De organisatiebrede impact van circulair faciliteren

De vraag is niet óf we onze economie circulair moeten maken, maar hóe we dat gaan doen. Facilitaire professionals kunnen hier een belangrijke bijdrage aan leveren, maar ‘Circulair Faciliteren’ vraagt meer dan een artikel toevoegen aan je Request for Proposal en/of het inhuren van een duurzaamheidsadviseur. Het vraagt een andere manier van denken en werken binnen de gehele organisatie.

Door Maybrit Admiraal.

Steeds meer facilitaire organisaties gaan aan de slag met hun circulaire ambities. Of dat nu is vanuit eigen overtuiging, omdat klanten het vragen of om een aantrekkelijk werkgever te zijn. Het vakgebied biedt veel kansen voor initiatieven. Het kan zowel het energieverbruik, het materiaalgebruik als het gedrag van mensen in gebouwen beïnvloeden. En omdat veel facilitaire producten en diensten erg zichtbaar zijn voor alle medewerkers van een organisatie, kunnen deze een belangrijke bijdrage leveren aan het gewenste bewustwordingsproces. De nieuwe refurbished bureaustoel levert toch gesprekken op bij de koffiemachine.

Met nieuwe technische oplossingen, ambitieuze plannen of enkele enthousiastelingen red je het echter niet. Circulair Faciliteren vereist fundamentele veranderingen, een andere manier van denken die idealiter in de haarvaten van de hele organisatie moet zitten en impact heeft op een groot scala aan werkprocessen. De praktijk blijkt daardoor vaak weerbarstiger dan vooraf gedacht.

Je kunt het niet alleen

Uit verschillende pilots en Green Deals blijkt dat afstemming met collega’s en andere afdelingen verbeterpunten oplevert. Idealiter worden circulaire ambities organisatiebreed gedragen en dat lukt alleen goed als ook de drijfveren – het ‘waarom’ – voor iedereen duidelijk zijn. Vergeet daarom niet om alle relevante stakeholders mee te nemen in de plannen, zij moeten ook hun bijdrage leveren.

Controllers: langetermijnvisie

De levenscyclusbenadering vraagt een andere kijk op de kostenstructuur. Veel circulaire producten vragen nu (nog) een grotere investering, maar zijn op langere termijn misschien zelfs goedkoper. Bekijk daarom kosten en footprint integraal en over de hele levenscyclus en maak de afweging wat nu echt het minst schade doet aan de maatschappij. Uiteindelijk gaat het juist bij Circulair Faciliteren niet alleen om harde euro’s. Andere effecten zullen dus ook in de business case moeten worden meegenomen.

Als voorloper wil je misschien juist nieuwe veelbelovende initiatieven stimuleren, ook al zijn deze nog niet rendabel. Dankzij de investeerders in de eerste zonnepanelen met extreem lange terugverdientijden kunnen wij nu profiteren van de nieuwste generatie zonnepanelen. Besef daarnaast dat nieuwe verdienmodellen impact kunnen hebben op de boekwaarde en dat prijzen vaak niet één op één te vergelijken zijn met de huidige tarieven.

Inkoop: op zoek naar gemotiveerde circulaire partners

Over de eisen en wensen met betrekking tot circulariteit die je in offerteaanvragen kan opnemen is al veel geschreven. We zouden zelfs moeten streven naar een programma van behoeften. 

Inkoop kan echter ook helpen bij het vinden van de juiste partners in plaats van (alleen) de beste producten of diensten. Dit laatste is namelijk vaak lastig, omdat deze in ontwikkeling zijn en nog niet bestaan. Een ideale partner is bereid samen met de klant op zoek te gaan naar nieuwe mogelijkheden en is ook zelf intrinsiek gemotiveerd om bij te dragen aan een circulaire economie. Deelt hij bijvoorbeeld actief kennis, zowel intern onder de medewerkers als in een netwerk buiten de organisatie?

Juristen: samen risico’s nemen

De juridische afdeling moet accepteren dat de focus verschuift van het overhevelen van risico’s naar het inzichtelijk maken en gezamenlijk dragen en bewaken hiervan. Overeenkomsten moeten transparanter worden, meer op maat en meer gebaseerd op gezamenlijke ambities en vertrouwen. We zijn gewend te betalen voor geleverde diensten of voor een bepaald resultaat, niet voor ‘fouten’. Om te kunnen innoveren moeten we echter ook bereid zijn te betalen voor inspanning. Samen proberen en experimenteren en daarmee accepteren dat het ook fout kan gaan. Samen risico’s nemen is nodig. Alleen dan stimuleer je innovatie en de transitie naar een circulaire economie.

Communicatie: helder ‘waarom?’

Als het waarom van de veranderingen duidelijk is, kan dat mensen inspireren. Ze gaan naar hun eigen gedrag en dat van collega’s kijken, spreken elkaar daarop aan en beïnvloeden elkaar. De circulaire ambitie gaat als het ware in het DNA van de organisatie en haar medewerkers zitten. Medewerkers worden ambassadeurs. Als duidelijk is waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, wordt het draagvlak groter. Zeker als ook de resultaten van de inspanningen worden gedeeld, motiveert dat. Dan gaan mensen zelfs verder denken en ontstaan er nieuwe ideeën.

HR: andere competenties

De fundamentele veranderingen die nodig zijn voor de transitie en waarvan hierboven slechts een klein aantal is benoemd, vragen andere competenties van medewerkers. Het is belangrijk dat ook Personeelszaken zich dit realiseert en daarop inspeelt. Ook interne medewerkers moeten idealiter intrinsiek gemotiveerd zijn.

Eindgebruikers: nadenken over circulaire keuzes.
In de zoektocht naar circulaire producten helpt het als de facilitaire klant openstaat voor nieuwe technieken en oplossingen en bereid is zelf te beginnen met de vragen ‘Is het nodig?’ en ‘Kan het met minder?’ ‘Wat is mooi?’ is ook aan verandering onderhevig. Waarom zou alleen hoogglanslak een pand mooi maken? Meer basic en industrieel wint als trend niet voor niets aan terrein. De facilitair manager kan de klant helpen daar een goede balans in te vinden.

page2image1476148656 page2image1476148912

Inkoop kan helpen bij het vinden van de juiste partners in plaats van alleen de beste producten of diensten

Kleine stappen naar transitie

De overgang naar een circulaire economie is een transitieproces. Dat gaat nog veel verder dan een veranderproces. Dat is een behoorlijke uitdaging, want het circulaire vraagstuk is complex en kan overweldigend zijn. Het risico bestaat dat we te lang blijven hangen in plannen maken en de vertaling naar de praktijk moeilijk kunnen maken. De ‘small wins’-aanpak van Wagenings bestuurskundige Katrien Termeer (1) houdt in dat we focussen op overzichtelijke, aansprekende acties. Door kleine betekenisvolle stapjes met tastbare resultaten te zetten, komen we sneller in actie en boeken we continu vooruitgang. Zij noemt als goed voorbeeld de plastic tasjes die niet meer (gratis) worden meegegeven. Dit is een voor iedereen zichtbare verandering die dwars door allerlei processen heen gaat.

 

Duurzame transities via kleine betekenisvolle stapjes – Katrien Termeer, WUR Bestuurskunde

 

 

Als facility manager kun en móet je juist die kleine stapjes initiëren en faciliteren. Heb zeker ook oog voor de ‘small wins’ die al gerealiseerd zijn. Dit stimuleert nieuwe initiatieven en motiveert je ambassadeurs om door te gaan, ondanks tegenslagen en obstakels op de weg.

Wanneer doen we het goed?

De meetbaarheid van circulariteit is nog steeds een lastig punt. De circulaire economie staat nog in de kinderschoenen en iedereen is nog zoekende. Daarom zijn haalbare doelstellingen niet in beton gegoten en zijn KPI’s soms moeilijk af te spreken. Scope, weegfactoren en onderbouwingen verschillen per meetinstrument.

In lijn met het ambitieniveau kunnen een aantal ‘leidende principes’ wel houvast geven voor je team. Een aantal voorbeelden:

  • We starten altijd met de vragen ‘Is het nodig?’ en ‘Kan het niet minder?’ Passend bij de twee hoogste niveaus van circulariteit: Refuse en Reduce.
  • We nemen minimaal kennis van best practices elders en hanteren vervolgens het ‘pas toe of leg uit’-principe. Zie bijvoorbeeld de factsheets op de website van PIANOo (Factsheets PIANOo).
  • Natuurlijk grijpen we aanbestedingsmomenten aan als kans, maar we gaan ook zeker het gesprek aan met huidige leveranciers. Vaak zul je verbaasd staan over de successen die zij elders al hebben geboekt. Ook dan wordt het ‘pas toe of leg uit’-principe gehanteerd.
  • Wij bieden experimenteerruimte voor nieuwe initiatieven, waarbij fouten mogen worden gemaakt en er niet wordt afgerekend op resultaten.
  • We borduren voort op elkaars kennis en ervaringen. Deel deze dus ook met collega’s en het vakgebied.

Het zou fantastisch zijn wanneer facility managers met dit artikel onder de arm het gesprek aangaan met hun collega’s en stakeholders. Dat het hen inspireert en handvatten geeft om anderen mee te nemen in de circulaire ambities. Circulair Faciliteren kun je namelijk niet alleen.

Maybrit Admiraal, directeur bij Humanagement

 


1. Bron: ‘Mogelijkheden van de ‘small wins’ aanpak voor de transitie opgaven van het Ministerie van In- frastructuur en Waterstaat’ – Katrien Termeer en Art Dewulf – december 2017. (Rapport Small Wins)

Zet kleine stapjes met tastbaar resultaat