Facility Management tijdens de levenscyclus van duurzaam vastgoed

Voorwoord

Hoe ziet ons leven eruit in 2035? De hedendaagse uitdagingen voor deze planeet zijn ongekend en buitengewoon. Van klimaatveranderingen tot waterschaarste, van armoede tot ziekte en groeiende ongelijkheid van inkomen en vermogen. Het is duidelijk dat de wereld verandert en ons bewustzijn dat we verschillend moeten handelen groeit. Duurzaamheid is een zeer actueel thema, daar valt niet over te discussiëren.

Steeds meer organisaties implementeren het concept duurzaamheid in hun MVO-beleid, uiteindelijk voelen de bedrijven zich verantwoordelijk dat toekomstige generaties het vermogen hebben om in hun eigen behoeften te voorzien. Organisaties hebben een enorme impact op de CO2-uitstoot. Neem bijvoorbeeld de gebouwde omgeving, die verantwoordelijk is voor bijna 35% van de CO2-uitstoot in Europa (De Jonge, 2012). Dus als organisaties energie willen besparen om zo de impact op het milieu te verminderen kunnen ze de gebouwde omgeving niet onverschillig laten.

Gelukkig zijn er veel mensen in de samenleving die zich bezighouden met de kwestie duurzaamheid. Dit geldt ook voor de gebouwde omgeving, er is nu een reeks van ontwikkelingen gaande om de duurzaamheid van kantoorgebouwen te vergroten.

Met trots presenteer ik u daarom ook dit boek ‘Facility Management tijdens de levenscyclus van duurzaam vastgoed’. Het boek is gebaseerd op mijn scriptie welke ik voor mijn studie ‘European Master of Facility Management’ heb geschreven. Eind oktober 2012 heb ik met succes mijn studie afgerond en deze publicatie is erop gericht om het vakgebied Facility Management meer informatie te verschaffen over de rol van Facility Management met betrekking tot duurzaamheid van de gebouwde omgeving.

Middels dit voorwoord wil ik de mensen bedanken die een bijdrage hebben geleverd aan mijn onderzoek. Ik wens u veel leesplezier en Humanagement helpt u graag met vraagstukken rondom het vertalen van duurzaamheid naar facilitaire bedrijfsvoering.

Stan Ottevanger
Humanagement
s.ottevanger@humanagement.nl

Delft, juni 2013

Humanagement

Humanagement is een onafhankelijk managementbureau dat gespecialiseerd is in Facility Management. Wij verzorgen interim- en projectmanagement op facilitair gebied en adviseren en ondersteunen organisaties bij het managen en optimaliseren van facilitaire bedrijfsprocessen.

Wij kenmerken ons door een strategische benadering en een brede kennis van het facilitaire werkveld. Wij zijn sterk in het vertalen van de strategische doelstellingen van de organisatie in een daarbij passende core-conforme® facilitaire bedrijfsvoering en onderscheiden ons door kwaliteit, betrokkenheid, enthousiasme en creativiteit.

Het echte verschil wordt gemaakt door onze mensen! Een uitstekend team van facilitaire professionals dat vanuit een gedeelde visie en gemeenschappelijke waarden en normen graag een bijdrage levert aan het succes van onze opdrachtgevers. Humanagement werkt met een team van medewerkers in eigen dienst.

Het team heeft ruime theoretische en praktische kennis van Facility Management, aangevuld met specifieke kwaliteiten, ondermeer op het ge- bied van Huisvesting, Inkoop, Serviceconcepten, Vastgoed, Business Continuity Management, Performance Management en Verandermanagement. Daarnaast beschikt Humanagement over een breed netwerk, waardoor wij in staat zijn uw vraagstukken van een maatwerkoplossing te voorzien. Humanagement is werkzaam voor tal van organisaties uit diverse branches, waaronder de zorgsector, het bedrijfsleven, de overheid en het onderwijs.

Humanagement & Duurzaamheid

De toenemende aandacht voor duurzaamheid is een belangrijke ontwikkeling binnen de hedendaagse maatschappij. De invalshoeken People, Planet en Profit bieden organisaties handvatten om initiatieven te ontplooien teneinde hun bedrijfsvoering te verduurzamen. Duurzaamheid draagt bij aan het rendement van een organisatie, zowel financieel als qua imago. Dit levert interessante vraagstukken op als:

Mag duurzaamheid (extra) geld kosten?
Is een aantoonbare terugverdientijd vereist, moet het vooral bijdragen aan het duurzame imago of zijn we als ‘early adopter’ zelfs bereid te investeren om duurzame ontwikkelingen te versnellen?
Verhuizen we als organisatie naar een nieuw gebouw of kiezen we juist voor het renoveren van bestaande (leegstaande) gebouwen?
Hoe duurzaam zijn onze leveranciers eigenlijk?

De facilitaire afdeling heeft direct invloed op de duurzaamheidsambities van de organisatie en levert daarmee toegevoegde waarde. Bij het vertalen van duurzaamheid naar facilitaire bedrijfsvoering onder- scheidt Humanagement de volgende aandachtsgebieden:

Duurzaam inkopen
In onze visie is duurzaamheid een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel aanbieders als afnemers. Zowel bij aanbestedingen als tijdens de contractfase ontstaan kansen om samen met leveranciers de dienstverlening te verduurzamen in de gehele keten. Humanagement heeft ervaring met het begeleiden van organisaties bij het vertalen van duurzaamheidsaspecten in aanbestedingen en de borging hiervan in leveranciers en contractmanagement.

Duurzaam gebouw
De facilitaire afdeling speelt een belangrijke rol bij het verduurzamen van vastgoed. Van de initiatieffase tot en met de exploitatiefase van een gebouw is het van belang om stil te staan bij de mogelijkheden om het gebouw te verduurzamen. Een duurzaamheidslabel is ons inziens geen doel op zich, maar kan als instrument een goede bijdrage leveren aan het realiseren van de duurzaamheidsambities van organisaties. Humanagement heeft praktijkervaring met diverse duurzaamheidslabels zoals BREEAM, Greencalc en GPR en helpt organisaties met het vertalen van duurzaamheidsambities naar een passend duurzaam huisvestingsbeleid en de borging daarvan in (her)huisvestingprojecten.

Duurzaam gedrag
Om daadwerkelijk de duurzaamheidsambities te realiseren is het naast het verduurzamen van gebouwen essentieel om aandacht te schenken aan duurzaam gedrag van medewerkers. De facility manager speelt een belangrijke rol in het stimuleren van duurzaam gedrag onder haar eindgebruikers. Het aanmoedigen en initiëren hiervan is ons inziens dan ook een van de speerpunten voor facility managers de komende jaren. Humanagement adviseert organisaties over het belang en de diverse mogelijkheden om bewustwording van duurzaamheid bij medewerkers te creëren.

Humanagement gaat graag met u in gesprek om te zien waar wij eventuele ondersteuning kunnen bieden op het gebied van duurzaamheidsvraagstukken. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via mail@humanagement.nl of via 015-2150015.

1. Introductie

De Nederlandse vastgoedmarkt staat onder grote druk. Er heerst een enorme leegstand, die naar verwachting alleen maar toeneemt in de komende jaren. De huidige kantorenvoorraad is vaak verouderd en voldoet niet aan de hoge eisen van de gebruiker, in het bijzonder met betrekking tot duurzaamheid en flexibiliteit. Gebruikers eisen vaker een duurzame, comfortabele en gezonde werkomgeving.

Met kantoren, die verantwoordelijk zijn voor 25% van het totale energieverbruik van de gebouwde omgeving in Nederland (De Jonge, 2012), is er een groot potentieel om een meer duurzame (gebouwde) omgeving te creëren. De toename van duurzame ‘groene’ gebouwen wordt erkend door verschillende onderzoeken (Jones Lang Lasalle, 2010; Management Scope, 2011). Energie-efficiëntie, flexibiliteit en de bereikbaarheid met het openbaar vervoer zijn sleutelbegrippen voor de huidige en toekomstige kantoren. De nadruk binnen de markt van kantoorontwikkeling verschuift van nieuwbouw naar grootschalige renovatie.

De ontwikkeling van duurzaam vastgoed is vaak gebaseerd op een integrale levenscyclus. De levenscyclus benadering wordt gebruikt om onder andere de kwaliteit van het gebouw en het milieu te optimaliseren, de kosten te minimaliseren en om te voldoen aan de behoeften van de gebruiker. Door rekening te houden met de levenscyclus van een gebouw, ontstaan natuurlijke momenten om duurzame maatregelen te implementeren.

Door het toenemende belang van duurzaam vastgoed, concentreren steeds meer organisaties zich op duurzame huisvesting. Deze projecten creëren een waardevolle rol voor de facility manager. De facility managers worden beschouwd als vertegenwoordigers van de opdrachtgever en eindgebruiker. Facility Management is in staat om het beheer van deze projecten op een zodanige wijze uit te voeren dat de nadruk ligt op het bereiken van de gewenste functionaliteit tegen acceptabele (levenscyclus) kosten. Daarnaast is de facilitaire organisatie de aangewezen verantwoordelijke voor het beheer en de exploitatie van (duurzaam) vastgoed.

De duurzame maatregelen om energiekosten van vastgoed te verlagen leiden niet altijd tot werkelijk duurzame en kostenefficiënt gebruik van het gebouw. Onderzoek uitgevoerd door Jones Lang Lasalle (2010) concludeerde dat de aanwezigheid van een goed energielabel niet automatisch leidt tot lagere energiekosten. Investeringen in duurzaamheid blijken in de praktijk lastig te zijn verzilveren tijdens de exploitatie. Dit betekent dat de facilitaire organisatie, als beheerder tijdens de exploitatiefase, een grote invloed op de energiekosten van een kantoorgebouw heeft. Deze ontwikkeling biedt de facilitaire organisatie, in aanvulling op de rol van vertegenwoordiger van de klant en eindgebruiker, veel invloed op de prestaties van duurzaam vastgoed.

Als gevolg van de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam vastgoed en de veranderende rol voor Facility Management ontstaat een aantal vraagstukken. De duurzaamheidsmaatregelen met betrekking tot een kantoorgebouw worden vaak ad hoc besloten. Dit kan tot gevolg hebben dat vooraf bepaalde toegevoegde waarde van duurzaam vastgoed niet wordt gerealiseerd tijdens de exploitatiefase. Ondanks de belangrijke rol van de facilitaire organisatie op het gebied van duurzaam vastgoed, hebben verschillende facility en vastgoedspecialisten aangegeven dat de gevolgen voor de facilitaire organisatie vaak onduidelijk zijn. Dit maakt het moeilijk voor Facility Management om daadwerkelijk waarde toe te voegen of bij te dragen aan de prestaties van een duurzame werkomgeving. Dit vraagstuk stond centraal in dit onderzoek en heeft geleid tot de volgende probleemstelling:

“Wat zijn de gevolgen van duurzaam vastgoed voor Facility Management tijdens de levenscyclus van vastgoed?”

Door het beantwoorden van de onderzoeksvraag wordt een kader gecreëerd voor het Facility Management om de activiteiten en verantwoordelijkheden met betrekking tot een duurzaam gebouw vorm te geven.

2. Duurzaamheid

Duurzaamheid is een complex en ontastbaar vraagstuk (Munier, 2004). Het is een enorm belangrijk vraagstuk omdat het te maken heeft met niets minder dan de kansen van de mensheid om te overleven op deze planeet. Met het huidige gebruik van schaarse en beperkt beschikbare middelen is de toekomst van de beschaving, zoals we die nu kennen, onzeker. Hieruit volgt dat een dergelijk complex onderwerp geen eenvoudige en duidelijke behandeling bevat, vooral gezien het feit dat duurzaamheid geen doel is, maar een proces. Het leidt tot een beter leven voor de huidige generatie en hanteert de overlevingskansen voor de komende generaties.

Het is duidelijk dat duurzaamheid wordt erkend als een van de belangrijkste uitdagingen van onze tijd. Na het succes van Al Gore’s ‘An Inconvenient Truth’ (2005), lijkt het bewustzijn toe te nemen dat een verandering van mindset nodig is, zowel in gedrag als in het beleid.

Er worden veel definities gehanteerd voor het begrip duurzaamheid. Maar een van de meest geaccepteerde definities is te vinden in het Brundtland-rapport van de World Commision on Environment and Development (WCED, 1987). Het stelt dat duurzame ontwikkeling, een ontwikkeling is die voldoet aan de behoeften van de huidige generatie zonder het vermogen van toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien te beïnvloeden. (Gareis en Frank, 2010). Het ontbreekt deze zeer nobele definitie echter aan objectieve interpretatie of operationele uitvoering. De meesten van ons zouden onze eigen persoonlijke behoeften zien in het kader van onze omstandigheden in plaats van absolute waarden. Onze perceptie van de behoeften van de toekomstige generaties vragen om onze verbeelding. ‘Hoeveel is genoeg?’ is een vraag die we collectief moeten verkennen, maar slechts individueel kunnen beantwoorden. Toch stellen we zelden onszelf deze vraag, laat staan gezamenlijk.

Bij het beantwoorden van deze vragen over duurzame ontwikkeling, verwijst het woord ‘ontwikkeling’ vaak instinctief naar economische ontwikkeling. Maar als het gaat om duurzaamheid, betekent ontwikkeling vooruitgang op elk gebied, met inbegrip van:

Economische groei, die de economische vooruitgang inhoudt.
Sociale vooruitgang, die vergemakkelijkt het bereiken van sociale rechtvaardigheid en gelijke kansen voor iedereen, zonder sociale discriminatie en gelijke kansen om te komen aan onderdak, onderwijs, gezondheidszorg, werkgelegenheid, enz.
Bescherming van het milieu, om ervoor te zorgen dat grondstoffen op een gezonde realiseerbare wijze worden hersteld zodat ze ook gebruikt kunnen worden door de komende generaties.

Het ontwikkelen van een toekomst waarin de toekomstige generaties in staat zijn om in hun eigen behoeften te voorzien is een streven waar bedrijven zich bij betrokken voelen.

Duurzaam vastgoed

Duurzaamheid van vastgoed is een belangrijke kwestie in de toekomst van de gebouwde omgeving. Uit een in 2010 gepubliceerd onderzoeksrapport over duurzame kantoorruimte (Jones Lang LaSalle, 2010) blijkt dat bij meer dan 73% van de Nederlandse kantoorgebruikers duurzaamheid een belangrijk onderwerp op de agenda is. Dit is een toename van bijna 35% ten opzichte van 2008. Dit onderzoek toont ook aan dat 90% van de kantoorgebruikers ervan zijn overtuigd dat duurzaamheid in de gebouwde omgeving niet langer afhankelijk moet zijn van een vrijwillige actie, maar dat in de komende vijf jaar de overheid strengere wet- en regelgeving moet hanteren om een duurzamere gebouwde omgeving te realiseren.

Volgens dit onderzoek hebben Nederlandse organisaties echter nog veel werk voor de boeg om hun duurzaamheidsambities te realiseren. Meer dan 41% van de respondenten gaf aan dat ze op dit moment de focus hebben op het opstellen van een permanent duurzame huisvestingsplan. 40% van de respondenten gaf aan dat zij al begonnen zijn met het realiseren van een duurzamere accommodatie. Overigens lopen organisaties die eigenaar zijn van een gebouw voor op het gebied van duurzame huisvesting.

De ambitie van organisaties om de huisvesting te verduurzamen is een operatie op lange termijn. Mede als gevolg van de recessie en de realisatie van de hoeveelheid werk, is het aantal organisaties dat daadwerkelijk duurzaam is gehuisvest binnen twee jaar vanaf nu gedaald ten opzichte van 2008. Echter, op hetzelfde moment geven meer organisaties aan dat ze binnen twee tot tien jaar duurzamer gehuisvest zullen zijn.

Definitie van duurzaam vastgoed

Elementen van definities van duurzaam vastgoed verklaren allemaal dat het niet alleen gaat over duurzaam bouwen, maar ook over het duurzaam beheer en gebruik van een gebouw (Klaseboer, 2011). Als gevolg van de focus op duurzaam beheer en gebruik van een gebouw, en de realisatie van vastgoed welke beter is afgestemd op de behoeften en eisen van eindgebruikers, is de definitie van Yudelson (2008) uitgebreid met de volgende tekst:

“Een duurzaam gebouw is een high-performance vastgoedobject welke rekening houdt met- en de impact vermindert op het milieu en de gezondheid van de mens. Een duurzaam gebouw is ontworpen om minder energie en water te gebruiken en de milieueffecten van de gebruikte materialen tijdens de gehele levenscyclus te verminderen. Dit wordt bereikt door een betere locatiekeuze, het ontwerp, materiaalkeuze, constructie, uitvoering, onderhoud, sloop en mogelijk hergebruik. “Duurzaam vastgoed functioneert optimaal door een grote tevredenheid van de gebruiker, een goed binnenklimaat en is volledig in overeenstemming met de behoeften en eisen van de gebruiker.”

Deze definitie van duurzaam vastgoed is gehanteerd tijdens het onderzoek met het oog op uniformiteit. De vele discussies over de definitie van een duurzaam gebouw leiden tot onzekerheid over de reikwijdte. Juist de omvang is zo belangrijk voor Facility Management. In de definitie zijn zowel de technische, structurele en architecturale aspecten als de exploitatie-georiënteerde aspecten verwerkt.

Levenscyclus van duurzaam vastgoed

De (her)ontwikkeling van een duurzaam gebouw omvat een aantal processtappen. Met als doel de huidige situatie te optimaliseren en om flexibiliteit van toekomstig gebruik te vergroten. De (her)ontwikkeling van een gebouw doorloopt de volgende fasen:

1. Initiatief fase;
2. Definitie fase;
3. Ontwerpfase;
4. Realisatie fase;
5. Beheer en gebruiksfase;
6. Sloop fase.

Het is belangrijk om de verschillende fasen van het gebouw te identificeren om de impact van de maatregelen op lange termijn betreffende duurzaamheid te overwegen. De levenscyclus van vastgoed verwijst naar een integrale aanpak van het huisvestingsproject. Dit betekent dat maatregelen van duurzaamheid van invloed zijn op alle fasen; goede communicatie tussen de vertegenwoordigers van de verschillende fasen is daarom essentieel. De frequentie en manier van interactie varieert tijdens het project.

3. Facility Management tijdens de levenscyclus van duurzaam vastgoed

De Nederlandse vastgoedmarkt staat onder druk als gevolg van de enorme leegstand van kantoren. Kantoorgebouwen zijn vaak verouderd en voldoen niet aan de eisen van de eindgebruikers op het gebied van duurzaamheid, comfort en gezonde werkruimte. Facility Management is een discipline in ontwikkeling. Naast succes op het gebied van professionalisering hebben steeds meer trends en ontwikkelingen invloed op het werk en de positie van de facilitaire organisatie. Zo ook de ontwikkelingen omtrent verduurzaming van de gebouwde omgeving.

Deze ontwikkeling creëert een waardevolle rol voor Facility Management. De daadwerkelijke consequentie van duurzaam vastgoed voor Facility Management wordt bepaald door de scope van de afdeling binnen een organisatie en/of gebouw.

Het onderzoek heeft aangetoond dat de gevolgen van duurzaam vastgoed worden bepaald door drie belangrijke variabelen, te weten: de Context, het Aspect en de Functie. Context staat voor de werkomgeving waarin Facility acteert, het aspect omvat het facilitaire onderwerp in relatie tot duurzaamheid en als laatste omvat functie de benodigde kennis en de verwachte activiteiten waar Facility Management zich op dient te richten. Door de context en het aspect te verkennen kan de functie, ofwel de verantwoordelijkheid van Facility Management, worden bepaald.

Het model in figuur 8 is een schematische weergave van de variabelen voor Facility Management tijdens de levenscyclus van duurzaam vastgoed. Het model helpt facility managers hun functie te bepalen van waaruit zij hun activiteiten kunnen vormgeven op het gebied van duurzaamheid. De variabelen worden beschreven in de volgende paragrafen.

De Context

De context is de totale omgeving waarin iets zijn betekenis krijgt. Het omvat alle omgevingselementen die direct en/of indirect van invloed zijn op de scope van Facility Management. De relatie tussen de verschillende contexten bepaalt de rol en de verantwoordelijkheden van de facility manager. Analyse van het onderzoek gaf de volgende contexten die relevant zijn voor Facility Management:

Vastgoed
De context vastgoed staat centraal in dit onderzoek. Het omvat alle vastgoed gerelateerde omgevingselementen zoals belanghebbenden, (her)ontwikkeling van kantoren, de levenscyclus en de kenmerken van duurzaamheid. De definitie van een duurzaam gebouw wordt gehanteerd om het bereik van Facility Management vast te stellen. De reikwijdte van Facility Management, conform de definitie, bestaat uit een high-performance vastgoedobject welke zijn impact op het milieu en de menselijke gezondheid beschouwt en vermindert. De context vastgoed is erop gericht om minder energie en water te gebruiken en de milieueffecten van de gebruikte materialen tijdens de levenscyclus te verminderen. Het functioneert optimaal door een grote tevredenheid van de gebruiker, een goed binnenklimaat en is volledig in overeenstemming met de behoef- ten en eisen van de gebruiker.

Organisatie
De organisatorische context omvat alle omgevingselementen in verband met bedrijfseconomische vraagstukken, beleidsmatige vraagstukken en niet economische beslissingen die een organisatie neemt of moet nemen. In het kader van duurzaamheid en vastgoed is de relatie tussen het gebouw en het MVO-beleid van essentieel belang. Deze relatie bepaalt in grote mate de reikwijdte van de facilitaire organisatie.

Eindgebruiker
De context eindgebruiker omvat nadrukkelijk de gebruikers van het gebouw, ofwel de werknemers en/of bezoekers. De reikwijdte van Facility Management omvat in het bijzonder het gebruik van facilitaire producten en diensten, het gebouw en de veranderingen binnen de organisatie. De context is gericht op de eindgebruiker en hoe deze kan worden beïnvloed.

Facility Management
De context Facility Management omvat de producten en diensten die de afdeling biedt en de positie binnen de organisatie. Vanuit deze positie wordt het serviceconcept bepaald en de dienstverlening gerealiseerd. Deze context wordt gekenmerkt door de relatie tussen ruimte en infrastructuur en medewerkers en organisatie. De identificatie van de context is van groot belang om de werkelijke gevolgen voor Facility Management vast te stellen. Door het bepalen van de context kunnen activiteiten beter worden afgestemd op de vraag en behoefte van de organisatie.

Het Aspect

Het aspect is de variabele die aangeeft welk element van Facility Management tijdens de levenscyclus van duurzaam vastgoed wordt bedoeld. Het aspect beschrijft de focus en resultaatgebieden waar het management zich op moet richten. De toepassing van het aspect houdt verband met de context waarin Facility Management zich bevindt. De onderzochte drie aspecten zijn: duurzaam bouwen, duurzame exploitatie en duurzaam gedrag.

1. Duurzaam bouwen
Het aspect van duurzaam bouwen omvat het proces van (her)ontwikkeling van duurzaam vastgoed. Facility Management is in staat om waarde toe te voegen aan de prestaties van duurzaam vastgoed bij de integratie van duurzaamheid in het bouwproces. Uit onderzoek is gebleken dat als gevolg van de meer prominente betrokkenheid van Facility Management, tijdens de levenscyclus van een gebouw, de eerste fasen van het bouwproces beter worden afgestemd op de exploitatie van een gebouw.

Het is voor de hand liggend dat een meer prominente betrokkenheid leidt tot betere afstemming tussen de bouwfase en de exploitatiefase van een gebouw. Een succesvol project wordt gekenmerkt door een overtuigde keuze voor duurzaamheid. Daarnaast is het van enorm belang dat duurzaamheid integraal is opgenomen in de strategische doelstellingen van een organisatie. Een succesvol en ambitieus project bestaat uit SMART omschreven doelstellingen en de gemeten voortgang wordt gerapporteerd. Een meer prominente betrokkenheid bij de (her)ontwikkeling van duurzaam vastgoed heeft de volgende gevolgen voor Facility Management:

1.1 Samenwerking met stakeholders:
Duurzaamheid biedt nieuwe kansen en perspectieven voor alle stakeholders van de (her)ontwikkeling van duurzaam vastgoed. Dit vereist echter een omgevingsgerichte focus en intensievere samenwerking tussen alle vertegenwoordigers. Het doel van de samenwerking is een ‘slimmer’ en duurzamer gebouw te ontwerpen en operationele kosten te besparen tijdens de exploitatie. Coördinatie en afstemming tussen ontwerp, bouw en gebruik zijn daarvoor noodzakelijk. Het combineren van de kennis en expertise van alle disciplines leidt tot kansen om een gebouw te realiseren waarin duurzaamheid integraal is verwerkt.

1.2 Inrichting van werkomgeving:
Een multifunctionele en aanpasbare werkomgeving draagt bij aan het duurzaamheidsniveau van het gebouw. De flexibiliteit van een gebouw staat in relatie met de inrichting van de werkomgeving. De facility manager richt zich op de ruimtelijke kwaliteit, multifunctionaliteit en aanpasbaarheid van het gebouw om de exploitatie zo flexibel mogelijk te kunnen organiseren.

Dit is een van de meest invloedrijke aspecten waarmee Facility Management een bijdrage levert aan de duurzaamheid van een gebouw. De facility manager is essentieel voor het (her)definiëren van de werkomgeving en gebouwfunctie, waarbij meer aandacht is voor duurzaam gebruik en waar duurzaam gedrag wordt gestimuleerd.

De gevolgen voor Facility Management tijdens het proces van (her)ontwikkeling van duurzaam vastgoed liggen vooral in de betrokkenheid en de focus op flexibiliteit en het aanpassingsvermogen van het gebouw. Inrichting van de werkomgeving is een zichtbaar resultaat hiervan. Door deze samenwerking en betrokkenheid kan een betere afstemming tussen ontwerp en de exploitatie van het gebouw worden gerealiseerd.

2. Duurzame exploitatie
Het aspect duurzame exploitatie is gericht op het beheer en gebruik van het gebouw. Waar duurzaam bouwen meer gericht is op de maatregelen die de duurzaamheidsstandaard verhogen, richt duurzame exploitatie zich meer op het beheer, onderhoud en gebruik van een gebouw. Onderzoek verklaarde dat effectieve duurzame exploitatie afhankelijk is van een integrale aanpak van het beheer, onderhoud en gebruik. Effectieve duurzame exploitatie kan worden onderverdeeld in twee categorieën: Duurzaam beheer & onderhoud en Duurzaam gebruik.

2.1 Duurzaam beheer en onderhoud:
Duurzaam beheer en onderhoud is een werkwijze waarbij de prestaties van het gebouw en de installaties worden geëgaliseerd en onderhouden. De prestaties van het gebouw en de installaties wordt vaak uitgedrukt in energie-en CO2-uitstoot. Een van de gevolgen dat een duurzaam gebouw met zich meebrengt is de focus op de perceptie van de eindgebruiker. In het kader van duurzaam beheer en onderhoud betekent dit meer aandacht voor de feitelijke werking van gebouwbeheersystemen in plaats van de technische staat.

Daarnaast vereisen de technische maatregelen van een duurzaam gebouw een hoger kennisniveau van de Facility Manager in de exploitatiefase. Je kunt nog zo’n fantastisch duurzame installatie bouwen, maar het resultaat is gering wanneer deze niet goed wordt ingeregeld en gebruikt. Dit vereist voldoende technische kennis in de exploitatiefase. Dit is een wezenlijk groot probleem in de praktijk.

Deze nieuwe aanpak betekent dat Facility Management een andere verantwoordelijkheid krijgt bij het sluiten van de onderhoudscontracten. De algemene tendens is dat contracten resultaatgerichter zijn en dat er meer aandacht wordt besteed het beheer tijdens de exploitatiefase en aan de ervaring van de eindgebruiker.

De facilitaire organisatie moet in staat zijn om resultaatgerichte overeenkomsten te formuleren waarbij het feitelijke functioneren van installaties en de perceptie van de eindgebruikers centraal staat. Op deze wijze is Facility Management in staat om een belangrijke bijdrage te leveren aan tevredenheid onder gebruikers en een goed binnenklimaat.

2.2 Duurzaam gebruik:
Duurzaam gebruik omvat het begrip duurzaamheid vertaald door Facility Management in een integraal concept van effectieve duurzame producten en diensten. De focus ligt met name op de organisatorische effectiviteit omtrent het onderwerp duurzaamheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de interpretatie en uitvoering van het beleid, procedures en praktijkvoorbeelden.

De facility manager doet er goed aan om de organisatie te raadplegen bij het identificeren van de mogelijke duurzame toepassingen, maatregelen en beleidsopties. De facilitaire organisatie is verantwoordelijk voor het organiseren en faciliteren van de maatregelen, per organisatie zal verschillen of de facilitaire organisatie een leidende of uitvoerende rol heeft.

De totstandkoming van duurzame exploitatie vraagt om innovatief vermogen van de facilitaire organisatie. ‘High performance’ duurzame gebouwen worden gekenmerkt door innovatieve oplossingen. Om daadwerkelijk waarde toe te voegen aan duurzaam vastgoed dient de facilitaire organisatie over voldoende kennis en expertise te beschikken om een passend en innovatief serviceconcept te implementeren. Dit is een van de belangrijkste schakels tussen een duurzaam gebouw en duurzame exploitatie van een gebouw.

3. Duurzaam gedrag
Het derde aspect is duurzaam gedrag. Het beïnvloeden van gedrag is een aspect dat veel Facility Management organisaties nog niet onder de knie hebben. Facility managers zijn geen gedragswetenschappers, maar beschikken over een bijzondere positie om gedrag te beïnvloeden. Uit dit onderzoek bleek dat Facility Management in staat is om de duurzaamheid van vastgoed te maximaliseren door een patroon van duurzaam gedrag onder de eindgebruikers te stimuleren. In en rond gebouwen zorgt Facility Management voor de werkomgeving van mensen. Een duurzame facilitaire organisatie levert een positieve bijdrage aan het imago en de efficiëntie van de organisatie en kan als hefboom fungeren voor het veranderen van het gedrag van haar medewerkers.

Het operationele karakter van Facility Management geeft de afdeling een cruciale positie in de organisatie om gedrag te beïnvloeden. Het beïnvloeden van gedrag is onlosmakelijk verbonden met communicatie. De frontoffice van de facilitaire organisatie is vaak het aanspreekpunt voor klachten, wensen, storingen en informatie met betrekking tot het gebouw en zijn diensten. Deze positie in de organisatie kan worden gebruikt om duurzaam gedrag te identificeren en te beïnvloeden. De facilitaire organisatie is in staat om informatie op een praktische manier te communiceren aan de medewerkers van een organisatie. Specifieke MVO afdelingen zijn vaak te ver verwijderd van de operatie om gedrag te beïnvloeden door middel van communicatie.

Opvallende resultaat van het onderzoek is dat veel maatschappelijke ontwikkelingen worden gebruikt om duurzaam gedrag van eindgebruikers te stimuleren. Doordat situaties vaak herkenbaar zijn voor mensen leidt dit tot een verhoogde kans op succes. Door de samenwerking te zoeken met andere ondersteunende afdelingen (zoals HR, ICT etc.) wordt het draagvlak vergroot en kan het succes worden vergroot.

De Functie

De rollen en verantwoordelijkheden van Facility Management op het gebied van duurzaam vastgoed kunnen niet eenduidig worden vastgesteld, om de functie van Facility Management te bepalen is het van belang om de variabelen context en aspect te identificeren.

De functie omvat de benodigde kennis en de verwachte activiteiten waar Facility Management zich op dient te richten. Op basis van de hierboven beschreven aspecten en contexten zijn de volgende vier functies gedefinieerd:

1. Richten

Het strategische besturingsniveau ‘richten’ omvat de visievorming van een organisatie. Welke resultaten wil een organisatie de komende 3 tot 5 jaren gaan bereiken in relatie tot duurzaam vastgoed? Hoe gaat de organisatie om met leveranciers en ketenpartners en welke rol heeft men zelf?

De functie ‘richten’ heeft betrekking op het organiseren en initiëren van organisatorische beleidsbeslissingen op managementniveau. Zonder steun en acceptatie van het topmanagement, is de implementatie van duurzaamheid binnen vastgoed en/of Facility Management lastig.

Binnen deze functie richt Facility Management zich meer op de toepasbare principes, beleidsbeslissingen en handleidingen binnen de organisatie. Dit omvat bijvoorbeeld het illustreren van de verantwoordelijkheden en mogelijkheden voor Facility Management in relatie tot het beïnvloeden van duurzaam gedrag. Op beleidsmatig niveau vertaalt de facilitaire organisatie de strategische doelstellingen van duurzaam ondernemen naar facilitaire doelstellingen en verantwoordelijkheden. Deze werkzaamheden creëren het raamwerk voor innovatie en de implementatie van duurzaamheid in de werkomgeving.

2. Inrichten

Bij het tactisch besturingsniveau ‘inrichten’ gaat het in de eerste plaats om de meerjaren planning (1 tot 3 jaar). Hierbij vindt een toedeling of allocatie plaats van mensen en middelen aan organisatie-eenheden die bepaalde resultaatverplichtingen hebben gekregen in relatie tot de ambities op het gebied van duurzaam vastgoed.

De functie ‘inrichten’ betreft het organiseren en implementeren van duurzaamheidsmaatregelen in het kader van Facility Management en de eindgebruikers. Het omvat alle onderdelen van de facilitaire bedrijfsvoering die een verband houden met duurzaamheid. Aan de hand van de kaders en de bevoegdheden die zijn gecreëerd in de functie ‘richten’ is Facility Management verantwoordelijk voor het duurzaam exploiteren van vastgoed. De eerder beschreven aspecten van duurzaam beheer & onderhoud en duurzaam gedrag komen hier tot uitvoering.

De facility manager heeft een leidende rol als het gaat om het integreren van het concept duurzaamheid. De facilitaire organisatie is, van eindgebruikers tot ketenpartners, in staat om de doelstellingen op het gebied van duurzaamheid te realiseren en een duurzame omgeving te creëren. Haar core business is het ondersteunen en faciliteren van een duurzame werkomgeving.

In de relatie tussen het gebouw en de eindgebruiker, moet de facility manager zich focussen op het creëren van een grote tevredenheid van de gebruikers en een goed binnenklimaat. Het gebouw moet in overeenstemming zijn met de behoeften en eisen van de gebruiker. De facilitaire organisatie is gericht op de eindgebruiker, bevat genoeg kennis op het gebied van de duurzame exploitatie en is in staat om duurzaam gedrag te beïnvloeden.

3. Verrichten

De functie ‘verrichten’ bevindt zich tussen de contexten vastgoed en organisatie en kenmerkt zich door een scope van redelijk korte termijn. In dit kennisveld representeert Facility Management de doelstellingen van zowel vastgoed als de organisatie.

Facility Management is in staat om zich in deze omgeving te positioneren door vooraf bepaalde waarden van de contexten te identificeren en te vertalen naar raakvlakken voor Facility Management.

Uit het onderzoek blijkt dat de kracht van Facility Management meer tot uitdrukking komt in de positie van intermediair. Door haar positie tussen organisatie en vastgoed is het mogelijk om alle betrokken stakeholders te verbinden. Door alle betrokken principes te verbinden kan een ontwerp worden gerealiseerd waarin duurzaamheid integraal in de levenscyclus van een gebouw is verwerkt.

De functie verrichten omvat in het bijzonder de realisatie van het project met de bijbehorende doelstellingen. De concrete operationele werkzaamheden hebben daarom ook vaak een relatie met duurzame huisvestingsprojecten. In dit kennisveld, is er een duidelijke relatie met het MVO-beleid en het duurzaamheidsniveau van vastgoed.

Belangrijke kwestie voor het positioneren van Facility Management tussen de contexten vastgoed en organisatie is het onderwerp performance management. Dit omvat het meten en rapporteren over de prestaties van duurzaam vastgoed. Voorbeelden van prestatie indicatoren zijn vooraf bepaalde toegevoegde waarde en kenmerken van duurzaam vastgoed.

4. Verkennen

De functie ‘verkennen’ omvat het identificeren, onderzoeken en interpreteren van de ontwikkelingen in het kader van duurzaam vastgoed en Facility Management. De werkzaamheden en activiteiten zijn erop gericht om de duurzame vastgoedstrategie beter af te stemmen op de strategie van Facility Management.

Door het ontwikkelen en realiseren van nieuwe projecten en renovaties ontstaat een continue verbetercyclus ten aanzien van de duurzaamheid van het gebouw. Om dit te bereiken streeft de facilitaire organisatie voortdurend naar verbeteringen om een bijdrage te leveren aan het duurzaamheidsniveau van het gebouw, zowel de technische staat als het feitelijk functioneren. Het dient in dit geval een terugkerend onderwerp te zijn op de facilitaire agenda en vereist een heldere vastgoedstrategie.

Voor de facilitaire organisatie is de taak weggelegd om de trends en ontwikkelingen te identificeren en deze te vertalen naar mogelijkheden binnen de eigen organisatie. In deze functie is het speerpunt van de facility manager het verkennen van duurzame maatregelen, vastgoedontwikkelingen en de veranderingen vanuit de overheid. Facility Management is in staat om interne en externe ontwikkelingen te koppelen aan de strategie en visie van de organisatie inclusief bijbehorend vastgoed.

4. Conclusie

Facility Management, één van de drijvende krachten tijdens de levenscyclus van duurzaam vastgoed.

De effecten van duurzaam vastgoed voor Facility Management worden bepaald door de context, het aspect en de functie. De invulling van deze drie variabelen samen bepalen het speelveld voor Facility Management. Het is daarom van essentieel belang dat Facility Management het speelveld identificeert om richting te kunnen geven aan haar activiteiten en werkzaamheden.

De rollen en verantwoordelijkheden zijn verdeeld in duurzaam bouwen, duurzaam exploiteren en duurzaam gedrag. Het doel is om het balans te creëren tussen deze aspecten om bij te dragen aan de integratie van het concept duurzaamheid in de organisatie.

De vier functies (Richten – Inrichten – Verrichten – Verkennen) bieden principes en richtlijnen voor Facility Management om activiteiten en werkzaamheden rondom duurzaam vastgoed vorm te geven. Zoals blijkt uit het onderzoek omvat duurzaam vastgoed niet alleen technische of structurele maatregelen maar bevat het de uitvoering van het algehele concept duurzaamheid. De toegevoegde waarde van Facility Management is om duurzaamheid te integreren in alle aspecten rondom het gebouw. Van ontwerp tot realisatie en van exploitatie tot gedrag, Facility Management is in staat om stakeholders te verbinden en op elk aspect haar bijdrage te leveren aan een duurzame gebouwde omgeving.

Wens u het volledige iBook te downloaden klik dan hier!

REFERENTIES

Al Gore (2005), An Inconvenient Truth, [DVD]. USA: Paramount.
De Jonge, H. (2012) Duurzaamheid en voorraaddynamiek [online] Available at: http://www.slideshare.net/NLduurzaamvastgoed/introductie-door-hans-de-jonge [Accessed: 26 June 2012].
Eneco (2008) [online] Eneco kiest voor nieuw CO2 neutraal kantoorgebouw.
http://corporatenl.eneco.nl/nieuws_en_media/Persberichten/Pages/EnecokiestvoornieuwCO2neutraalkantoorgebouw.aspx [Accessed: 26 November 2012].
Gareis, R. and Frank, A. (2010) ABS International Sustainable Project Management. Londen: Routledge.
Greencalc (2010) Wat is GreenCalc + [online] Available at: http://www.greencalc.com/Wat_is_GreenCalc.html [Accessed: 5 Jul 2012].
Jones Lang LaSalle (2007). Sustainability Roadmap: An Occupier’s Journey. Jones Lang LaSalle.
Jones Lang LaSalle (2008). Sustainable Real Estate: An Occupier’s Guide – December 2008 – The Netherlands. Amsterdam: Jones Lang LaSalle.
Jones Lang Lasalle (2010) Onderzoek duurzame huisvesting bij kantoorgebruikers. [press release], 7 mei 2010.
Jones Lang Lasalle (2012 a) Nederlandse Benchmark voor servicekosten van kantoren. [press release], February 2012.
Jones Lang Lasalle (2012 b) Vastgoed Visie Rapport: De Kanshebbers in de Markt. [press release], Januari 2012.
Klaseboer, K. (2011) De financierbaarheid van het duurzamen van de bestaande kantoorvoorraad. Msc. Amsterdam School of Real Estate. Munier, N. (2004) Introduction to Sustainability: Road to a Better Future. Ottawa: Springer. OVG (2012)
Blauwdruk duurzaam bouwen anno 2020 [online] http://www.ovg.nl/projecten/TNT [Accessed: 13 October 2012].
Platform Duurzame Huisvesting (2011) Video van de Week: het NIOO KNAW gebouw in Wageningen [online]. http://www.platformduurzamehuisvesting.nl/tag/agentschapnl/page/3/ [Accessed: 27 September 2012].
Strukton (2012) Huisvesting DUO en Belastingdienst Groningen [online] Available at: http://www.strukton.nl/projecten/huisvesting-duo-en-belastingdienst-groningen/ [Accessed: 26 June 2012].
Watertoren Bussum (2012) [online] http://www.watertorenbussum.nl [Accessed: 13 januari 2013].
WCED (The World Commission on Environment and Development (1987) Brundtland-Rapport: Our Common Future . [press release], Oktober 1987.
Yudelson, J. (2008) The Green Building Revolution. Washington: Island Press.