Er waait een harde wind op bedrijventerrein Rivium in Capelle aan den IJssel. Een jonge vrouw loopt met haar kinderwagen over de parkeerplaats, richting een van de kantoorgebouwen. Een normaal straatbeeld, maar het is bijzonder want ze stopt bij het voormalige kantoor van Imtech waar ruim 250 vluchtelingen uit Oekraïne wonen. Marcel Bosdijk, interim- en projectmanager bij Humanagement, is er dagelijks aan het werk. Tijdens een rondetafelgesprek en rondleiding wordt duidelijk wat de rol van facility management is in het huisvesten van deze groep kwetsbare bewoners.

Bosdijks opdracht startte toen de gemeentesecretaris van gemeente Capelle aan den IJssel van het Centraal Orgaan Opvang Asielzoekers de vraag kreeg om opvang te organiseren voor de vluchtelingen, als gevolg van de oorlog die net was uitgebroken in Oekraïne. Michel Tobé, afdelingshoofd Dienstverlening bij gemeente Capelle aan den IJssel was op dat moment met verlof, maar zette de opdracht ondertussen uit. Een opdracht voor het organiseren van rechtmatige opvang, dus: een dak, veiligheid, dagbesteding en eten en drinken. Voor Bosdijk betekende dit het coördineren van zorg, welzijn, werk en onderwijs.

Puzzelen
Hoe ziet dat er dan in de praktijk uit? Tijdens een rondetafelgesprek in één van de ruimtes van de opvanglocatie ontstaat een beeld van slim manoeuvreren en snel schakelen. De aanwezigen van diverse andere gemeentes (zoals Den Haag, Castricum en Pijnacker-Nootdorp) delen hun expertise en ervaringen. Met name als het gaat om de politieke besluitvorming en de organisatie van de primaire processen op de diverse locaties. Over hoe je bijvoorbeeld kunt versnellen als je vier wethouders in één week moet overtuigen van een plan. Of over de leefbaarheid van je locatie. Kies je voor het volledig bezetten van 8-persoons kamers? Of toch voor 3- tot 4-persoonskamers? Het is steeds opnieuw de puzzel leggen.

Beeldvorming is complex
De dagelijkse organisatie van primaire processen wordt daarnaast soms bemoeilijkt door de publieke opinie. Bewoners rondom opvanglocaties (en eigenlijk ook het lokaal bestuur) willen weten hoe lang de bewoners er nog gaan blijven. Wat communiceer je? Europa roept om versobering van opvang, zodat Oekraïners terug kunnen om het land weer op te bouwen. Tegelijkertijd is de situatie in het land miserabel, dus zullen ze in Nederland gaan wonen en werken. Dat wringt in een tijd waarin huisvesting in Nederland al onder druk staat. Deze beeldvorming van en over vluchtelingen maakt het werk op de locaties soms complex.

Kennis uitwisselen
Op inkoop weten de deelnemers van het gesprek elkaar goed aan te vullen. Voor grotere gemeenten is de scope van de huisvestingsopgave groter dan bij kleinere gemeentes. Daardoor zijn de processen soms ook eerder in gang gezet. Bereidheid om deze kennis te delen, bijvoorbeeld het gebruik van de juiste formulieren, zodat anderen niet onnodig het wiel opnieuw moeten uitvinden. De aanwezigen gaven ook aan veel gebruik maken van lokale samenwerkingsverbanden tussen particulieren, gemeenten en sociale partijen zoals kerken, die goederen ter beschikking stellen. Ook slim budgetteren is van belang, zodat zaken die je nodig hebt om het basisniveau van de opvang op peil te houden veilig weet te stellen in begrotingen. De jongste bewoner is een pasgeboren baby en de oudste is in de tachtig.”

Faciliteren met impact
Tussen de regels door blijkt uit het gesprek ook veel trots. In Capelle aan den IJssel zijn enkele vluchtelingen aan het werk in het team van Bosdijk. Zij helpen met zaken als reparatiewerkzaamheden en ondersteunen bij allerhande zaken die op de locatie spelen. Op de locatie is de jongste bewoner een pasgeboren baby en de oudste bewoner is midden tachtig. Dat vraagt om verschillende faciliteiten. In het pand zijn voor deze uiteenlopende groep goede woonvoorzieningen gerealiseerd, met kamers waar ze een nette ruimte tot hun beschikking hebben. Er is daarnaast:

  • Een gemeenschappelijke keuken, voor het koken met eigen kookgerei en boodschappen.
  • Doucheruimtes en een was- en droogruimte voor kleding
  • Gemeenschappelijke ruimtes om elkaar te ontmoeten en te ontspannen
  • Fitnessruimte met apparaten en yogamatten (verkregen via goede doelenacties en tweedehands)

Bosdijk voelt zich soms net een maatschappelijk werker, als hij vertelt over de kinderen die verblijven in de opvanglocatie en die hij naar scholen begeleidt. De scheiding is soms diffuus tussen wat je op papier moet regelen voor een goede huisvesting en facilitaire dienstverlening en wat je in de praktijk doet.

Verbinden
Het is voor Bosdijk en veel van de aanwezigen van het rondetafelgesprek elke dag opnieuw meebewegen met wijzigingen in wetgeving, met bijzondere omstandigheden van vluchtelingen en complete verhuizingen organiseren, zodat nieuwe groepen weer een plek krijgen om te verblijven. Het vraagt van de locatiebeheerders daadkracht en uitstekende vaardigheden in proces- en projectmanagement. Ze zijn in staat om naast het organiseren, ook de verbinding te leggen met andere werkvelden, zoals zorg, onderwijs, werk en hulpdiensten, voor het realiseren van huisvesting. Dat aan het eind van elke dag toch een schrale omgeving blijft waar de vluchtelingen noodgedwongen op zijn aangewezen.

Moreel kompas
Het belang van facility management is hier dagelijks voelbaar. Zonder goede receptie, geen ontvangst van deze kwetsbare bewoners. Zonder beveiligingsdiensten geen prettig woonklimaat binnen en buiten het terrein. Zonder cateringruimte/keuken geen fatsoenlijke plaats om te koken. Zonder schoonmaak geen hygiënisch verblijf. En zonder moreel kompas geen besef of je bezig bent met het goede te doen.

Auteur: Susan Meenhuis Facto

Lees hier ook onze casus over de opvang van Oekraïners in Capelle aan den IJssel.