Ontdekkingsreis naar facilitaire ethiek

Ethiek? Dat is toch het domein van filosofen en andere denkers? Business and ethics don’t mix. Maar is dit terecht? Uit onderzoek blijkt dat business en ethiek juist samen gaan. Het toepassen van facilitaire ethiek heeft toegevoegde waarde. In dit artikel wordt u meegenomen op de ontdekkingsreis naar nut en noodzaak van facilitaire ethiek.

Willeke Steenks, Daphne Samsom en Gerard de Bruijn

In de facilitaire praktijk van elke dag worden medewerkers dagelijks geconfronteerd met dilemma’s, grensoverschrijdend gedrag (van zowel collega’s, leidinggevende als klanten) en soms zelfs met criminaliteit. Op de werkvloer wordt met regelmaat gesproken over voorkomende incidenten. Echter, veel organisaties komen er zelden aan toe om structureel te kijken naar de bedrijfsethiek. Tijd om de heersende cultuur onder de loep te nemen of achterliggende groepsdruk en het belangenveld te overdenken is schaars. Herkenbaar? Vanuit de praktijk van Humanagement wel, hetgeen de aanleiding was voor een (afstudeer)onderzoek met als doel facilitaire ethiek te definiëren, inzichtelijk en bespreekbaar te maken.

Wat is facilitaire ethiek
Ethiek richt zich op moraal en wordt vertaald in normen en waarden. Het vormt daarmee een kompas voor ons dagelijks handelen. Impliciet leggen we ons handelen langs een ethische meetlat, waarbij we indirect nadenken of wat wij zien en valt te labelen als goed en verantwoord gedrag. Uit de literatuur kan worden gesteld dat ethische vraagstukken vaak niet gaan over het verschil tussen goed en slecht. Ethisch handelen gaat veelal over de keuze tussen twee of meer handelingsscenario’s, die beide verdedigbaar zijn. Het feit dat bij een ethisch dilemma altijd meerdere betrokkenen zijn met uiteenlopende belangen, maakt dat de oplossing voor een ethisch dilemma nooit zwart-wit is (Winkler, P (2005) Organisatie Ethiek). Bedrijfsethiek wordt gedefinieerd als het toepassen van ethiek binnen organisaties met als doel:

  • het rendement te verbeteren;
  • het waarborgen van continuïteit op de langere termijn;
  • het voldoen aan maatschappelijke verantwoordelijkheid van een onderneming.

Facilitaire ethiek is een verbijzondering van bedrijfsethiek en is als volgt te omschrijven: ‘Facilitaire ethiek omvat de reflectie op de moraal, normen en waarden van het individu en organisatie(onderdeel) die invloed hebben op het handelen binnen het facilitaire werkveld, rekeninghoudend met economische, politieke en maatschappelijke belangen’. Om de doelen van bedrijfsethiek, en dus facilitaire ethiek, te behalen is het noodzaak om terug te denken en het interne kompas te overzien. Het doel is om van impliciet naar expliciet handelen te gaan. Vandaar dat het essentieel is om structureel facilitaire dilemma’s met medewerkers te bespreken. Zicht krijgen op dilemma’s is een eerste stap om verschillende handelingsscenario’s inzichtelijk en transparant te maken.

Gestructureerde aanpak
Uit gesprekken met facilitaire professionals, ethici en tijdens discussiebijeenkomsten (onder andere met FM-Alumni en F-MEX masterclass)

werd een keur aan voorbeelden van dilemma’s en grensoverschrijdend gedrag aangedragen. Voorbeelden van onethisch handelen liepen vaak dwars door (facilitaire) organisatie heen. Van dagelijkse kleine tot grote dilemma’s, die zich op zowel strategisch, tactisch als op operationeel niveau afspeelden, en soms grote invloed hadden op de bedrijfscontinuïteit. Echter bleek dat het structureel bespreekbaar maken van dilemma’s geen prioriteit heeft in de meeste organisaties. Ad hoc werden zaken opgepakt en blijkt dat de meeste organisaties aan symptoombestrijding doen. Na een (ernstig) incident wordt kort gesproken en (tijdelijke) maatregelen genomen. Het effect hiervan is nihil. Het leidt tot zombie-ethiek (Welten, R (2012) Lectorale rede: Gij zult maatschappelijk verantwoord ondernemen, een pleidooi voor een doorleefde bedrijfsethiek. Het lijkt of je medewerkers helpt met het oplossen van dilemma’s, maar medewerkers zullen dit niet altijd zo ervaren. Een structurele aanpak is nodig en helpt om een veilige, gezonde omgeving te creëren. Tijdens het onderzoek gaven respondenten aan op zoek te zijn naar een gestructureerde aanpak om dilemma’s binnen organisaties breed bespreekbaar te maken. Op basis van analyse van de vele voorbeelden bleken diverse thema’s te onderscheiden. Vandaaruit is een dilemmarad opgesteld (zie figuur 1: Facilitair ethisch dilemmarad (2012, D. Samson)). Doel van het rad is om aan de hand van de diverse thema’s dilemma’s te ordenen en inzichtelijk te maken.

Stakeholders aan boord
Een belangrijk punt is dat bijna altijd sprake is van conflicterende belangen van verschillende stakeholders. Zoals eerder gesteld is het vaak niet een kwestie van goed of slecht, maar gaat het over het maken van keuzes. Een goede uitkomst voor de ene betrokkene, kan voor de ander teleurstellend zijn. Kiezen is ook altijd iets verliezen. Vandaar dat het inzichtelijk maken van stakeholders en hun belangen noodzakelijk is. De volgende stakeholders zijn te onderscheiden:

  • Interne stakeholders die direct met de facilitaire organisatie te maken hebben of ertoe behoren, zoals de facility manager, facilitaire medewerkers, medewerkers, management en directie.
  • Externe stakeholders: alle belanghebbenden buiten de organisatie. Een facilitaire organisatie dient rekening te houden met het milieu, de maatschappij, overheid, pers, leveranciers, concurrenten, omwonenden en klanten van de organisatie.
  • Interface stakeholders kunnen door middel van wet- en regelgeving invloed uitoefenen op de facilitaire organisatie. Facilitaire vakbonden, omwonenden en aandeelhouders zijn interface stakeholders van de facilitaire organisatie. Een recent voorbeeld van het effect van de interface stakeholders – en de invloed van buitenaf – is de Code Verantwoordelijk Marktgedrag.

Bewustwording van de stakeholders is noodzakelijk voor zowel het facility management als ook de facilitaire medewerkers. Daarbij is het daadwerkelijk (willen) begrijpen van het belang van de ander cruciaal om uiteindelijk verantwoorde keuzes te maken. Om de stakeholders en facilitair medewerkers samen aan boord te krijgen moet men in gesprek gaan. Het onderzoek heeft geleid tot het ontwerpen en opstellen van een aanpak met ontwikkelingsstadia voor het toepassen van facilitaire ethiek (figuur 2: ontwikkelstadia en acties in facilitaire ethiek). Hierin zijn diverse stadia benoemd. De mate van bewustwording voor het toepassen van facilitaire ethiek in de bedrijfsvoering neemt toe per ontwikkelstadium.

Ontdekkingsreis
De gesprekken over ethiek en ethische handelen, leverden een vloed aan voorbeelden op. Het gevaar is snel te verdwalen in deze oceaan van voorbeelden. En dat was niet het doel van de zoektocht. Deze ontdekkingsreis naar ethisch handelen moest leiden tot routekaart. Daarom is een kompas opgesteld aan de hand waarvan structureel, helder en transparant het gesprek over ethisch handelen in werkoverleggen gevoerd kan worden. Van hieruit kunnen in samenspraak met medewerkers en de stakeholders diverse handeling scenario’s worden opgesteld. Hierdoor worden de mogelijkheden vergroot, de kans op onoorbaar gedrag verkleind en wordt de bedrijfscontinuïteit verbeterd. Bovenal wordt het interne kompas van organisatie en medewerker duidelijk. Uiteraard is de beroepspraktijk weerbarstig. Dagelijks strijdt menig facilitair bedrijf tegen de elementen. De facilitaire omgeving is momenteel spannend. De druk op kosten en tijdgebrek hangen als dreigende wolken aan de horizon of zijn reeds gearriveerd. Ook groepsdruk en machtsverhoudingen dwars door organisaties heen, zijn bergen die soms moeilijk overbrugd kunnen worden. Het lijkt bijna een onmogelijk reis om ethisch handelen op de kaart te krijgen, maar ‘het zijn slechte ontdekkingsreizigers die menen dat er geen land is wanneer zij niets dan zee zien’ (Francis Beacon). De Chinese filisoof Lao Tzu schreef ooit: ‘Toch begint een reis van duizend mijl met een eerste stap’. De eerste stap in de ontdekkingsreis naar facilitaire ethiek is het structureel bespreekbaar maken van menselijk handelen. Immers niet alleen de weg die we gaan is belangrijk, maar ook het spoor dat daarbij achtergelaten wordt. Aan de hand van het dilemmarad worden op gestructureerde wijze diverse handelingscenario’s helder. Vandaaruit kan aan de hand van het ethisch kompas in samenspraak met medewerkers en stakeholders de route op weg naar maatschappelijk verantwoord handelen uitgestippeld worden. Wij wensen u een goede reis en een behouden vaart.

Enkele voorbeelden

  • De servicedesk medewerker die de wind van voren krijgt van een interne klant omdat er weer geen vergaderzaal beschikbaar is.
  • De directiechauffeur die door de hoogste baas gevraagd wordt de privérit administratief te verantwoorden.
  • Een zieke medewerker die op faceboek iets minder ziek lijkt dan hij jou telefonisch heeft gemeld.
  • Je werkt parttime (de ochtenden), maar je leidinggevende verwacht van je dat je elke donderdagmiddag langer blijft voor een werkoverleg.
  • Je werkt in een armlastige zorginstelling en werkt met ondeugdelijke apparatuur, best gevaarlijk.
  • Je moet vanavond de MT-stukken uitprinten en ook de scriptie van je dochter, je weet dat huis het printer papier bijna op is. Toch maar wat papier meenemen van het werk?
  • Je verbazing over je organisatie uiten via Twitter, daar is dat medium toch voor?
  • Als strategisch inkoper krijg je de kans om het nieuwe dienstverleningsconcept van de leverancier in Londen te bekijken, natuurlijk ontbreekt het sociale programma niet.