van de organisatie is via mail en meetings continu betrokken gehouden bij de status van de activiteiten en de veranderingen die dit met zich meebrengt. Naast de communicatie richting de operationele medewerkers zijn zij ook actief betrokken geweest bij diverse aspecten van de procesinrichting. Zo hebben zij in meetings kunnen meedenken over passende processen. De operationele medewerker is uiteindelijk de persoon, die met de processen moet werken en daarom is inzicht in hun behoefte belangrijk. Daarnaast was het creëren van draagvlak op operationeel niveau voor de veranderingen noodzakelijk.

 

Resultaten, een facilitair concept op maat

In een hands-on, maar ook adviserende en coördinerende rol zijn mooie resultaten behaald, die een bijdrage leveren aan het nieuwe facilitair concept in de zorg en de structuur binnen de organisatie.

Concrete resultaten die Humanagement heeft opgeleverd om het facilitair concept in de zorg op maat te maken voor Carinova Services, zijn:

  • Bestelproces opgesteld en webshops ingericht.
  • Kasstromenproces opgesteld (advies).
  • Winkelfunctie op 6 locaties geïntegreerd in Grand Café (advies).
  • Overdracht taken en verantwoordelijkheden dienst Voeding begeleid.
  • Menucommissie opgesteld en ingericht.
  • HACCP geïmplementeerd (van gunning t/m borging).
  • Kostenanalyses m.b.t. personeel, voeding en textielvoorziening.
  • Dienstroosters conform begroting.

Opgeleverde resultaten die bijdragen aan de organisatiestructuur zijn:

  • Handboek Werkprocessen (FAQ).
  • Huishoudelijk reglement.
  • RI&E geïmplementeerd.
  • Begeleiding en advies rondom contractafspraken, KPI’s en SLA’s.
  • Contractbeheer ingericht.

 

Wilt u meer weten over dit project of over de mogelijkheden van projectmanagement voor uw organisatie, neem dan contact met ons op.

2017-03-29 15:26:59
Uitdaging na transitie facilitaire dienst
Op 1 april 2015 is Carinova Services geëffectueerd en zijn in korte tijd alle woon- en zorglocaties van Carinova overgegaan op het nieuwe facilitair concept in de zorg. Binnen dit concept verleent Carinova Services de facilitaire diensten: schoonmaak, voeding, grand café, hospitality, textielvoorziening, logistiek en handyman diensten aan de zorginstelling Carinova en haar cliënten.

Volg ons op

Copyright 2016

Contact

+31 (0) 15 21 50 015 
mail@humanagement.nl
Route