Dat artificial intelligence (AI) in rap tempo de wereld aan het veranderen is, is onmiskenbaar. De kranten staan er vol mee, nieuwe smartphones zijn ermee uitgerust en techgoeroes voorspellen een glorieuze toekomst. AI heeft ook een groeiende impact op hoe we werken, organiseren en communiceren. Maar wat zijn de kansen en risico’s voor facilitair managers? Er blijken nog veel hiaten te zitten in kennis over AI en de toepassing ervan. Daarom organiseerde Humanagement een kleinschalige bijeenkomst voor facilitair managers om de (on)mogelijkheden van AI te verkennen. Facilitaire professionals uit diverse sectoren staken op het kantoor van Humanagement de koppen bij elkaar om hun menselijke intelligentie te bundelen. Samen schenen ze hun licht op de voordelen en de valkuilen van AI.

Bij de inventarisatie bleek een behoorlijk verschil in ervaring met AI. Terwijl de een zijn werkdag al bijna niet meer kan voorstellen zonder Microsoft Copilot, doet de ander nog helemaal niks met AI. Sommigen verwachten dat AI tot grote werkefficiëntie leidt – “het voorkomt dat je steeds het wiel opnieuw uitvindt, want alle kennis is er al” – en daarmee mogelijk een belangrijke oplossing biedt voor de personeelsschaarste. Elders vraagt men zich af hoe betaalbaar en schaalbaar het is en of alles kan en mag in het kader van dataveiligheid en -privacy. Hoe divers de visies ook zijn, consensus is er ook: “Je houdt het niet tegen, dus we zullen er iets mee móeten doen”.

De ontwikkelingen rondom AI gaan razendsnel, terwijl er tegelijkertijd nog veel onbekend is. Humanagement verdiepte zich het afgelopen jaar in het onderwerp en presenteerde een reeks – soms opmerkelijke – conclusies uit verschillende onderzoeken. Zo blijkt dat AI het verschil tussen junior en senior medewerkers steeds meer doet vervagen en naar verwachting van invloed zal zijn op onze creatieve vaardigheden.

Slechts weinig organisaties zijn al actief gestart met AI of hebben al richtlijnen opgesteld. Minder dan 20 procent bevindt zich in de experimenteerfase en een uiterst klein aantal organisaties past AI toe op strategisch niveau. Toch is de verwachte impact van AI groot. Een onderzoek voorspelt dat ruim 40 procent van de banen fundamenteel zal veranderen. Dit hoeft echter niet te leiden tot een grote werkeloosheidsgolf, want AI vraagt ook om nieuwe vaardigheden. De opkomst van functies als prompt engineer is hier een voorbeeld van. Wie AI niet de juiste vragen stelt en geen heldere instructies geeft, krijgt immers weinig bruikbare en kwalitatieve output.

Een veelvoorkomende misvatting is dat AI stopt bij toepassingen zoals ChatGPT en Microsoft Copilot. Inmiddels zijn er al meer dan 13.000 AI-tools beschikbaar en die doen veel meer dan enkel tekst genereren.

De keerzijdes zijn echter ook legio. Zo is het een appeltje eitje om kwaadaardige fake content te creëren. Ook dreigt de diversiteit aan ideeën op termijn drastisch af te nemen, wat vragen oproept over het innovatievermogen van organisaties. Bovendien vormt de enorme energiebehoefte van AI een bedreiging voor de klimaatdoelen. Tot slot blijven kwesties als toezicht, eigenaarschap en verantwoording uiterst troebel.

De tweede helft van de sessie was interactief, met een Wereldcafé-opzet. We dachten na over vragen als: hoe kunnen we AI gebruiken om ons werk productiever, beter en leuker te maken? Moet een facilitair manager het gebruik van AI stimuleren of juist terughoudend zijn? En op welke facilitaire managementfuncties heeft AI het meeste effect en op welke wijze? Deze kruisbestuiving leverde aan het eind van de rit een verzameling aan input en inzichten op. De rode draad was helder: facilitair managers moeten veel data verwerken en AI kan dit tijdrovende proces verlichten. Dit biedt meer ruimte voor de menselijke kant van het facilitaire vak: contact met (interne) klanten, leveranciers, gebruikers en medewerkers. Dat AI bijvoorbeeld uitermate handig kan zijn voor het toetsen van (gewijzigde) plannen aan beleid en wet- en regelgeving, was voor de aanwezigen evident. Evenals de overtuiging dat het zeer waarschijnlijk facturerings- en helpdeskprocessen kan vereenvoudigen.

Net zo duidelijk – maar iets dat aan de opleidingskant moet worden opgepikt – is dat het veranderende gereedschap vraagt om nieuwe analytische vaardigheden. Het schrijven van goede prompts én het kritisch beoordelen van de output is onmisbaar. Want als er één belangrijke les werd meegegeven, dan was het dat de huidige AI gezien zou moeten worden als een goede supersnelle stagiair. Soms imposant en sterk, maar ook een die steken kan laten vallen en altijd afhankelijk is van sturing, begeleiding en controle.

Het slot van de bijeenkomst was iets wat AI niet kan vervangen: een informele en gezellige netwerkborrel. Gespreksstof genoeg, ook voor een toekomstige bijeenkomst over dit fascinerende onderwerp. Wordt ongetwijfeld vervolgd!