ProRail verkent grenzen circulaire inkoop

Circulaire inkoop is in opkomst in Nederland. Ook de afdeling Facilitaire Zaken van ProRail heeft zich erin verdiept en is gestart met een pilot: een deel van de inrichting van de nieuwe verkeersleidingpost in Utrecht wordt circulair ingekocht. Enerzijds omdat innovatief en duurzaam inkopen past bij de ambities van ProRail, anderzijds om het Rijk te helpen met het vergaren van kennis over de mogelijkheden van deze manier van inkopen. Een mooi initiatief, maar hoe neem je de circulaire principes mee in de uitvraag en in contracten en zijn de facilitaire leveranciers hier al klaar voor?

Keten

Circulair inkopen is onderdeel van duurzaam of maatschappelijk verantwoord inkopen. Het uitgangspunt is dat de producten die worden ingekocht volgens de principes van de circulaire economie tot stand zijn gekomen. Hiermee wordt ook geborgd dat ze na gebruik weer opnieuw verwerkt worden. Om een circulaire economie te realiseren, is samenwerking binnen de hele keten nodig. Het is daarom noodzakelijk dat iedereen verder kijkt dan de eigen organisatie. Dit vraagt andere competenties van opdrachtgevers en opdrachtnemers. De van oudsher vaak hiërarchische, taakstellende relatie met de leverancier moet omgevormd worden tot een partnership. Het opstellen van gemeenschappelijke doelen en het aangaan van een dialoog zijn belangrijk. De verantwoordelijkheid voor een product dient daar neergelegd te worden waar ze het beste gedragen kan worden. Vanwege de langere 

levensduur van producten hoeft er minder vaak ingekocht te worden; bovendien kan circulair inkopen leiden tot kostenverlaging in termen van total cost of use en total cost of ownership. Binnen het vakgebied van facility management liggen veel kansen. Veel facilitaire producten hebben een korte levensduur en vaak worden afvalmaterialen niet opnieuw verwerkt. Aan de opdrachtnemende kant is een aantal facilitaire leveranciers bezig om producten te ontwikkelen volgens de principes van het circulair inkopen. Het is nu tijd voor opdrachtgevers om op deze manier te gaan inkopen en de circulaire economie aan te jagen door de vraag naar circulair geproduceerde facilitaire goederen te creëren en te stimuleren (zie het beeld op de pagina hiernaast).

Verkeersleidingspost

ProRail gaat de huidige Verkeersleidingspost Utrecht verplaatsen naar een nieuwe locatie. Station Utrecht Centraal verwerkt het meeste treinverkeer in Nederland. Het aantal reizigers op dit station neemt naar verwachting toe tot zo’n 100 miljoen per jaar in 2030. Deze verkeersleidingpost is daarom een van de meest cruciale in het spoorwegennet. De Nieuwe VerkeersLeidingspost Utrecht (NVLU) wordt een duurzaam gebouw (zie impressie). Zo wordt gebruikgemaakt van driedubbel glas, zonnecellen en hybride koelmachines. Voor de buitenkant van het gebouw is gekozen voor het zogenoemde cortenstaal. Dit heeft een roestbruine kleur als typisch kenmerk. Dankzij de eigenschappen wordt cortenstaal gezien als een duurzaam, natuurlijk ogend product, 

Sanne van Es
Functie: overall projectleider voor de NVLU bij ProRail
Organisatie: facilitair management­ bureau Humanagement

Verkenning

Vorig jaar heeft een kennisuitwisseling plaatsgevonden met diverse facilitaire leveranciers. Dit heeft de nodige kennis opgeleverd over hoe de inrichting van een kantoor kan worden georganiseerd, rekening houdend met de circulaire gedachte. Zo is gebleken dat er al toeleveranciers zijn die hun producten recyclen en graag willen dat de gebruiker hun product weer inlevert wanneer de gebruiksduur afgelopen is. De markt voor vloerbedekking is hier verder in ontwikkeld dan die van de losse inrichting.

Tevens is naar voren gekomen dat je als opdrachtgever het inrichtingsconcept niet geheel definitief moet maken voordat je de vraag uitzet in de markt. De reden is dat beslissingen over kleurstelling en textuur een directe impact hebben op duurzaamheid. Een voorbeeld is dat een kanariegele vloer veel vaker gereinigd moet worden dan een donkere vloer, waardoor de impact op het milieu groter wordt. De marktpartij zal dus betrokken moeten worden bij het inrichtingsconcept voordat de contracten afgesloten worden.

Contractvormen

Tijdens de bijeenkomst kwamen ook diverse circulaire contractvormen aan bod. Een voorbeeld

van zo’n contractvorm is een statiegeldsysteem voor vloertegels. In een ander model blijft de leverancier eigenaar van de vloertegels en wordt een bepaalde kwaliteit van de kantoorstoffering aan de klant gegarandeerd. Andere contractvormen die bijdragen aan een circulaire oplossing zijn bijvoorbeeld: leasing van gebruiksgoederen, functionaliteit betalen naar gebruik en retourpremie op producten op basis van grondstofwaarde.

Gebleken is dat er veel overeenkomsten zijn met duurzaam prestatiegericht inkopen. Marktpartijen sturen aan op contracttijden van meer dan vijf jaar wanneer een circulair contract gesloten gaat worden en er dus een langdurige relatie ontstaat. Tevens geven zij aan dat ze wel kunnen garanderen dat het meubilair na de looptijd van het contract hoogwaardig hergebruikt gaat worden, maar nog niet op welke manier. Dat hangt af van de marktsituatie over tien jaar en de stand der techniek. Een meubellijn voor tweedehands of gerevitaliseerde meubels bestaat al, maar niet bij de partijen die ProRail had uitgenodigd voor de marktverkenning. Dit lijkt echter wel een trend te worden, maar toeleveranciers geven aan dat op dit moment de waarde van materialen uit afgedankt meubilair veel lager ligt dan de restwaarde van een compleet product of een onderdeel. Revitalisatie van meubilair is relatief kostbaar en vaak net zo duur als aanschaf van nieuw meubilair.