Beheerder Zalenpoule bij TU Delft

Binnen de TU Delft is een transitie gaande geweest om onderwijszalen in centraal beheer te organiseren. De dienst Onderwijs & Studentenzaken (O&S) heeft een deel van de onderwijszalen van de TU Delft al in het beheer. Vanuit het Procesteam Huisvesting heeft de Beheerder Zalenpoule de opdracht zorg te dragen voor het beheer van de zalenpoule en het continu toetsen en actualiseren van het ‘cookbook’. Het cookbook beschrijft de technische en functionele richtlijnen waaraan de zalen in de zalenpoule moeten voldoen.

Door het uitvallen van de Beheerder Zalenpoule is de functie (tijdelijk) vacant geworden. Humanagement heeft deze functie voor 4 maanden ingevuld. 


Activiteiten Humanagement

Tijdens de opdracht heeft de Beheerder Zalenpoule a.i. gezorgd voor continuïteit van de functie. Er is een beeld geschetst van de stand van zaken betreffende de zalenpoule en er is een advies tot demarcatie met andere afdelingen ten aanzien van het cookbook en het beheer opgezet op basis van het RASCI model. 

In de zomer van 2017 werden 47 onderwijszalen toegevoegd aan de zalenpoule. Voor deze transitie en de daaropvolgende renovatiewerkzaamheden heeft de Beheerder Zalenpoule een voorzet tot projectplan opgesteld waarin onder andere de scope en de aanpak helder zijn uitgewerkt en afgestemd met alle betrokkenen.

De drie onderdelen van de opdracht bevatten onder andere de volgende werkzaamheden:

Interim Management

Het tijdelijk invullen van de operationele taken van de functie Beheerder Zalenpoule;

  • Voorzitterschap dienstoverstijgend afstemmingsoverleg
  • Schakel tussen operationeel en tactisch/strategisch niveau
  • Eerste aanspreekpunt uitvoerende zaken Zalenpoule

Consultancy

  • RASCI toepassen op huidige werkzaamheden
  • N.a.v. RASCI op strategisch, tactisch en operationeel niveau veranderingen aanbrengen
  • Operationele werkzaamheden onderbrengen in nieuwe en al bestaande processen (zoals klantwensproces)
  • Communicatieprocessen en –lijnen optuigen, inzetten en bewaken

Projectmanagement

Voorbereidende werkzaamheden t.b.v. renovatiewerkzaamheden aan 47 onderwijszalen;

  • Opstellen PID
  • Informatie ophalen bij verschillende afdelingen
  • Projectorganisatie opstellen
  • Projectkostenstructuur optuigen
  • Projectbegroting opstellen en budget aanvragen bij CvB


Aanpak

Door het uitvallen van de medewerker was er veel informatie niet voorhanden. Dus is eerst gestart met het interviewen van alle stakeholders die met de functie te maken hebben en met het lezen van belangrijke beleids- en werkdocumenten.

Naar aanleiding daarvan is het RASCI model op de werkzaamheden toegepast en werd duidelijk waar de knelpunten zaten. In samenwerking met stakeholders op strategisch en tactisch niveau is deze RASCI-benadering van de werkzaamheden de Zalenpoule-organisatie ingebracht.

Daarnaast is voor continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden gezorgd door één aanspreekpunt aan te houden voor alle Zalenpoule-gerelateerde vragen welke met de RASCI-bril werden beoordeeld en op de juiste plek werden neergelegd. Tevens is in de dagelijkse werkzaamheden continuïteit aangebracht door terugkerende werkzaamheden in processen te borgen, waarbij communicatie naar de gebruikers een belangrijk onderdeel was.

Ten behoeve van de renocatie-werkzaamheden is onderzoek gedaan naar eerdere gedane projecten in 2015 en 2016. Op basis van de ervaringen en leerpunten hiervan is een PID, projectorganisatie en projectkostenstructuur voorgesteld. 

2018-02-12 09:31:48
Binnen de TU Delft is een transitie gaande geweest om onderwijszalen in centraal beheer te organiseren. De dienst Onderwijs & Studentenzaken (O&S) heeft een deel van de onderwijszalen van de TU Delft al in het beheer.

Volg ons op

Wat kunnen we voor u betekenen?

Bel mij terug

Heeft u een vraagstuk dat u met ons wilt bespreken, neem dan telefonisch contact met ons op of laat een terugbelverzoek achter.

Informatie aanvragen

Wilt u meer informatie over ons team, diensten, portfolio of expertise?

Copyright 2016

Contact

+31 (0) 15 21 50 015 
mail@humanagement.nl
Route