Professioneel Contract- en leveranciersmanagement binnen ProRail Facilitaire Zaken

 

 

“In de samenwerking met Humanagement hebben we elkaar uitgedaagd om boven de materie uit te steken en los van het dagelijkse een goede visie en inrichting van Performance Management neer te zetten en te implementeren”

(Katja Nelissen, Manager Staf Facilitaire Zaken)

De afdeling Facilitaire Zaken (FaZ) van ProRail heeft als missie ”Het zorgen voor flexibele, eigentijdse huisvesting en een professionele werkomgeving voor alle medewerkers in ProRail panden, zodat zij op een prettige manier hun werk kunnen doen.” Eén van de speerpunten van de afdeling is het verder professionaliseren van haar producten en diensten door het invoeren van leveranciers- en contractmanagement. ProRail heeft Humanagement gevraagd om samen met de contractmanagers van FaZ, deze professionalisering van leveranciers- en contractmanagement te realiseren.

Situatieschets afdeling Facilitaire Zaken

Er is gestart met een nulmeting waarbij specifiek is gekeken naar de rolverdeling binnen FaZ en de relatie met de inkoopafdeling. Onderstaand op hoofdlijnen de bevindingen:

  • Onduidelijke rolverdeling tussen de stafafdeling, operatie en inkoop.
  • Veel operationele zaken op tactisch niveau belegd.
  • Onvoldoende tijd voor advies, beleid en innovatie.
  • Onvoldoende benutting van leverancierscontracten.
  • Te veel incident gestuurd / negatieve insteek.
  • Stakeholders ervaren onvoldoende de toegevoegde waarde van de contracten die FaZ sluit.

Bij veel organisaties is de mate van professioneel leveranciers- en contractmanagement terug te zien in de contracten en samenwerking met leveranciers. Tijdens de inventarisatie van de huidige situatie is daarom vooral gekeken naar  de kenmerken en het rendement hiervan. Binnen FaZ zijn de volgende conclusies getrokken:

  • Voornamelijk inspanningsgericht, niet resultaatgericht.
  •  Leverancierscontact vooral incident gestuurd.
  •  Er wordt weinig tot niet gestuurd op kritische prestatie indicatoren (KPI’s )bij leveranciers (performancemanagement).
  •  Leveranciers worden onvoldoende (juridisch) gehouden aan afspraken in contracten.
  •  Inkoop speelt na aanbesteding een kleine rol in het contractbeheer/ contractmanagement.
  •  Veel single service contracten, dit vergt veel contractmanagement/-beheer.
  •  Kwaliteitsmetingen zijn niet structureel belegd en variëren sterk per contract.
  •  Geen bonus/ malus afspraken in contracten.

Gevolg van het bovenstaande is dat performance in de praktijk vooral subjectief (relatie, verhoudingen en reactie op incidenten) en niet objectief werd beoordeeld. De nulmeting binnen FaZ leidde tot het inzicht dat verdere professionalisering van contractmanagement op tactisch en strategisch niveau nodig was,  onder andere door invulling te geven aan Performance Management en partnership.

Het spoor naar Professioneel Leveranciers- en Contractmanagement

Humanagement heeft in samenwerking met de contractmanagers van ProRail de doelstellingen voor de professionalisering van contractmanagement vormgegeven in het beleidsdocument ‘Het spoor naar Professioneel Leveranciers- en Contractmanagement’. Het beleidsdocument bevat de belangrijkste bevindingen uit de nulmeting en de omschrijving van de gewenste situatie. Hiermee is een duidelijke ‘stip aan de horizon’ gecreëerd waardoor voor alle betrokken een helder doel is ontstaan. In de gewenste situatie zijn de rollen contractbeheer, operationeel, tactisch en strategisch contractmanagement zo georganiseerd dat de contractmanagers alleen toezichthoudend en voorwaardenscheppend zijn.  Ze focussen zich met name op het opstellen en beoordelen van de KPI’s.

Een groot deel van het succes is bepaald door een duidelijke omschrijving van taken en verantwoordelijkheden. Hierdoor is helderheid gecreëerd in de verantwoordelijkheden van de locatiecoördinator, de regionaal teamleider en de contractmanager.

  • De locatiecoördinator is verantwoordelijk voor de operationele en locatiegebonden werkzaamheden zoals het monitoren en doorzetten van werkorders, het verwerken van managementinformatie van de locatie en het beoordelen van de leveranciers prestatie op de werkvloer.
  • Tactisch contractmanagement en het sturen op regionaal niveau is vervolgens weer belegd bij de teamleider van de betreffende regio.
  • De contractmanager is door deze verschuiving veel beter in staat om invulling te geven aan de beleids- en adviesrol om zo continue verbetering en professionalisering te realiseren.

 

Performance Management ‘regie op prestaties’

Eén van de belangrijkste doelstellingen in het professionaliseren van leverancier- en contractmanagement was het implementeren van Performance Management voor de zes grootste contracten van FaZ. Hiermee wil ProRail de samenwerkingen meer benutten en structureren waardoor organisatie- en leveranciersprestaties beter op elkaar aansluiten en maximale toegevoegde waarde gecreëerd wordt voor de organisatie.

Met behulp van kennis, instrumenten en begeleiding van Humanagement is gestart met deze zes contracten. Cruciaal voor een succesvolle invoering is de directe betrokkenheid van de leverancier. In gezamenlijke sessies zijn daarom de doelstellingen van de invoering van Performance Management besproken en nader uitgewerkt. Alle gemaakte afspraken, KPI’s en doelstellingen zijn vastgelegd in een KPI definitieblad waaraan beide partijen zich voor één jaar committeren. De KPI definitiebladen zijn verwerkt in het door Humanagement ontwikkelde Performance Dashboard, waarmee elk kwartaal wordt gemonitord en gerapporteerd.

Tijdens het eerste jaar moesten beide partijen wennen aan de nieuwe werkwijze en kwam naar voren dat een aantal KPI’s achteraf bezien niet zo van belang blijken te zijn zijn of juist ontbreken. Dit introductiejaar staan verbeteringen centraal en wordt zichtbaar welke leveranciers zich daadwerkelijk onderscheiden. Het is van belang om scherp te zijn op de resultaten en voortgang zonder daarbij de relatie en samenwerking uit het oog te verliezen. Humanagement heeft het verandertraject bij ProRail ‘achter de schermen’ begeleid en gezorgd voor continue optimalisatie aan de hand van ervaringen. Dit heeft geresulteerd in betere afspraken, KPI’s en een verdere automatisering van het dashboard.

0000-00-00 00:00:00
De afdeling Facilitaire Zaken (FaZ) van ProRail heeft als missie ”Het zorgen voor flexibele, eigentijdse huisvesting en een professionele werkomgeving voor alle medewerkers in ProRail panden, zodat zij op een prettige manier hun werk kunnen doen.” Eén van de speerpunten van de afdeling is het verder professionaliseren van haar producten en diensten door het invoeren van leveranciers- en contractmanagement.

Volg ons op

Copyright 2016

Contact

+31 (0) 15 21 50 015 
mail@humanagement.nl
Route